THÔNG TƯ Hướng dẫn lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng Để việc lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng được thực hiện thống nhất trong các công ty xổ số kiến thiết và phù hợp với quy mô phát triển của hoạt động xổ số kiến thiết, đảm bảo yêu cầu quản lý chặt chẽ loại chứng từ đặc biệt, Bộ Tài chính hướng dẫn như sau: 1. Đối tượng tổ chức lưu trữ: Các vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng sau đây đều phải tổ chức lưu trữ. Vé xổ số kiến thiết truyền thống trúng thưởng đã trả thưởng (đã đóng dấu "đã trả thưởng") và cuống vé (nếu có) theo quy định tại
Điều 14 mục II Quy chế tổ chức phát hành xổ số kiến thiết truyền thống ban hành kèm theo Quyết định số 729 TC/QĐ/TCNH ngày 15/10/1997 của Bộ Tài chính. Vé xổ số lôtô trúng thưởng và cuống vé (hoặc phần lưu) tương ứng bao gồm cả vé đã trả thưởng thu hồi về (đã đóng dấu "đã trả thưởng") và vé không phải trả thưởng đã rút cuống theo quy định tại tiết c điểm II Quy chế phát hành xổ số lôtô ban hành theo Quyết định số 207 TC/QĐ/TCNH ngày 21/3/1995 của Bộ Tài chính. Vé xổ số cào biết kết quả ngay trúng thưởng đã trả thưởng đã được đục lỗ hoặc cắt góc theo quy chế phát hành xổ số biết kết quả ngay ban hành kèm theo Quyết định số 826 TC/QĐ/CĐTC ngày 05/9/1994 (đối với khu vực miền Bắc và miền Trung) và Quyết định số 1139 TC/QĐ/TCNH ngày 02/11/1995 (đối với khu vực miền Nam). Vé xổ số bóc biết kết quả ngay trúng thưởng đã trả thưởng đã được vô hiệu hoá (đục lỗ hoặc cắt góc) theo quy định tại tiết a, điểm 2 mục II Quy chế phát hành xổ số bóc biết kết quả ngay ban hành theo Quyết định số 643 TC/QĐ/TCNH ngày 08/9/1997 của Bộ Tài chính. Dưới đây gọi chung là vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng. 2. Thủ tục nhập kho lưu trữ vé đã trả thưởng: Cơ sở để xác định số lượng vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng nhập kho lưu trữ là bảng kê chi tiết vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng được lập theo quy định tương ứng với mỗi loại hình xổ số theo từng loại giải (bảng kê này được lập thành 2 bản: 1 bản lưu phòng kế toán, một bản lưu ở kho khi nhập kho). Khi nhập kho vé đã trả thưởng để lưu trữ phải tiến hành kiểm tra xem
xét đối chiếu thực tế vé giao nhập kho với bảng kê vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng để tránh sự thất thoát thiếu hụt, không khớp đúng vé khi đưa vào lưu trữ. Vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng nhập kho phải đảm bảo yêu cầu được gói buộc niêm phong cẩn thận có phân chia theo nhóm giá trị vé trúng thưởng có cùng thời hạn lưu trữ của từng loại hình xổ số. Nơi lưu trữ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng phải đảm bảo an toàn, có quy trình quản lý và bảo vệ nghiêm ngặt, không để xảy ra sơ hở lợi dụng. 3. Thời hạn lưu trữ vé trúng thưởng: Thời gian lưu trữ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng được quy định như sau: a. Đối với xổ số truyền thống, xổ số lôtô, xổ số bóc biết kết quả ngay: Được tính từ thời điểm hết thời hạn trả thưởng quy định cho từng loại trong thông báo phát hành hoặc mặt sau tờ vé, cụ thể: Các vé đã trả thưởng có giá trị trúng thưởng Thời gian lưu trữ Dưới 200.000 đồng 12 tháng Từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng 18 tháng Từ trên 1.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng 24 tháng Từ trên 25.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 36 tháng Trên 50.000.000 đồng 84 tháng. b. Đối với xổ số cào biết kết quả ngay: Được tính từ thời điểm vé hết giá trị quy định tại mặt sau tờ vé (bao gồm cả thời gian gia hạn nếu có). Cụ thể: Thời gian lưu trữ Các giải 4, 5, 6 trở xuống với mọi giá trị trúng thưởng 3 tháng Các giải có giá trị trúng thưởng dưới 200.000đ (trừ giải 4, 5, 6 trở xuống nói trên) 12 tháng Các giải có giá trị trúng thưởng từ 200.000đ đến 1.000.000 đồng 18 tháng Các giải có giá trị trúng thưởng từ trên 1.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng 24 tháng Các giải có giá trị trúng thưởng từ trên 25.