QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế về trách nhiệm và quan hệ phối hợp trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

Ban hành kèm theo quyết định này “Quy chế về trách nhiệm và quan hệ phối hợp trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 43/2011/QĐ-UBND ngày 11/11/2011 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về ban hành Quy chế phối hợp cung cấp, xây dựng, quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành, thị và các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
Về trách nhiệm và quan hệ phối hợp trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 29/2015/QĐ-UBND ngày 06 tháng 10 năm 2015 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)

Phạm v i điều chỉnh và đ ố i tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về trách nhiệm và mối quan hệ phối hợp trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp; Nghị định số 111/2010/NĐ-CP, ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp; Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKANDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Tư pháp, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp (Sau đây viết tắt là Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT)
2. Quy chế này được áp dụng đối với Sở Tư pháp, cơ quan Công an, Toà án nhân dân, Thi hành án dân sự (Cấp tỉnh, cấp huyện); Viện kiểm sát nhân dân tỉnh; UBND cấp huyện và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh.
3. Thông tin lý lịch tư pháp bao gồm thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được quy định tại Khoản 2, 3

Điều 2, Luật lý lịch tư pháp, thông tin về hộ tịch.
Đ iều 2. Mục đích phối h ợ p
Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất, đồng bộ và trách nhiệm của các cơ quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà soát thông tin lý lịch tư pháp một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời.

Nguyên t ắ c ph ối h ợ p thực hiện
1. Việc phối hợp dựa trên quy định pháp luật, bảo đảm nguyên tắc phát huy tính chủ động, trách nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cơ quan, đơn vị.
2. Cơ quan Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, cơ quan Thi hành án dân sự, UBND cấp huyện, UBND cấp xã có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp chính xác, đầy đủ, đúng quy định pháp luật cho Sở Tư pháp.
3. Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác phối hợp, giao việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho từng bộ phận, cá nhân thực hiện, đảm bảo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho Sở Tư pháp.
4. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức có nhiệm vụ phối hợp trong việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, cấp Phiếu Lý lịch tư pháp trong Quy chế này phải tuân thủ quy định về trình tự, thủ tục, thời hạn, chế độ bảo mật theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành.
5. Trên tinh thần cải cách thủ tục hành chính, các cơ quan, tổ chức có thể rút ngắn thời gian thực hiện so với quy định.

Nội dung phối hợp
Phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong việc cung cấp, tra cứu, xác minh, trao đổi thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã theo quy định của pháp luật để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh.

Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.
1. Thông tin lý lịch tư pháp các đơn vị được gửi dưới một trong các hình thức sau: Bản án, các quyết định thi hành án, giấy xác nhận, giấy chứng nhận và các văn bản thông báo khác. Trong trường hợp cung cấp qua mạng máy tính, thông tin cung cấp định dạng PDF (có chữ ký và con dấu). Việc cung cấp thông tin qua mạng máy tính phải bảo đảm tính bảo mật, an toàn, chính xác của thông tin;
Đối với thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01/07/2010, ngoài hình thức nêu trên có thể được gửi dưới hình thức công văn trả lời.
2. Thông tin lý lịch tư pháp về án tích được gửi bằng một trong các phương thức như trực tiếp, qua bưu điện, mạng máy tính (theo quy định tại mục a,b,c khoản 2 điều 3 Thông tư liên tịch số 04).

Điều 6 . Bộ phận đầu m ố i tiếp nhận, tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp
1. Tại Sở Tư pháp giao cho Phòng Hành chính tư pháp là đầu mối tiếp nhận các thông tin từ các cơ quan cung cấp
2. Tại cơ quan Tòa án nhân dân
a) Tòa án nhân dân tỉnh giao cho Văn phòng.
b) Tòa án nhân dân cấp huyện giao cho công chức làm nhiệm vụ tống đạt bản án hình sự.
3. Tại cơ quan Viện Kiểm sát nhân dân: Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh giao cho Văn phòng.
4. Tại cơ quan Công an
a) Công an tỉnh giao cho:
Phòng Hồ sơ nghiệp vụ;
Phòng Cảnh sát Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp.
Trại tạm giam.
b) Công an cấp huyện giao cho Bộ phận Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp.
5. Tại cơ quan Thi hành án dân sự
a) Cục Thi hành án dân sự giao cho Phòng nghiệp vụ và tổ chức thi hành án dân sự.
b) Chi cục Thi hành án dân sự giao cho một công chức thực hiện.
6. Tại UBND cấp huyện: Giao cho Phòng Tư pháp.
7. Tại UBND cấp xã: Giao cho công chức tư pháp - hộ tịch.

