QUYẾT ĐỊNH Về ban hành Quy chế làm việc, tiếp khách nước ngoài của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Nay ban hành “Quy chế làm việc, tiếp khách nước” của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn kèm theo Quyết định này

Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Các ông Chánh văn phòng Bộ, Vụ trưởng vụ hợp tác Quốc tế, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ và những người có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
QUY CHẾ
LÀM VIỆC VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban hành theo Quyết định số 103/2001/QĐ/BNN-HTQT ngày 11/10/2001 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT)

Quy chế này được áp dụng trong khối cơ quan Bộ thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn khi thực hiện các hoạt động đón tiếp và làm việc với khách nước ngoài.

Khách nước ngoài nói trong Quy chế này là đại diện của các nước, các tổ chức quốc tế, các Công ty và cá nhân người nước ngoài đủ tư cách pháp nhân (sau đây gọi là đối tác nước ngoài) vào làm việc với cơ quan, cán bộ, công chức thuộc khối cơ quan Bộ.

Tiếp khách nước ngoài là các hoạt động hợp tác quốc tế của Bộ nhằm hợp tác phát triển, mở rộng các mối quan hệ, giao lưu với đối tác nước ngoài, nhanh chóng hội nhập vào khu vực và thế giới theo đường lối đổi mới của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Người tiếp khách nước ngoài là những cán bộ, công chức được Bộ trưởng hoặc cấp có thẩm quyền uỷ nhiệm. Những cán bộ, công chức khi tiếp khách phải thực hiện đúng mục tiêu, kế hoạch và sự chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; tuân thủ các quy định của pháp luật, bảo đảm chủ quyền quốc gia, độc lập tự chủ và bí mật Nhà nước.

“Đoàn vào” nói trong Quy chế này là các đối tác nước ngoài quy định ở

Điều 1 vào làm việc với đại diện các tổ chức, đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nhằm mục đích tăng cường hợp tác trên các lĩnh vực cụ thể sau:
1. Trao đổi các chương trình dự án mà hai bên cùng quan tâm.
2. Xây dựng và thực hiện các chương trình, dự án.
3. Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Tìm hiểu ngành,trao đổi về hợp tác thương mại, nghiên cứu, chuyển giao công nghệ và khoa học - kỹ thuật, thông tin.
5. Tổ chức, tham dự các cuộc hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiếp xúc và các hoạt động khác liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Đối tác nước ngoài đến làm việc, gặp gỡ trao đổi phải là người đại diện có đủ tư cách pháp nhân, theo đúng chương trình và kế hoạch đã thoả thuận.
Tổ chức và đơn vị có đối tác nước ngoài đến làm việc, gặp gỡ, trao đổi phải hiểu rõ về mục đích, nội dung, thời gian mà đối tác cần gặp.

Văn bản, điện tín do Lãnh đạo Bộ chính thức gửi đến các đối tác nước ngoài thuộc lĩnh vực của đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm về nội dung văn bản tiếng Việt và chất lượng bản dịch.
Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm dịch và trình Lãnh đạo Bộ những văn bản, điện tín bằng tiếng nước ngoài do phía nước ngoài gửi Lãnh đạo Bộ. Các văn bản, điện tín liên quan đến việc quản lý và thực hiện các dự án của các đơn vị trực thuộc Bộ gửi cho các đối tác nước ngoài thì Thủ trưởng các đơn vị đó chịu trách nhiệm.

Việc cung cấp các mẫu vật, tài liệu kỹ thuật cho đối tác nước ngoài được thực hiện theo

Điều 12 của Quy chế 132/QĐ/BNN-HTQT ngày 22/9/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Các cuộc làm việc với đối tác nước ngoài của Lãnh đạo Bộ, nếu cần mời đại diện báo chí tham dự, thì Văn phòng Bộ và Vụ Hợp tác Quốc tế lập danh sách tên báo và nhà báo, trình Lãnh đạo Bộ quyết định từng trường hợp cụ thể.

Việc đón tiếp và làm việc với đoàn vào liên quan đến đơn vị nào thì do thủ trưởng đơn vị đó thực hiện. Đơn vị đón tiếp chịu trách nhiệm quản lý khách trong suốt thời gian khách lưu lại tại Việt Nam, đồng thời có trách nhiệm thực hiện những yêu cầu của các cơ quan hữu quan thuộc Bộ Công An để bảo đảm công tác an ninh, tạo thuận lợi trong việc thực hiện đầy đủ các thoả thuận và an toàn cho khách.

