QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Những quy định trước đây trái với Quyết định này được bãi bỏ.

Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
BỘ TRƯỞNG
Cao Đức Phát
QUY ĐỊNH
VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 371/QĐ-BNN-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Phạm vi điều chỉnh
Quy định này quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Tài liệu lưu trữ hiện hành tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là tài sản của Nhà nước phải được quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả.

Đối tượng áp dụng
Tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành; tổ chức, cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam (sau đây gọi là người khai thác, sử dụng tài liệu) đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn khi có đủ các điều kiện nêu tại

Điều 6 của quy định này.

Nguyên tắc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Không gây thiệt hại đến lợi ích Nhà nước.
2. Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia.
3. Bảo đảm an toàn tài liệu.
4. Đáp ứng nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu.

Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện các quy định của Pháp luật về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, nội quy của Văn phòng và hướng dẫn của cán bộ lưu trữ.

Trách nhiệm của Lưu trữ Bộ
1. Lưu trữ Bộ chuẩn bị sổ sách, tài liệu, phiếu nhận và các điều kiện cần thiết khác để phục vụ người khai thác, sử dụng tài liệu.
2. Lưu trữ Bộ tạo điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của Pháp luật và quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối với tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành
a) Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích của cơ quan, đơn vị mình phải có giấy giới thiệu (hoặc công văn) của tổ chức và ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu.
b) Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị, trong đơn ghi rõ tài liệu cần khai thác, sử dụng và có xác nhận của tổ chức nơi đang công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú, kèm theo chứng minh thư nhân dân.
2. Đối với tổ chức, cá nhân người nước ngoài
a) Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cơ quan, đơn vị phải có giấy giới thiệu (hoặc công văn) đề nghị của tổ chức quản lý người nước ngoài bằng tiếng Việt Nam trong đó ghi rõ loại tài liệu và mục đích khai thác, sử dụng tài liệu.
b) Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị bằng tiếng Việt Nam, có xác nhận của tổ chức quản lý người nước ngoài; trong đơn ghi rõ họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu; tài liệu cần khai thác, sử dụng và kèm theo hộ chiếu.
c) Có ý kiến đề nghị của Vụ Hợp tác quốc tế Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành
1. Tài liệu lưu trữ về công tác điều tra, thanh tra
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra, điều tra phải có giấy giới thiệu của đơn vị nơi đang công tác và ý kiến đồng ý của Chánh Thanh tra Bộ.
2. Đối với tài liệu lưu trữ của các Đoàn Thanh tra, tài liệu giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền của Thanh tra Bộ, của Lãnh đạo Bộ được quy định như sau:
a) Đoàn Thanh tra do Bộ thành lập phải có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Bộ;
b) Đoàn Thanh tra do Chánh Thanh tra Bộ thành lập phải có ý kiến phê duyệt của Chánh Thanh tra Bộ;
c) Đối với tài liệu giải quyết khiếu nại, tố cáo cũng được thực hiện như quy định tại Điểm a, Điểm b của Khoản 2 Điều này.
3. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ về tài chính - kế toán, tổ chức cán bộ hoặc các tài liệu chuyên ngành khác phải có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị có tài liệu chuyên ngành đó phê duyệt đồng ý cho đọc, ghi chép, sao chụp cụ thể đối với từng tài liệu.
Khi Phòng Lưu trữ giao và nhận những tài liệu quy định tại Khoản 3 Điều này với người khai thác, sử dụng phải có đại diện của đơn vị quản lý tài liệu chuyên ngành chứng kiến.

Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lãnh đạo Bộ xét duyệt và quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu “Mật”, “Tuyệt mật”, “Tối mật” và các tài liệu quan trọng khác thuộc quyền quản lý của Lãnh đạo Bộ.
2. Chánh Văn phòng Bộ xét và quyết định cho phép đối với tài liệu lưu trữ về các vấn đề: đề án; dự án; đề tài khoa học công nghệ; các văn bản hợp tác quốc tế; các văn bản báo cáo; công văn quản lý hành chính và các văn bản khác của Bộ.

Trách nhiệm của Phòng Lưu trữ trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
1. Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định của Bộ, nội quy làm việc của Phòng Lưu trữ, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ.
2. Kiểm tra số lượng và tình trạng tài liệu khi giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu trả.
3. Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong khi khai thác, sử dụng tài liệu.

Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thực hiện đầy đủ các thủ tục quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
2. Khi nhận và trả lại tài liệu phải kiểm tra cụ thể tình trạng tài liệu và ký nhận vào phiếu khai thác tài liệu.
3. Đồ dùng cá nhân để đúng nơi quy định, không sử dụng máy vi tính cá nhân, máy ảnh khi làm việc trong Phòng Lưu trữ.
4. Không tự ý thay đổi sự sắp xếp hồ sơ, tài liệu khi khai thác, sử dụng.
5. Không tự tiện mang tài liệu ra khỏi Phòng Lưu trữ.
6. Không tự ý viết, đánh dấu vào tài liệu; không tẩy xoá và cắt, xé tài liệu.
7. Phải trả lại tài liệu sau mỗi ngày làm việc nếu việc khai thác, sử dụng nhiều ngày.
8. Phải chịu trách nhiệm về các thông tin nội dung mà mình sử dụng sau này.
9. Không tự ý sử dụng các phương tiện, trang thiết bị của Phòng Lưu trữ.
10. Khi làm hư hỏng, thất lạc tài liệu phải chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, của Pháp luật và Nhà nước.

Sao, chụp tài liệu lưu trữ
1. Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu sao, chụp tài liệu phải có đơn đề nghị và được người có thẩm quyền xét quyệt tại

Điều 8 của Quy định này.
2. Việc sao chụp tài liệu chỉ được thực hiện tại Phòng Lưu trữ.

Khen thưởng, xử lý vi phạm
1. Tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ thì được khen thưởng theo quy định của Nhà nước.
2. Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý, kỷ luật hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại về vật chất thì phải bồi thường theo quy định của Pháp luật.

Trách nhiệm của Văn phòng Bộ
1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm phổ biến, tổ chức, kiểm tra việc thực hiện Quyết định này trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
2. Văn phòng Bộ thực hiện báo cáo định kỳ 6 tháng, 1 năm tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; có kế hoạch sơ kết rút kinh nghiệm việc thực hiện và kịp thời trình Lãnh đạo Bộ bổ sung, sửa đổi.