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 36 tháng Các giải có giá trị trúng thưởng từ trên 50.000.000 trở lên 84 tháng 4. Tổ chức thanh huỷ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ: a. Tất cả các vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ đều được phép tổ chức thanh huỷ theo quy định chung, trừ những trường hợp sau đây: Chưa hoàn thành kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo quy định và quyết toán định kỳ. Đang thuộc diện thanh tra, kiểm tra. Có tranh chấp, khiếu nại chưa xử lý. Ngoài ra đối với những xê ri vé xổ số cào biết kết quả ngay chưa hoàn thành báo cáo số tiền đã trả thưởng để xử lý thừa thiếu với nhà máy in theo hướng dẫn tại công văn số 106 TC/TCNH ngày 13/5/1995 cũng thuộc diện chưa được phép thanh huỷ. b. Căn cứ để tổ chức thanh huỷ là báo cáo xin thanh huỷ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ theo quy định được Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết chấp thuận. Công ty xổ số kiến thiết căn cứ số lượng vé trúng thưởng đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ làm báo cáo (theo mẫu đính kèm) trình ra Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết trong phiên làm việc gần nhất để phê duyệt. Nếu xét thấy cần thiết Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết có quyền yêu cầu công ty xổ số kiến thiết tổ chức việc kiểm tra, kiểm đếm số vé xin thanh huỷ trước sự giám sát trực tiếp của Hội đồng. c. Công ty xổ số kiến thiết chỉ được phép thực hiện việc thanh huỷ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng sau khi được sự chấp thuận của Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết. Việc tổ chức thanh huỷ phải được tiến hành nhanh, gọn và đúng các quy định hiện hành. Sau khi hoàn thành việc thanh huỷ, công ty xổ số kiến thiết làm báo cáo kết quả thanh huỷ gửi các cơ quan chức năng là thành viên của Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết và lưu cùng báo cáo xin thanh huỷ được Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết chấp thuận (nói tại tiết b điểm 4 trên) bảng kê chi tiết vé nhập kho tương ứng của số vé đã được thanh huỷ (nói tại điểm 2) làm căn cứ pháp lý phục vụ yêu cầu của thanh tra kiểm tra khi phát sinh. 5. Tổ chức thực hiện: Công ty xổ số kiến thiết căn cứ vào quy định tại Thông tư này tiến hành việc rà soát kiểm tra lại toàn diện những vấn đề có liên quan đến việc lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số kiến thiết đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ; đề xuất với Sở Tài chính - Vật giá kiện toàn lại việc lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số kiến thiết đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ theo đúng quy định. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông tư số 97 TC/CĐTC ngày 26/11/1993 và công văn số 3374 TC/CĐTC ngày 19/12/1994 đã ban hành trước đây. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc đề nghị phản ánh về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết. UBND TỈNH, TP... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty XSKT.... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (MẪU) Hà Nội, ngày... tháng... năm 199 BÁO CÁO XIN THANH HUỶ VÉ XSKT TRÚNG THƯỞNG ĐÃ TRẢ THƯỞNG HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ Kính gửi: Hội đồng giám sát xổ số kiến thiết Công ty xổ số kiến thiết........ xin báo cáo Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết cho phép được tiến hành thanh huỷ vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định đến ngày..........; Cụ thể như sau: 1. Vé xổ số kiến thiết truyền thống: Tổng số vé xổ số kiến thiết trúng thưởng đã trả thưởng xin thanh huỷ...... vé; Tương ứng với số tiền đã trả thưởng........đ. Các diễn giải chi tiết (theo xê ri phát hành, theo loại giá trị trả thưởng có cùng thời gian lưu trữ; Theo loại giá vé...). 2. Vé xổ số lô tô: Ghi như xổ số kiến thiết truyền thống. 3. Vé xổ số bóc biết kết quả ngay: Ghi như xổ số kiến thiết truyền thống. 4. Vé xổ số cào biết kết quả ngay: Ghi như xổ số kiến thiết truyền thống. Công ty xổ số kiến thiết....... xin đảm bảo toàn bộ số vé đề nghị được thanh huỷ trên đã lưu trữ đủ thời hạn quy định không thuộc đối tượng không được phép thanh huỷ theo quy định tại tiết a điểm 4 Thông tư số..... ngày....... của Bộ Tài chính và đã được kiểm tra, kiểm đếm khớp đúng với hồ sơ lưu trữ vé. Ngày xin thanh huỷ vé....... Cách thức thanh huỷ vé...... Địa điểm thanh huỷ vé....... Tên và bộ phận công tác của cán bộ thực hiện thanh huỷ vé...... Tên và bộ phận công tác của cán bộ thực hiện giám sát thanh huỷ vé........... Sau khi được Hội đồng Giám sát xổ số kiến thiết chấp thuận, công ty xổ số kiến thiết.......... sẽ tiến hành thanh huỷ vé và báo cáo kết quả thanh huỷ vé theo quy định tại tiết c điểm 4 Thông tư số.......... ngày........ của Bộ Tài chính. Rất mong được sự chấp thuận. Cán bộ phụ trách làm báo cáo Giám đốc Công ty xổ số kiến thiết (ký tên) (ký tên, đóng dấu) Ý kiến chấp thuận của Hội đồng giám sát