QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định thực hiện duy tu, bảo dưỡng công trình sau đầu tư trên địa bàn các xã thuộc

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về thực hiện duy tu, bảo dưỡng công trình sau đầu tư trên địa bàn các xã thuộc

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3 .Các ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh; Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã và các xã thụ hưởng

Phạm vi và đối tượng áp dụng.
1. Phạm vi áp dụng: Quy định này áp dụng đối với các xã đặc biệt khó khăn và các xã khu vực II có thôn, bản đặc biệt khó khăn được thụ hưởng

Giải thích thuật ngữ.
Trong Quy định này, thuật ngữ “duy tu, bảo dưỡng” được hiểu bao gồm cả duy tu, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ, trong đó:
1. Duy tu, bảo dưỡng công trình: Là công việc kiểm tra, xử lý được tiến hành thường xuyên để đề phòng hư hỏng của từng chi tiết, bộ phận công trình.
2. Sửa chữa nhỏ: Là công việc được tiến hành khi công trình có hư hỏng ở một số chi tiết của bộ phận công trình, nhằm khôi phục chất lượng ban đầu của các chi tiết đó.

Mục đích việc duy tu, bảo dưỡng công trình.
1. Duy tu, bảo dưỡng công trình là công việc kiểm tra, xử lý được tiến hành thường xuyên để đề phòng hư hỏng của từng chi tiết, bộ phận công trình.
2. Duy tu, bảo dưỡng công trình nhằm duy trì những đặc trưng kỹ thuật, mỹ thuật và công năng công trình đảm bảo công trình vận hành, khai thác, sử dụng phù hợp với yêu cầu của thiết kế trong suốt quá trình khai thác sử dụng.
3. Duy tu, bảo dưỡng để tăng sự bền vững của công trình, góp phần khai thác tối đa những lợi ích kinh tế - xã hội của công trình đó mang lại.

Tổ chức quản lý duy tu, bảo dưỡng.
1. Chủ đầu tư: Giao UBND xã có công trình làm chủ đầu tư nguồn vốn duy tu, bảo dưỡng. Uỷ ban nhân dân huyện có trách nhiệm cử cán bộ giúp xã thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư.
2. Quản lý công tác duy tu, bảo dưỡng
UBND xã quyết định thành lập Tổ duy tu, bảo dưỡng công trình (sau đây gọi tắt là Tổ duy tu, bảo dưỡng) để giúp chủ đầu tư quản lý công tác duy tu, bảo dưỡng công trình trên địa bàn xã. Tổ duy tu, bảo dưỡng hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm, do chủ tịch UBND xã quyết định thành lập.
a) Mục đích thành lập Tổ duy tu, bảo dưỡng: Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng bền vững các công trình hạ tầng trên địa bàn xã; nâng cao năng lực quản lý, vận hành, đồng thời và gắn trách nhiệm của cấp chính quyền cơ sở và cộng đồng với tài sản của Nhà nước đã đầu tư trên địa bàn xã quản lý.
b) Số lượng, thành phần Tổ duy tu, bảo dưỡng: Chủ tịch UBND xã căn cứ số lượng, quy mô của từng công trình được đầu tư trên địa bàn quyết định thành lập Tổ duy tu, bảo dưỡng.
Số lượng thành viên trong Tổ từ 2 - 3 người;
Thành phần bao gồm: 01 tổ trưởng - cán bộ giao thông, thuỷ lợi xã; Từ 01- 02 kỹ thuật viên là đại diện Hội Nông dân xã và Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc xã.
c) Trách nhiệm của Tổ duy tu, bảo dưỡng:
Thường xuyên phối hợp với các đơn vị được giao quản lý, sử dụng công trình trong việc kiểm tra và đánh giá chất lượng, hoạt động của các công trình để kịp thời xây dựng kế hoạch sửa chữa khi công trình có sự cố. Tiến hành vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ đối với các công trình trên địa bàn xã nếu đủ năng lực;
Chịu trách nhiệm kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị quản lý, sử dụng hiệu quả, bền vững những công trình được giao;
Xây dựng kế hoạch hàng năm và báo cáo tình trạng triển khai công tác duy tu, bảo dưỡng các công trình trong xã và xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn gửi UBND xã tổng hợp và trình UBND huyện phê duyệt;
Lập dự toán chi tiết trình chủ đầu tư phê duyệt;
Huy động lao động tại chỗ để sửa chữa những hư hỏng nhỏ có kỹ thuật đơn giản. Huy động người hưởng lợi đóng góp vào việc sửa chữa và bảo dưỡng công trình;
Cử kỹ thuật viên cộng đồng tham gia các lớp tập huấn duy tu, bảo dưỡng công trình (các lớp tập huấn về xây dựng, sửa chữa đường nước .v.v.) khi có các lớp tập huấn;
Giám sát công tác duy tu, bảo dưỡng trên địa bàn.
d) Chi phí hoạt động cho Tổ duy tu, bảo dưỡng: Được trích từ nguồn kinh phí duy tu, bảo dưỡng thuộc

Nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn duy tu, bảo dưỡng.
1. Nguồn vốn duy tu, bảo dưỡng: Từ năm 2009, các công trình thuộc

Tổ chức thực hiện duy tu, bảo dưỡng.
1. Lập dự toán duy tu, bảo dưỡng
Hàng năm, UBND xã tổ chức rà soát, lựa chọn danh mục cần duy tu, bảo dưỡng, tổng hợp thông qua Hội đồng nhân dân xã để trình UBND huyện phê duyệt. Căn cứ danh mục duy tu, bảo dưỡng được UBND huyện phê duyệt hàng năm, chủ đầu tư (UBND xã) giao cho Tổ duy tu, bảo dưỡng lập dự toán chi tiết trình chủ đầu tư phê duyệt thực hiện.
Đơn vị lập dự toán: UBND xã giao cho Tổ duy tu, bảo dưỡng lập Dự toán chi tiết. Trong trường hợp các xã chưa đủ năng lực lập dự toán chi tiết, UBND huyện giao cho các phòng chuyên môn hướng dẫn và giúp các xã lập. Nếu các phòng chuyên môn không thể đảm nhiệm được, chủ đầu tư có thể hợp đồng với các tổ chức tư vấn để lập dự toán chi tiết.
Thẩm định dự toán duy tu, bảo dưỡng: Chủ đầu tư (UBND xã) chịu trách nhiệm thẩm định dự toán, nếu không đủ điều kiện năng lực thì hợp đồng với các cơ quan chuyên môn của huyện hoặc các đơn vị tư vấn thẩm định dự toán.
Phê duyệt dự toán chi tiết: Chủ đầu tư chịu trách nhiệm phê duyệt dự toán chi tiết.
Đối với vật tư, vật liệu xây dựng phục vụ cho duy tu, bảo dưỡng nếu mua của các công ty, hoặc hộ kinh doanh thì bắt buộc phải có hoá đơn hợp lệ. Trường hợp vật liệu như: cát, đá, sỏi… mua bán trong dân thì phải có giấy biên nhận mua bán của hộ và có xác nhận của trưởng thôn, bản và chủ tịch UBND xã. Giá cả vật tư, lao động theo mặt bằng giá tại khu vực xã do chủ đầu tư quyết định.
2. Thực hiện duy tu, bảo dưỡng công trình
a) Đơn vị thực hiện duy tu, bảo dưỡng: Tuỳ theo tính chất công việc, trưởng thôn, bản tổ chức nhân dân trong thôn bản tự duy tu hoặc UBND xã giao cho Tổ duy tu, bảo dưỡng thực hiện (nếu đủ điều kiện).
Trong trường hợp nhân dân trong thôn bản tự duy tu, bảo dưỡng, người dân cử đại diện ký hợp đồng với chủ đầu tư.
b) Nghiệm thu duy tu, bảo dưỡng: Thành phần tham gia nghiệm thu gồm: Chủ đầu tư; đại diện Tổ duy tu, bảo dưỡng; Đại diện tổ đội thi công, đơn vị quản lý, sử dụng công trình; Ban giám sát xã.
Tuỳ từng loại công trình, chủ đầu tư có thể mời thêm đại diện Phòng Công thương huyện và các thành viên khác tham gia nghiệm thu.
c) Đơn vị duy tu, bảo dưỡng phải chịu trách nhiệm bảo hành công việc duy tu, bảo dưỡng do mình thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng.

