QUYẾT ĐỊNH Quy định việc quản lý tài chính đối với nguồn viện trợ không hoàn lại thuộc Bộ Y tế BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ -

Ban hành: “Quy định việc quản lý tài chính đối với nguồn viện trợ không hoàn lại thuộc Bộ Y tế”.

Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Thông tư số 04-BYT-TT ngày 02/4/1994 của Bộ Y tế về việc Hướng dẫn quản lý và sử dụng nguồn tiền viện trợ quốc tế của các

Các Ông, Bà: Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các Vụ, Cục, Thanh tra Bộ - Bộ Y tế, Trưởng ban Ban quản lý các Dự án, Chủ nhiệm các

Quy định này áp dụng cho các nguồn viện trợ không hoàn lại của Chính phủ các nước, các tổ chức quốc tế, các tổ chức tài chính quốc tế, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài và cá nhân ở nước ngoài (gọi chung là các tổ chức viện trợ) viện trợ cho

Viện trợ không hoàn lại của tổ chức viện trợ được Chính phủ giao cho Bộ Y tế quản lý và thực hiện theo Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản pháp quy hiện hành về quản lý tài chính - ngân sách, trừ trường hợp trong Hiệp định viện trợ có quy định khác.

Các Đơn vị thụ hưởng nhận những khoản viện trợ không hoàn lại được quyền sử dụng toàn bộ nguồn viện trợ để thực hiện các mục tiêu đã ký kết hoặc thỏa thuận với tổ chức viện trợ.

Các khoản viện trợ bằng tiền (ngoại tệ hoặc tiền đồng Việt Nam) phải chuyển vào tài khoản của Bộ Y tế để tập chung quản lý (Trừ những Đơn vị thụ hưởng theo thỏa thuận với cơ quan tài trợ phải mở tài khoản riêng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt).

Trường hợp các Đơn vị thụ hưởng nhận trực tiếp tiền mặt, séc phải báo cáo ngay với Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Kế hoạch) để được hướng dẫn tiếp nhận và sử dụng.

Việc quản lý, chi tiêu tiền viện trợ không hoàn lại của các Đơn vị thụ hưởng phải thực hiện tại đơn vị trực thuộc Bộ (nếu đơn vị làm chủ dự án). Đối với các Đơn vị thụ hưởng do cơ quan Bộ Y tế trực tiếp quản lý và tổ chức thực hiện, việc quản lý chi tiêu và quyết toán do ban Quản lý các Dự án Bộ Y tế thực hiện).

Viện trợ không hoàn lại bằng tiền, hiện vật của các Đơn vị thụ hưởng đều phải làm thủ tục xác nhận viện trợ. Giấy xác nhận tiền, hàng viện trợ và căn cứ để hoàn tất các thủ tục nhận tiền, hàng và là căn cứ để Bộ Tài chính ghi thu, ghi chi Ngân sách Nhà nước cho Đơn vị thụ hưởng.

Thủ trưởng các Đơn vị thụ hưởng, trực tiếp sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Y tế về việc thực hiện đúng các mục tiêu, nội dung cam kết đã ghi trong hồ sơ, văn kiện được cấp có thẩm quyền phê duyệt và chuẩn chi của mình.

Sau khi văn kiện Dự án được ký kết và có hiệu lực thực hiện, Thủ trưởng các Đơn vị thụ hưởng lập dự toán thu, chi về viện trợ không hoàn lại và vốn đối ứng hàng năm (nếu có) theo Mẫu số 1 kèm theo Quy định này.
Dự toán về vốn đối ứng (bao gồm các chi phí từ khâu lập dự án đến tiếp nhận, vận chuyển, thuế (nếu có), lưu kho hàng hóa, thiết bị, chi phí quản lý điều hành Dự án...) theo từng loại vốn (xây dựng cơ bản, Hành chính sự nghiệp...) phải theo đúng với nội dung các văn bản cam kết, hiệp định hoặc văn bản thỏa thận trên cơ sở nhu cầu thực tế và phù hợp với tiến độ thực hiện của từng dự án.
Dự toán thu, chi về viện trợ không hoàn lại và vốn đối ứng hàng năm (nếu có) các Đơn vị thụ hưởng gửi về Vụ Tài chính Kế toán và đồng gửi Vụ kế hoạch các Đơn vị thụ hưởng có nguồn vốn xây dựng cơ bản phải gửi thêm một bản về Vụ Trang thiết bị và công trình y tế.
Riêng các Đơn vị thụ hưởng do cơ quan Bộ Y tế trực tiếp quản lý và tổ chức thực hiện, dự toán thu, chi phí viện trợ, vốn đối ứng HCSN, vốn đối xứng XDCB gửi về Ban quản lý các Dự án Bộ Y tế để tổng hợp gửi các Vụ có liên quan trên.

