QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại sở xây dựng ---------------------------- CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Xây dựng; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện và thành phố Huế; các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nguyễn Ngọc Thiện
QUY ĐỊNH
Về việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại
sở xây dựng
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1232 /QĐ-UBND ngày 24 tháng 5 năm 2008 của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh)

Cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng
Cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Sở; từ hướng dẫn - tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ đến giao trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” (sau đây gọi tắt là Bộ phận một cửa), do Giám đốc Sở Xây dựng thành lập.

Mục đích yêu cầu
1. Công khai thủ tục hành chính; giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Xây dựng, đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu hợp pháp của các tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật; phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
2. Không ngừng nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ, đảm bảo thời hạn giao trả hồ sơ theo quy định; xác định trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức trực tiếp tham gia giải quyết hồ sơ; đảm bảo sự thống nhất đồng bộ từ khâu tiếp nhận đến giao trả kết quả tại Sở Xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000.

Đối tượng và phạm vi áp dụng
Áp dụng thực hiện cho các loại thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Xây dựng và được thường xuyên rà soát, bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu về cải cách hành chính.

Thời gian, địa điểm tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả
Việc tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả được thực hiện tại Bộ phận một cửa của Sở Xây dựng. Thời gian tiếp nhận và giao trả kết quả: buổi sáng từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 00, chiều từ 14 giờ 00 đến 16 giờ 30 vào các ngày trong tuần, trừ các ngày lễ và Chủ nhật.

Yêu cầu thủ tục hành chính đối với hồ sơ
1. Đảm bảo đầy đủ các loại văn bản cho từng loại thủ tục theo quy định tại Phụ lục kèm theo Quyết định này và các văn bản liên quan khác của Nhà nước - nếu có yêu cầu đặc biệt cho từng trường hợp cụ thể.
2. Văn bản dự thảo của các phòng, đơn vị (nếu có) phải được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Liên Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ và các quy định khác của nhà nước có liên quan.

Quy trình tiếp nhận hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ là quá trình thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực thực hiện các công việc sau:
1. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:
+ Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn (theo mẫu) để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định đã niêm yết công khai.
2. Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc ,không được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
3. Đối với các loại công việc theo quy định được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và viết giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả (thời hạn hẹn trả hồ sơ thực hiện theo Phụ lục kèm theo Quyết định này); yêu cầu cá nhân, tổ chức ký vào phiếu tiếp nhận hồ sơ.
4. Chuyển hồ sơ và giấy tiếp nhận hồ sơ cho bộ phận Văn thư vào sổ theo dõi văn bản đến.
5. Nhận lại hồ sơ từ bộ phận Văn thư, chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý giải quyết hồ sơ.
6. Ghi chép, cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - giao trả kết quả theo quy trình sử dụng phần mềm (nếu có).

Quy trình chuyển hồ sơ
Ngay sau khi tiếp nhận hoặc vào cuối mỗi buổi làm việc, Bộ phận một cửa có trách nhiệm chuyển hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn có liên quan để giải quyết. Thời gian Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn và thời gian phòng chuyên môn trả lại kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận một cửa phải thể hiện trong sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả và phiếu chuyển hồ sơ (theo mẫu).

Quy trình giải quyết hồ sơ
1. Phòng chuyên môn thụ lý thực hiện các công việc sau:
a) Kiểm tra nội dung hồ sơ do thành viên trực Bộ phận một cửa chuyển giao theo Phiếu tiếp nhận và/hoặc Phiếu chuyển hồ sơ;
b) Nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết, báo cáo dự thảo văn bản giải quyết cho lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt.
Nếu hồ sơ có vướng mắc về nội dung thủ tục phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở. Trong thời hạn tối đa 0,5 ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến phải dự thảo văn bản trình lãnh đạo Sở ký trả lời cho tổ chức, cá nhân yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước khi tiến hành lại việc tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của phòng chuyên môn khác thì cán bộ, công chức hoặc phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với cán bộ, công chức hoặc phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.
Đối với hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành của các cơ quan liên quan khác, phòng chuyên môn thụ lý tham mưu cho Lãnh đạo Sở thực hiện việc phối hợp giải quyết theo hướng:
+ Phát hành văn bản để xin ý kiến thống nhất trong việc thụ lý hồ sơ.
+ Tổ chức họp với các ngành để lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị đề xuất với cấp trên.
c) Trường hợp đến ngày hẹn trả nhưng phòng chuyên môn chưa giải quyết xong hồ sơ thì phải lập Phiếu gia hạn trả hồ sơ trình Chánh Văn phòng ký, chuyển cho Bộ phận một cửa để gửi cho tổ chức, cá nhân có liên quan, nêu rõ lý do chậm trễ; thời gian gia hạn tùy tình hình thực tế nhưng không được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định cho từng loại hồ sơ.
d) Phòng chuyên môn chuyển kết quả giải quyết hồ sơ (hoặc Phiếu gia hạn trả hồ sơ trong trường hợp chưa có kết quả) cho Bộ phận một cửa để giao trả cho tổ chức, cá nhân đảm bảo đúng thời gian hẹn trả.
đ) Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, phòng chuyên môn chuyển hồ sơ và văn bản tham mưu đến Bộ phận một cửa của Sở để chuyển nộp cho Tổ một cửa của Văn phòng UBND tỉnh.
2. Thời gian thụ lý cho từng loại thủ tục quy định cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này.

Quy trình trả kết quả giải quyết hồ sơ
Trả kết quả giải quyết hồ sơ là quá trình thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực thực hiện các công việc sau:
1. Trả kết quả giải quyết hồ sơ hoặc phiếu gia hạn trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.
3. Ghi chép và cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - giao trả kết quả theo quy trình sử dụng phần mềm (nếu có).

Lưu trữ hồ sơ
Việc lưu trữ hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành về công tác lưu trữ của Nhà nước và của đơn vị.

Trách nhiệm của Giám đốc Sở Xây dựng
1. Đầu tư, kiện toàn cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ hoạt động của Bộ phận một cửa; ban hành các loại văn bản liên quan đến quá trình thực hiện cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng (phiếu tiếp nhận hồ sơ, phiếu gia hạn trả hồ sơ, phiếu hướng dẫn hồ sơ, Sổ theo dõi tiếp nhận và trả hồ sơ,...).
2. Ban hành quy chế quy định cụ thể trách nhiệm của các phòng chuyên môn, cá nhân cán bộ, công chức trong tiếp nhận, chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận một cửa; giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của đơn vị.
3. Tổ chức niêm yết công khai các thủ tục hành chính thực hiện tại bộ phận một cửa (danh mục hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và thời hạn giải quyết).
4. Tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc ở bộ phận một cửa.
5. Thường xuyên nghiên cứu, rà soát, đề xuất UBND tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung danh mục hồ sơ, thời hạn giải quyết cho từng loại thủ tục hành chính phù hợp với quy định của Nhà nước.
6. Theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ hoạt động của Bộ phận một cửa đảm bảo đúng theo quy định (bao gồm cả việc tiếp nhận, xử lý các kiến nghị vướng mắc về quy định hành chính).
7. Định kỳ báo cáo UBND tỉnh và Sở Nội vụ về tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa (khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất) vào ngày 10 của tháng cuối quý và ngày 5 tháng 11 hàng năm.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan
1. Thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung tại Quy định này.
2. Thực hiện việc nộp hồ sơ và nhận kết quả đúng địa điểm, thời gian ghi ở phiếu tiếp nhận hồ sơ.
3. Thường xuyên phản ảnh cho UBND tỉnh, Sở Xây dựng những vướng mắc để kịp thời xử lý, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật./.