Thanh toán, quyết toán nguồn vốn duy tu, bảo dưỡng.
1. Tạm ứng, thanh toán vốn thực hiện duy tu bảo dưỡng công trình
a) Hồ sơ ban đầu:
Quyết định của UBND huyện, thị xã phê duyệt danh mục dự án duy tu, bảo dưỡng;
Quyết định của UBND huyện, thị xã giao cho UBND xã làm chủ đầu tư;
Quyết định phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi tiết của chủ đầu tư;
Hợp đồng giữa chủ đầu tư và đại diện tổ thi công xây dựng của thôn bản;
Hỗ sơ ban đầu chỉ gửi tới Kho bạc một lần cho cả quá trình thực hiện dự án.
b) Tạm ứng vốn duy tu, bảo dưỡng: Ngoài các hồ sơ ban đầu nêu trên chủ đầu tư gửi đến Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản các tài liệu sau:
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
Giấy rút vốn đầu tư.
Mức vốn tạm ứng: Mức tạm ứng tối thiểu bằng 60%, tối đa bằng 80% giá trị hợp đồng và không vượt kế hoạch vốn giao hàng năm (Mức cụ thể do chủ đầu tư quyết định và được ghi trong hợp đồng).
Thu hồi tạm ứng: Vốn tạm ứng được thu hồi qua từng lần thanh toán khối lượng hoàn thành của hợp đồng bắt đầu thu hồi từ kỳ thanh toán đầu tiên và thu hồi hết khi thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng.
c. Thanh toán khối lượng hoàn thành: Ngoài các hồ sơ ban đầu nêu trên chủ đầu tư gửi tới Kho bạc Nhà nước:
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư nếu có;
Giấy rút vốn đầu tư ;
Biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng ; Bảng kê danh sách cấp phát tiền công có xác nhận của UBND xã ; Bảng xác định khối lượng công việc thực hiện theo dự toán duyệt có chữ ký, dấu của chủ đầu tư, đại diện người dân và Ban giám sát cộng đồng xã ;
Trường hợp người đại diện tổ đội thi công không có tài khoản thanh toán, chủ đầu tư (UBND xã) đề nghị Kho bạc Nhà nước thanh toán bằng tiền mặt cho các công việc phải chi tiền mặt, người đại diện chi trực tiếp cho người dân có sự giám sát của Ban giám sát xã.
Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát thanh toán trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, căn cứ vào các điều khoản thanh toán được ghi trong hợp đồng chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc và chất lượng công trình. Kho bạc Nhà nước không chịu trách nhiệm về các vấn đề này.
2. Hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành
a) Các công trình sau khi thực hiện duy tu, bảo dưỡng hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng, chậm nhất sau 02 tháng UBND xã phải thực hiện việc phê duyệt quyết toán.
b) Hỗ sơ quyết toán gồm: Ngoài các văn bản đã quy định tại hồ sơ tạm ứng, thanh toán chủ đầu tư (UBND xã) phải bổ sung các tài liệu: Biên bản giao nhận vật tư hàng hoá; xác nhận ngày công đóng góp của nhân dân (các khoản đóng góp bằng hiện vật, ngày công phải xác định giá trị); Đối chiếu xác nhận rút vốn của Kho bạc Nhà nước; Biên bản thanh lý hợp đồng; Các biên bản nghiệm thu; Báo cáo giám sát của Ban giám sát xã; Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng; Các chứng từ mua vật liệu, biên nhận đối với mua lẻ hàng hoá có giá trị nhỏ như: vật tư, văn phòng phẩm..., bảng kê có xác nhận bên bán, trưởng thôn, bản và UBND xã đối với vật liệu tự khai thác, mua tại chỗ của người dân như: cát, đá, sỏi,... ; Danh sách ký nhận đối với các khoản chi thanh toán như: đền bù, tiền công, thù lao...
c) Quyết định phê duyệt quyết toán duy tu, bảo dưỡng công trình được niêm yết công khai tại UBND xã và được gửi đến các đơn vị: Kho bạc Nhà nước huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Ban giám sát xã. Hồ sơ quyết toán được quản lý lưu trữ tại UBND xã theo qui định.

Phân công nhiệm vụ.
1. Cấp tỉnh
Giao Ban Dân tộc tỉnh là cơ quan thường trực chương trình, chủ trì phối hợp với các Sở: Kế hoạch & Đầu tư, Tài chính và các Sở ban ngành liên quan tham mưu giúp UBND tỉnh có nhiệm vụ:
Chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính phân bổ nguồn vốn duy tu, bảo dưỡng cho các huyện trình UBND tỉnh phê duyệt ;
Tổng hợp kế hoạch duy tu, bảo dưỡng các công trình hàng năm gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp trình UBND tỉnh ;
Tổ chức việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện duy tu bảo dưỡng trên địa bàn báo cáo Ban chỉ đạo

Chế độ báo cáo.
1. UBND xã: Tổng hợp báo cáo định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 1 năm gửi về UBND huyện tổng hợp.
2. UBND huyện: Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện