THÔNG TƯ Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng công nợ khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoán tại doanh nghiệp Nhà nước Thi hành Nghị định số 59/CP ngày 3/10/1996 của Chính phủ "Ban hành quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước", Bộ Tài chính hướng dẫn việc trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt động tài chính tại doanh nghiệp Nhà nước như sau: I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 1. Thông tư này áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm: Tổng công ty, doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty, doanh nghiệp Nhà nước khác hạch toán độc lập, là đối tượng xác định được doanh thu; chi phí; lãi lỗ (dưới đây gọi tắt là doanh nghiệp Nhà nước). 2. Trong Thông tư này các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau: a. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. b. Dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt động tài chính: là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất do giảm giá các loại chứng khoán của doanh nghiệp có thể xảy ra trong năm kế hoạch. c. Dự phòng nợ phải thu khó đòi: là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất của các khoản nợ phải thu khó đòi, có thể không đòi được do con nợ không còn khả năng thanh toán có thể xảy ra trong năm kế hoạch. 3. Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng: Việc trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt động tài chính đều được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. 4. Ba khoản dự phòng nói trên được trích trước vào chi phí hoạt động của năm báo cáo là để ghi nhận trước giá trị các khoản tổn thất có thể xẩy ra trong năm kế hoạch, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp ba khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Doanh nghiệp chủ động xác định mức trích lập, sử dụng từng khoản dự phòng đúng mục đích và xử lý theo các quy định dưới đây: II. TRÍCH LẬP VÀ SỬ DỤNG CÁC KHOẢN DỰ PHÒNG 1. Đối tượng và điều kiện lập dự phòng tổn thất: a. Đối tượng lập dự phòng: - Nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, vật tư hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán, mà giá trên thị trường thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán (sau đây gọi tắt là vật tư hàng hoá). - Các chứng khoán do doanh nghiệp đầu tư bị giảm giá so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán. - Các khoản nợ phải thu khó đòi. b. Điều kiện lập dự phòng: Việc trích lập các khoản dự phòng (giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi, giảm giá các chứng khoán đầu tư) không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp (sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng trích lập năm trước), và có các bằng chứng dưới đây: - Đối với vật tư hàng hoá tồn kho: + Là những vật tư hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. + Vật tư hàng hoá là mặt hàng kinh doanh và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. + Có chứng từ hoá đơn hợp lý hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn vật tư hàng hoá tồn kho. - Đối với các loại chứng khoán giảm giá: + Là chứng khoán được doanh nghiệp đầu tư theo đúng quy định của pháp luật. + Được tự do mua bán trên thị trường mà tại thời điểm kiểm kê, lập báo cáo tài chính có giá thị trường giảm so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán. Những chứng khoán không được phép mua bán tự do trên thị trường thì không được lập dự phòng giảm giá. - Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi: + Phải có tên, địa chỉ nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ. Trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. + Để có

căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...

Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. + Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm, nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn, hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử... thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. c. Các vật tư, hàng hoá tồn kho, công nợ phải thu khó đòi, chứng khoán khi không đủ các điều kiện quy định trên thì không được lập dự phòng. d. Doanh nghiệp phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho, giảm giá chứng khoán và xác định, các khoản nợ phải thu khó đòi. Hội đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng vật tư hoặc phòng kinh doanh. 2. Phương pháp lập các khoản dự phòng: a. Lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá tồn kho: Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư, hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá cho năm kế hoạch = Lượng vật tư hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo x Giá hạch toán trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm 31/12 Giá thực tế trên thị trường của các loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá cả có thể mua hoặc bán được trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư, hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. b. Lập dự phòng giảm giá các loại chứng khoán đầu tư: Doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng loại chứng khoán đầu tư, có biến động giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo, theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán cho năm kế hoạch năm báo cáo = Số lượng chứng khoán bị giảm giá tại thời điểm 31/12 x Giá chứng khoán hạch toán trên sổ kế toán - Giá chứng khoán thực tế trên thị trường Doanh nghiệp phải lập dự phòng riêng cho từng loại chứng khoán bị giảm giá và được tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư, làm căn cứ hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp. c. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi nêu tại điểm 1a và 1b mục II nói trên, doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.

Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ. 3. Xử lý các khoản dự phòng: Mục đích lập các khoản dự phòng là để bù đắp các khoản tổn thất do giảm giá hàng tồn kho, công nợ khó đòi và giảm giá chứng khoán đầu tư. Nhưng theo nguyên tắc hạch toán kế toán hiện hành, các khoản tổn thất nói trên đã được phản ảnh trong kết quả kinh doanh. Do vậy Doanh nghiệp phải hoàn nhập tất cả các khoản dự phòng vào thu nhập của doanh nghiệp, cụ thể là: a. Đối với khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho: Doanh nghiệp phải hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau theo các quy định trên đây. Thời điểm hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá đã lập và lập dự phòng mới, được tiến hành tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. b. Đối với khoản giảm giá chứng khoán đầu tư: Được xử lý như khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá nói trên, nhưng giá trị khoản dự phòng được hoàn nhập vào thu nhập hoạt động tài chính. c. Đối với khoản dự phòng công nợ phải thu khó đòi: - Doanh nghiệp phải hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi đã lập năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau theo các quy định trên đây. - Thời điểm hoàn nhập khoản dự phòng công nợ khó đòi đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính hàng năm. 4. Xử lý xoá nợ các khoản nợ không thu hồi được: a. Khoản nợ không thu hồi được, khi xử lý xoá sổ phải có một trong các bằng chứng sau đây: - Đối với các con nợ là pháp nhân: + Các quyết định của Toà án cho xử lý phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản doanh nghiệp. + Các quyết định của cơ quan có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp như đã quy định tại Nghị định 50/CP ngày 28/6/1996 của Chính phủ về việc thành lập, tổ chức lại, giải thể và phá sản đối với doanh nghiệp Nhà nước. + Các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Đối với con nợ là thể nhân: + Con nợ còn tồn tại nhưng có đủ chứng cứ chứng minh không có khả năng trả nợ. + Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan Pháp luật đối với những con nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án. + Con nợ đã chết và không có khả năng trả nợ, phải có xác nhận của chính quyền địa phương. b. Thẩm quyền xử lý: - Hội đồng quản trị (đối với Tổng công ty và doanh nghiệp có Hội đồng quản trị); Giám đốc (đối với các doanh nghiệp độc lập không có Hội đồng quản trị) căn cứ vào các bằng chứng quy định tại mục a điểm 4 phần II để quyết định xoá những khoản nợ phải thu không thu hồi được, và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước Nhà nước và trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử ý trách nhiệm theo chế độ hiện hành. - Khi xử lý xoá nợ phải có biên bản của Hội đồng xử lý nợ ghi rõ giá trị nợ thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được), và lập bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá để làm căn cứ hạch toán. c. Mức độ tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là phần còn lại sau khi lấy số dư nợ ghi trên sổ kế toán trừ đi số nợ đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của con nợ, do được chia tài sản theo quyết định của Toà án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác). d. Xử lý hạch toán: - Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không thu hồi được cho phép xoá nợ, doanh nghiệp hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. - Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xoá nợ, đoanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập bất thường. III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 1/1/1997, mọi quy định về trích lập và sử dụng các khoản dự phòng trước đây (nếu có) trái với quy định của Thông tư này đều bị bãi bỏ. 2. Cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra các doanh nghiệp Nhà nước trích lập, sử dụng các khoản dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá tồn kho, công nợ phải thu khó đòi, giảm giá chứng khoán theo các quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, các doanh nghiệp Nhà nước kịp thời phản ánh về Bộ Tài chính để nghiên cứu, hướng dẫn bổ sung.