Bộ trưởng và cấp tương đương được đón, tiễn tại chân cầu thang máy bay qua phòng VIP (theo qui định của Chính phủ).

Vụ Hợp tác Quốc tế liên hệ với An ninh, Công an, Hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục xuất nhập cảnh; Thuê phòng VIP và ôtô ra chân cầu thang máy bay.

Vụ Hợp tác Quốc tế bố trí, sắp xếp ôtô của đoàn đi đón-tiễn vào khu VIP.

Thành phần đón, tiễn tại sân bay:
Tuỳ theo cấp bậc và chức vụ của trưởng đoàn khách, Lãnh đạo Bộ phân công đại diện đón, tiễn đoàn.
Vụ Hợp tác Quốc tế: Lãnh đạo, chuyên viên, lễ tân.

Đón tiễn tại khách sạn:
Lãnh đạo Bộ chào xã giao (nếu cần thiết).
Vụ Hợp tác Quốc tế bố trí ăn, ở, đi lại theo quy định.

Đón tiễn tại Bộ:
Chuyên viên Vụ Hợp tác Quốc tế kiểm tra phòng, đón và dẫn khách vào phòng họp.

Để làm việc với đối tác nước ngoài Vụ Hợp tác Quốc tế là đầu mối liên hệ chuẩn bị đầy đủ nội dung và thành phần tham gia theo đúng quy định của Nhà nước về thủ tục đối ngoại và quy định của Bộ về lĩnh vực hợp tác với nước ngoài; phối hợp với Văn phòng để bố trí chương trình làm việc (bao gồm nội dung, thời gian và nơi tiếp) của Lãnh đạo Bộ cho phù hợp.

Các cuộc hội đàm và làm việc với đối tác nước ngoài của Lãnh đạo Bộ phải tuân thủ những quy định sau:
1. Về nội dung và thành phần cùng dự:
a) Phải có nội dung chương trình đã được Bộ trưởng hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước, thông qua Vụ Hợp tác Quốc tế để đăng ký với Văn phòng Bộ tối thiểu trước 2 ngày để xếp lịch.
b) Trong trường hợp đối tác nước ngoài liên hệ trực tiếp với Lãnh đạo Bộ thì Văn phòng Bộ thông báo cho Vụ Hợp tác Quốc tế phối hợp thực hiện.
c) Vụ Hợp tác Quốc tế cần trao đổi trước với khách để tìm hiểu về những nội dung sẽ làm việc, đồng thời đề xuất các phương án xử lý và thành phần tham dự để trình Lãnh đạo Bộ duyệt.
d) Khi Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng làm việc với đối tác nước ngoài Vụ Hợp tác Quốc tế cử Lãnh đạo và chuyên viên cùng dự. Chuyên viên Vụ Hợp tác Quốc tế được phân công cùng tiếp khách phải đến trước 10 phút để kiểm tra phòng tiếp, đón và dẫn khách vào phòng tiếp khách, ghi biên bản nội dung của buổi tiếp.
2. Đối tượng tiếp:
a) Bộ trưởng tiếp các đối tác nước ngoài ở cấp Đại sứ, Bộ hoặc Thứ trưởng và cấp tương đương.
b) Thứ trưởng tiếp các đối tác nước ngoài do Bộ trưởng phân công.
c) Các quan chức cao cấp từ các Bộ, Ngành hoặc các Tổ chức Quốc tế tuỳ theo tính chất công việc, Vụ Hợp tác Quốc tế cùng Văn phòng xem xét tham mưu cho Lãnh đạo Bộ.

Lãnh đạo Bộ tiếp xã giao:
1. Văn phòng bố trí phòng làm việc và phục vụ.
2. Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm:
a. Làm tờ trình để báo cáo Lãnh đạo Bộ.
b. Chuẩn bị nội dung.
c. Dự kiến thành phần tiếp khách cùng Lãnh đạo Bộ.

Lãnh đạo Bộ tiếp và làm việc với các đoàn ngoại giao (Bộ, Thứ trưởng hoặc cấp tương đương) các đơn vị được phân công chịu trách nhiệm như sau:
1. Văn phòng Bộ:
b. a. Bố trí phòng họp, gửi giấy mời hợp.
Treo cờ Việt Nam và cờ của nước hoặc Tổ chức quốc tế đến làm việc tại trụ sở Bộ.
2. Vụ Hợp tác Quốc tế:
a. Lập kế hoạch và phối hợp với các Vụ, Cục và đơn vị liên quan để
chuẩn bị nội dung và tổ chức đón đoàn trình Lãnh đạo Bộ duyệt.
b. Lập dự toán kinh phí đón đoàn.
c. Bố trí khách sạn và phương tiện đi lại cho khách.
d. Bố trí đón tiễn tại sân bay theo quy định của Chính phủ.
đ. Đón khách đến làm việc tại Bộ.
e. Bố trí lễ tân, chuẩn bị bộ đồ ký, cờ...
g. Bố trí phiên dịch (nếu cần).

Đối với cấp Vụ, Cục hoặc đơn vị tiếp các đoàn trong phạm vi dự án và chương trình đã được Lãnh đạo Bộ phân công thì Lãnh đạo đơn vị đó tổ chức tiếp và chịu trách nhiệm về nội dung, thành phần tham dự. Nội dung làm việc cần được thông báo cho Vụ Hợp tác Quốc tế để theo dõi phối hợp thực hiện nếu thấy cần thiết.

Đối với cấp chuyên viên do Lãnh đạo Vụ, Cục và đơn vị phân công tiếp trong phạm vi chương trình, Dự án được Bộ duyệt.
Chuyên viên không tiếp các đối tác khi không được phân công. Trường hợp phát sinh mới thì chuyên viên phải báo cáo cho Lãnh đạo Vụ, Cục, đơn vị của mình và thông báo cho Vụ Hợp tác Quốc tế để xử lý giải quyết kịp thời.

Thủ tục đàm phán ký kết thực hiện theo Pháp lệnh về ký kết và thực hiện Điều ước quốc tế (do Chủ tịch nước ban hành ngày 20/8/1998) và phải đặc biệt chú ý đến các quy định về:
1. Hoàn tất thủ tục phê duyệt trước khi ký kết.
2. Hoàn tất thủ tục bảo đảm tư cách pháp nhân của người được ký vào
văn kiện.
3. Thủ tục lễ tân khi ký kết.
4. Kinh phí và nghi lễ ký kết văn kiện.

Vụ Hợp tác Quốc tế phối hợp với các Vụ, Cục chức năng, các đơn vị liên quan trong và ngoài Bộ để chuẩn bị nội dung văn kiện của dự án hoặc chương trình và các thủ tục phê duyệt theo quy định trước khi ký kết.
Đơn vị chủ dự án và chương trình chịu trách nhiệm về kinh phí cho việc ký kết đó.

Việc ký kết Văn kiện giữa Bộ với đối tác nước ngoài do Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì phối hợp với Chánh Văn phòng Bộ và các đơn vị liên quan tổ chức lễ ký theo quy định của Chính phủ.
Riêng các đơn vị, thì do Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức lễ ký các Văn kiện hợp tác có nội dung chuyên môn được phân công quản lý và thông báo kết quả về Vụ Hợp tác Quốc tế.

Văn kiện ký kết với đối tác nước ngoài, bản chính được lưu trữ tại Ban quản lý dự án, chương trình hoặc đơn vị thực hiện.
Sau 10 ngày ký kết Văn kiện, Ban quản lý dự án, chương trình hoặc đơn vị thực hiện phải sao gửi các Văn kiện trên cho Văn phòng Bộ, Vụ Hợp tác Quốc tế và các đơn vị có liên quan.
Khi dự án, chương trình kết thúc, Ban quản lý dự án, chương trình phải chỉnh lý hồ sơ gốc của dự án đưa về lưu trữ tại Bộ.

Hội nghị, Hội thảo phải xin phép Chính phủ:
1. Hội nghị , hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức đại diện Chính phủ các nước, các tổ chức Quốc tế.
2. Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến đường lối chính sách chiến lược quan trọng của Đảng và Nhà nước.
3. Hội nghị, hội thảo quốc tế về các vấn đề dân tộc, tôn giáo, xã hội phức tạp.
4. Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến phạm vi bí mật Nhà nước.
5. Hội nghị, hội thảo quốc tế mang tính chất liên ngành, gồm nhiều lĩnh vực.
6. Hội nghị, hội thảo quốc tế về các vấn đề tổ chức, cải cách hành chính.