Trách nhiệm chung
Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân và các cơ sở dữ liệu khác có trách nhiệm phối hợp, cung cấp thông tin cần thiết theo yêu cầu của Sở Tư pháp về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật.
Thông tin lý lịch tư pháp phải được cung cấp, tiếp nhận, cập nhật, xử lý đầy đủ, chính xác theo đúng trình tự, thủ tục của Luật lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đối với các thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01/7/2010 (Luật lý lịch tư pháp có hiệu lực thi hành) có trách nhiệm cung cấp đầy đủ nội dung theo yêu cầu, đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Sở Tư pháp.
1. Tiếp nhận đầy đủ, kịp thời những thông tin lý lịch tư pháp về án tích do các cơ quan, tổ chức cung cấp từ ngày Luật lý lịch tư pháp có hiệu lực thi hành (01/7/2010), đối với những thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01/7/2010 theo quy định tại khoản 2,3,

Điều 8, Nghị định số 111/2010/NĐ-CP chủ động phối hợp và đề nghị các cơ quan, tổ chức có liên quan rà soát, cung cấp những thông tin lý lịch tư pháp còn thiếu để cập nhật, xây dựng, quản lý, khai thác và bảo vệ tốt cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đúng theo quy định của pháp luật.
2. Thực hiện chuyển và cung cấp đầy đủ những thông tin lý lịch tư pháp đã tiếp nhận cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp khác theo đúng quy định tại

Điều 23 và

Điều 26 của Luật lý lịch tư pháp.
3. Thực hiện cấp phiếu lý lịch tư pháp theo đúng quy định về trình tự, thủ tục quy định tại Luật lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Thời hạn cấp phiếu được quy định là 10 ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ lý lịch tư pháp phức tạp, cần phải xác minh nhiều nơi, qua Bộ Công an hoặc xác minh trường hợp đương nhiên xoá án tích thì thời hạn có thể kéo dài 15 ngày làm việc. Trường hợp khẩn cấp đối với cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2 theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng thì thời hạn không quá 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu.
Nếu do trường hợp phức tạp, điều kiện khách quan khác mà việc cấp phiếu lý lịch tư pháp không đúng thời hạn theo quy định, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo hoặc trả lời bằng văn bản cho cá nhân, cơ quan, tổ chức được biết và phải nêu rõ lý do chưa thể cấp phiếu lý lịch tư pháp đúng thời hạn theo yêu cầu.
4. Từ chối cấp phiếu lý lịch tư pháp theo quy định tại

Điều 49, Luật lý lịch tư pháp, những trường hợp từ chối cấp phiếu lý lịch tư pháp thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trách nhiệm của Công an
1. Đối với thông tin có trước ngày 01/7/2010 thì Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp - Công an tỉnh có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc thi hành án phạt trục xuất khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
2. Phòng hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh có trách nhiệm thực hiện tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin về việc chấp hành xong án phạt tù, được đặc xá, đại xá có trước ngày 01/7/2010 để Sở Tư pháp cấp phiếu lý lịch tư pháp. Thời hạn tra cứu, xác minh 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp đối với các trường hợp có yêu cầu đúng thủ tục, thông tin đầy đủ, rõ ràng. Trong trường hợp hồ sơ có sai sót, không đủ giấy tờ hợp lệ đề nghị chuyển lại hồ sơ cho Sở Tư pháp trong thời hạn 01 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ để Sở Tư pháp hoàn thiện.
Trong trường hợp phải tra cứu tại tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn không quá 09 ngày làm việc. Nếu do điều kiện khách quan không đúng thời hạn quy định Phòng Hồ sơ nghiệp vụ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp và nêu rõ lý do chậm hạn.
Trong trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, ngay sau khi nhận được yêu cầu của Sở Tư pháp thì Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh thực hiện việc tra cứu thông tin án tích của đương sự trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu.
3. Đối với thông tin án tích có từ ngày 01/7/2010 thì cơ quan Công an thực hiện theo quy định tại

Điều 16, Thông tư số 04/2012/TTLT (Trừ khoản 2)
4. Công an cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo Công an cấp huyện cung cấp thường xuyên, đầy đủ các thông tin như: Giấy chứng nhận đã chấp hành xong thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ, án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế, án phạt tước một số quyền công dân, án phạt cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định cho Sở Tư pháp, thời hạn cung cấp 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.