Tất cả các Đơn vị thụ hưởng có nhận hàng, tiền viện trợ đều phải làm xác nhận tiền viện trợ, bao gồm:
Hàng hóa, thiết bị do tổ chức viện trợ đặt mua trong nước và chuyển giao cho các Đơn vị thụ hưởng.
Hàng hóa, thiết bị trong danh mục viện trợ, được mang vào theo chuyên gia và do phía đối tác trực tiếp sử dụng, nhưng được cam kết sẽ bàn giao lại cho các Đơn vị thụ hưởng sau khi kết thúc dự án.
Tiền, hàng viện trợ nhân đạo, cứu trợ khẩn cấp cấp cho đơn phương tổ chức, đơn vị, địa phương do Bộ Y tế là đầu mối tiếp nhận.
Ngoại tệ hoặc đồng tiền Việt Nam do tổ chức viện trợ chuyển giao cho các Đơn vị thụ hưởng nhận và trực tiếp sử dụng (bao gồm cả khoản tài trợ cho hoạt động mang tính công vụ phí của văn phòng Dự án theo mức khoán đã cam kết trông hồ sơ)
Hàng hóa, tiền (Ngoại tệ hoặc đồng tiền Việt Nam) thuộc nguồn viện trợ không theo tổ chức dự án của tổ chức viện trợ chuyển giao cho các Đơn vị thụ hưởng đã được cấp cho thẩm quyền phê duyệt.

Khi có thông báo nhận hàng, tiền viện trợ, các Đơn vị thụ hưởng có trách nhiệm làm tờ khai xác nhận viện trợ. Đối với những khoản viện trợ bằng hàng do tổ chức viện trợ đặt mua trong nước rồi giao lại cho Đơn vị thụ hưởng sử dụng, thời điểm làm xác nhận viện trợ sau 15 ngày kể từ khi nhận được hàng.
Các khoản viện trợ bằng tiền theo hình thức séc nhờ thu, Đơn vị thụ hưởng làm tờ khai nhận viện trợ khi nhận được thông báo về tiền đã thu được của Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán). Các Đơn vị thụ hưởng đến các cơ quan dưới đây của Bộ Y tế và Bộ Tài chính để làm thủ tục xác nhận viện trợ:
Bội Y tế: Vụ Kế hoạch
Bộ Tài chính:
a) Vụ Tài chính đối ngoại:
+ Nguồn viện trợ không hoàn lại của chính phủ các nước.
+ Nguồn viện trợ của các tổ chức tài chính Quốc tế (ADB,WB...)
b) Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ Quốc tế và các đại diện của Ban:
+ Nguồn viện trợ không hoàn lại của các tổ chức Quốc tế (WHO, UNIC, UNFPA...)
+ Nguồn viện trợ không hoàn lại của các tổ chức phi Chính phủ nước ngoài và cá nhân người nước ngoài.
Giấy xác nhận tiền, hàng viện trợ làm theo Mẫu số 2 và Mẫu số 3 kèm theo Quy định này.

Các nguồn tiền hàng, hàng dưới đây không thuộc đối tượng phải làm xác nhận viện trợ:
Hàng hóa là quà biếu, tặng của các tổ chức, cá nhân người nước ngoài, hàng quản cáo, hàng chào giá của các hãng, công ty nước ngoài gửi cho các Đơn vị thụ hưởng.
Ngoại tệ, tiền đông Việt Nam do các tổ chức Quốc tế chuyển cho các Đơn vị thụ hưởng để thực hiện các hợp đồng dịch vụ: Hợp tác nghiên cứu điều tra, biên dịch tài liệu...
Các nguồn tiền, hàng nêu trên tuy không làm xác nhận Đơn vị thụ hưởng phải báo cáo Bộ Y tế (Vụ kế hoạch, Vụ tài chính Kế toán) để được hướng dẫn tiếp nhận và sử dụng. Khi được phép sử dụng Đơn vị thụ hưởng phải phản ánh trên sổ sách kế toán và thanh, quyết toán theo chế độ hiện hành.

Sau khi hoàn tất thủ tục nhận hàng, tiền viện trợ các Đơn vị thụ hưởng phải phản ánh kịp thời, đầy đủ các nguồn tiền, hàng đã nhận (cả về lượng và giá trị thành tiền) trên chứng từ và sổ sách kế toán theo đúng quy định và Quyết định số: 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 Bộ trưởng Bộ Tài chính và Quyết định số 144/BYT-QĐ ngày 31/01/1997 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành Hệ thống Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp.