Lãnh đạo Bộ quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc Bộ và cho phép các đơn vị trực thuộc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung về chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, công nghệ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ.
1. Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo có khách nước ngoài tham dự cần chuẩn bị báo cáo với Bộ các nội dung như sau:
a. Mục đích và nội dung.
b. Thành phần tham dự.
c. Địa điểm và thời gian tổ chức.
d. Người tổ chức và kinh phí.
đ. Các tài liệu cần cung cấp cho đại biểu.
2. Thủ trưởng đơn vị được phân công tổ chức hội nghị, hội thảo chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng để bảo đảm hội thảo đạt kết quả tốt. Sau hội nghị, hội thảo thủ trưởng các đơn vị phải viết báo cáo kết quả và đề xuất nội dung về hợp tác với đối tác nước ngoài trình Bộ trưởng. (Theo mẫu số 2 kèm theo).

Đối với các hội nghị, hội thảo ngoài phạm vi chương trình, dự án thủ trưởng đơn vị tổ chức cần trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt (qua Vụ Hợp tác Quốc tế) trước 30 ngày.

Đối với các hội nghị, hội thảo thuộc phạm vi chương trình và dự án đã được duyệt, Giám đốc chương trình hoặc dự án chịu trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ duyệt và tổ chức thực hiện.
Đối với các chương trình, dự án do Bộ uỷ quyền cho các đơn vị quản lý, thủ trưởng đơn vị đó chịu trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ duyệt và tổ chức thực hiện.

Việc tổ chức tham quan hiện trường trên lãnh thổ Việt Nam cho đối tác nước ngoài phải được Bộ duyệt các nội dung sau:
1. Mục đích, nội dung và địa điểm khảo sát, tham quan.
2. Lịch trình khảo sát, tham quan, thành phần đoàn, kinh phí thực
hiện. (Thực hành tiết kiệm).
3. Các thủ tục liên quan đến việc tổ chức khảo sát, tham quan nhằm
bảo đảm an toàn cho khách và an ninh của Việt Nam.
Những nội dung trên phải được thông báo trước cho đơn vị đón khách và địa phương nơi đoàn đến.

Đối với các cuộc khảo sát, tham quan ngoài phạm vi dự án và chương trình đã được cấp có thẩm quyền duyệt thì Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo Bộ (thông qua Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Tổ chức Cán bộ) tối thiểu trước 5 ngày.

Các cuộc khảo sát, tham quan trong phạm vi các dự án và chương trình đang thực hiện thuộc trách nhiệm của Giám đốc dự án.

Vụ Hợp tác Quốc tế là cơ quan được Bộ giao hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch đoàn vào và phối hợp với Vụ Tài chính Kế toán tổng hợp kế hoạch trình Bộ duyệt. Các đoàn vào làm việc với Lãnh đạo Bộ do Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch để báo cáo Bộ.

Sau khi khách rời Việt Nam, đơn vị đón đoàn phải kịp thời báo cáo kết quả làm việc cho Bộ (gửi Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Tổ chức Cán bộ) và trong thời hạn 30 ngày phải quyết toán tài chính với Vụ Tài chính Kế toán (phần do ngân sách cấp).
Tuần cuối cùng hàng tháng, Vụ Hợp tác Quốc tế tổng hợp nội dung các buổi tiếp khách báo cáo Lãnh đạo Bộ và thông báo cho các cơ quan liên quan để thực hiện.

Tặng phẩm theo quy định của Chính phủ tặng Trưởng đoàn, Phu nhân hoặc Phu quân. Trong trường hợp đặc biệt có thể tặng đoàn viên chính thức và tuỳ tùng là quan chức. Tặng phẩm là sản phẩm do ta sản xuất và có nội dung biểu hiện bản xắc văn hoá dân tộc. Về giá trị của tặng phẩm theo quy định của Bộ Tài chính. Tặng phẩm do Lãnh đạo Bộ quyết định.

Trang phục:
Nam: Mùa Đông: (từ ngày 15/10 đến ngày 14/4)
Comple, cra -vat.
Mùa Hè: (từ ngày 15/4 đến ngày 14/10).
áo sơ mi màu sáng, cra - vat.
Nữ: - Trang phục dân tộc (áo dài).
Trang phục công sở.

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến cho cán bộ, công chức của đơn vị mình thực hiện đúng quy định của Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc các đơn vị cần kịp thời phản ánh về Bộ (Qua Vụ Hợp tác Quốc tế) để sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình thực tế./ .