Trách nhiệm của Toà án
1. Đối với thông tin án tích có trước ngày 01/7/201:
a) Thực hiện cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp theo quy định tại Điểm a,b,c, Khoản 1,

Điều 4;

Điều 5;

Điều 6;

Điều 11, Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT.
b) Trong trường hợp kết quả tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của cơ quan Công an vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ thì Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án hoặc Tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ, nhằm khẳng định người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp có án tích hay không có án tích.
Sở Tư pháp khi đề nghị tra cứu thông tin bằng văn bản phải ghi rõ thông tin về người được cấp phiếu LLTP bao gồm: Họ tên, giới tính, ngày, tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số CMND hoặc hộ chiếu, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và thông tin về bản án liên quan đến đương sự.
Việc tra cứu thông tin tại Tòa án trong trường hợp này được tiến hành ngay sau khi nhận được kết quả tra cứu xác minh thông tin của cơ quan Công an.
Tòa án nơi nhận được đề nghị tra cứu thông tin thực hiện tra cứu hồ sơ và thông báo kết quả cho Sở Tư pháp đã đề nghị trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tra cứu thông tin của Sở Tư pháp.
2. Đối với thông tin án tích có từ ngày 01/7/2010:
Thực hiện cung cấp thông tin về án tích cho Sở Tư pháp theo quy định tại

Điều 13 (Trừ khoản 2, 9),

Điều 14, Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT và các bản án khi được các Toà án khác ủy thác ra quyết định thi hành án. Nội dung thông tin cung cấp đầy đủ theo quy định của Luật lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. Thời hạn gửi thông tin theo quy định khoản 9 điều 13 Thông tư liên tịch số 04. Trong trường hợp thông tin cung cấp còn thiếu hoặc có sai sót có trách nhiệm bổ sung, đính chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp.
3. Đối với việc cung cấp thông tin để cấp phiếu lý lịch tư pháp: Khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp về việc phối hợp tra cứu, xác minh các thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã để cấp phiếu lý lịch tư pháp, Toà án có trách nhiệm thực hiện tra cứu hồ sơ và thông báo kết quả cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tra cứu thông tin.
4. Toà án cấp tỉnh có trách nhiệm thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc đối với bộ phận và cá nhân được phân công thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp và Toà án nhân dân cấp huyện, chịu trách nhiệm trong việc cung cấp thiếu thông tin về án tích cho Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh
Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh gửi quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm hoặc tái thẩm cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định.

Trách nhiệm của cơ quan Thi hành án dân sự
1. Đối với thông tin án tích có trước ngày 01/7/2010:
Thực hiện theo quy định tại điểm đ, khoản 1,

Điều 4 và

Điều 8, Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT.
2. Đối với thông tin có từ ngày 01/7/2010:
Thực hiện cung cấp đầy đủ, kịp thời các nội dung theo quy định tại khoản 11,

Điều 15,

Điều 20, Luật lý lịch tư pháp;

Điều 17, Thông tư liên tịch số 04 và các quyết định thi hành án chủ động được ủy thác. Thời hạn gửi cho Sở Tư pháp trong 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định, cấp giấy xác nhận và văn bản thông báo khi kết thúc thi hành án.
3. Trong trường hợp thông tin cung cấp còn thiếu hoặc có sai sót có trách nhiệm bổ sung, đính chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp.
4. Cục thi hành án dân sự tỉnh có trách nhiệm thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc đối với đơn vị được phân công thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp và chi cục thi hành án dân sự cấp huyện.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khác
Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt cải tạo không giam giữ, phạt tù cho hưởng án treo và các hình phạt bổ sung có nhiệm vụ gửi giấy chứng nhận cho Sở Tư pháp nơi cơ quan, tổ chức có trụ sở trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.

Trách nhiệm UBND cấp huyện
1. Đối với thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01/7/2010, UBND cấp xã thực hiện theo quy định tại điểm e, khoản 1,

Điều 4 và

Điều 9 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT.
2. Khi ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có trách nhiệm gửi bản chính hoặc bản sao quyết định đó cho Sở Tư pháp.
3. Chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn khi cấp giấp chứng tử có trách nhiệm gửi bản chính hoặc bản sao cho Sở Tư pháp.
4. Thời hạn gửi các quyết định cải chính, thay đổi, chứng tử 10 ngày làm việc kể từ ngày ban quyết định.

Trách nhiệm của UBND cấp huyện và UBND cấp xã
1. UBND cấp huyện có trách nhiệm:
a) Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp khi có yêu cầu;
b) Gửi quyết định về việc cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên (bản chính hoặc bản sao) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định;
c) Chỉ đạo UBND cấp xã cung cấp dữ liệu về việc đăng ký khai tử cho người từ đủ 14 tuổi trở lên cho Sở Tư pháp.”
2. UBND cấp xã có trách nhiệm:
a) Thực hiện tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp theo quy định tại điểm e, khoản 1,

Điều 4;

Điều 9; điểm a, điểm b, khoản 1,

Điều 24; khoản 1 và khoản 4,

Điều 25 Thông tư số 04/2012/TTLT;
b) Gửi Giấy chứng tử (bản chính hoặc bản sao) hoặc văn bản cung cấp thông tin về việc đăng ký khai tử đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký khai tử.

Phối hợp rà soát, đối chiếu, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp
1. Định kỳ hàng quý, Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan Tòa án nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh để thực hiện rà soát về số lượng thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp.
2. Cơ quan Tòa án nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, UBND cấp huyện và cấp xã rà soát, xác minh, đối chiếu số liệu thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp cho Sở Tư pháp và thông báo cho Sở Tư pháp trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị rà soát thông tin lý lịch tư pháp.
3. Đối với những thông tin án tích, thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp hợp tác xã từ ngày 01/07/2010 đến ngày quyết định này có hiệu lực thi hành mà chưa cung cấp cho Sở Tư pháp thì các cơ quan Công an, Tòa án, Thi hành án dân sự cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị cấp tỉnh và các đơn vị cấp huyện rà soát thông tin tổng hợp gửi về Sở Tư pháp trong thời hạn 15 ngày làm việc, tính từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành.

Phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên xóa án tích cho người đã bị kết án.
Trong trường hợp người bị kết án đã có đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích theo quy định của Bộ luật hình sự, nhưng chưa nhận được Giấy chứng nhận đương nhiên xóa án tích của Tòa án thì Sở Tư pháp tiến hành xác minh về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn có án tích hay không hoặc đề nghị cơ quan Tòa án cấp Giấy chứng nhận đương nhiên xóa án tích theo thẩm quyền.
Ủy ban nhân dân cấp xã, Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan điều tra, cơ quan Thi hành án dân sự có nhiệm vụ phối hợp cùng Sở Tư pháp xác minh trong trường hợp xác minh trực tiếp hoặc gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi nhận được văn bản yêu cầu của Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu.

Chế độ thông tin, báo cáo
1. Các ngành Toà án, Công an, Thi hành án dân sự cấp tỉnh có trách nhiệm thống kê kết quả của toàn ngành (bao gồm cấp tỉnh và cấp huyện) hàng quý, 06 tháng, một năm và báo cáo đột xuất gửi về Sở Tư pháp để báo cáo UBND tỉnh và Bộ Tư pháp. Riêng đối với Viện kiểm sát nhân dân tỉnh chỉ báo cáo nếu có việc cung cấp thông tin.
2. Đối với các đơn vị Toà án, Công an, Thi hành án dân sự cấp huyện có trách nhiệm báo cáo kết quả hàng quý, 06 tháng, một năm và báo cáo đột xuất lên cấp tỉnh của ngành mình để tổng hợp.
3. Giao Sở Tư pháp thực hiện việc thống kê, báo cáo định kỳ 06 tháng và hàng năm về Bộ tư pháp và UBND tỉnh tình hình quản lý, xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh.

Khen thưởng và xử lý vi phạm
Các đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc tổ chức thực hiện Quy chế này thì được xem xét, đề nghị khen thưởng, những đơn vị, tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm thì tùy theo mức độ vi phạm mà có hình thức xử lý theo quy định hiện hành.

Tổ chức thực hiện
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, thực hiện Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan trong cơ quan, đơn vị mình.
2. Trong công tác phối hợp có vướng mắc giữa cơ quan phối hợp thì Sở Tư pháp kịp thời báo cáo UBND tỉnh bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với thực tế và quy định của pháp luật hiện hành./.