Hạch toán tiền, hàng viện trợ:
Căn cứ để hạch toán vào sổ sách kế toán của Đơn vị thụ hưởng là tiền đồng Việt Nam và trị giá ngoại tệ đã được Bộ Tài chính xác nhận là viện trợ không hoàn lại không hoàn lại được quy đổ thành tiền đồng Việt Nam theo từng khoản, mục, quy định của

Các nguồn thu khác trong quá trình thực hiện:
Đơn vị thụ hưởng trong quá trình triển khai, thực hiện nếu phát sinh các khoản thu như: Lãi tiền gửi ngân hàng, tiền thu nhập bao bì ... phải tổng hợp báo cáo đề xuất hướng dẫn sử dụng với Bộ Y tế để xem xét và báo cáo cấp có thẩm quyền cho phép sử dụng.

Khi rút tiền về để chi cho các hoạt động, Đơn vị thụ hưởng phải có giấy đề nghị chuyển tiền (Mẫu số 4 kèm theo quy định này) gửi Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán) và kèm theo các hồ sơ liên quan sau:
+ Hồ sơ Dự án, hoặc văn bản thỏa thuận đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt (nếu Dự án xin rút tiền lần đầu)
+ Dự toán chi cho hoạt động của Đơn vị thụ hưởng, được thủ trưởng phê duyệt.
+ Các văn bản liên quan đến việc đấu tầu và phê duyệt kết quả đấu thầu, phê duyệt hợp đồng (nếu Dự án sử dụng tiền viện trợ để xây dựng sưả chữa, mua sắm thiết bị và thuê hợp đồng, thuê chuyên gia tư vấn,...).
+ Giấy xác nhận tiền viện trợ đã dược Bộ Tài chính xác nhận viện trợ không hoàn lại.

Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán) sẽ chuyển số tiền đồng Việt Nam vào tài khoản tại kho bạc của Đơn vị thụ hưởng để triển khai hoạt động theo đúng khoản, mục tiêu đã được Bộ Tài chính xác nhận tiền viện trợ riêng các Đơn vị thụ hưởng do cơ quan Bộ Y tế trực tiếp quản lý và trực tiếp thức hiện, ngân sách của các Đơn vị thụ hưởng được chuyển vào tài khoản của Ban quản lý Dự án Bộ Y tế.

Sử dụng ngoại tệ cho hoạt động của các Dự án với nguyên tắc: Hồ sơ Dự án hoặc văn bản thỏa thuận được cấp có thẩm quyền phê duyệt có danh mục chi cho các công việc:
Thanh toán tiền nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ cho nước ngoài (Kể cả chi phí phát sinh liên quan tới nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ)
Thanh toán tiền hàng hóa và dịch vụ cho các tổ chức và các cá nhân trong nước được phép thu ngoại tệ.
Rút ngoại tệ tiền mặt, chuyển khoản chi cá nhân làm việc cho Đơn vị thụ hưởng khi được cử ra nước ngoài và chi trả lương, thưởng phụ cấp khác cho người làm cho Đơn vị thụ hưởng.

Tất cả các hoạt động chi tiêu từ nguồn viện trợ phải có cụ thể trên cơ sở dự toán hàng năm đã được duyệt và căn cứ vào các mục tiêu đã được cơ quan tài trợ chấp thuận, các đơn vị thụ hưởng không được chi vượt mức đã thỏa thuận với tổ chức viện trợ.
Trường hợp văn kiện dự án hoặc văn bản thỏa thuận không ghi chi tiết mức chi, Đơn vị thụ hưởng phải chi tiêu theo các điều khoản đã cam kết ở tổ chức viện trợ và căn cứ vào định mức chi tiêu hiện hành của Nhà nước.

Trong quá trình hoạt động, nếu phát sinh yêu cầu phải điều chỉnh ngân sách (từ hoạt động này sang hoạt động khác) nhưng vẫn nằm trong kế hoạch tổng thể của dự án, Đơn vị thụ hưởng phải thỏa thuận với tổ chức viện trợ và báo cáo với Bộ Y tế để tổng hợp và xin các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Các Đơn vị thụ hưởng không được Nhà nước cấp vốn đối ứng, phải tự thu xếp trong ngân sách viện trợ, tiêu tiết kiệm đẻ chi cho công việc quản lý Dự án như: Trả thụ cấp kiêm nhiệm, lương hợp đồng, tiền thuê trụ sở (nếu có), tiền điện thoại, fax... nhưng không được ảnh hưởng đến các mục tiêu của Dự án. Các khoản chi nêu trên, Đơn vị thụ hưởng phải căn cứ vào định mức chi tiêu hiện hành của Nhà nước.

Các Đơn vị thụ hưởng sử dụng tiền viện trợ để mua sắm trang thiết bị, xây dựng, phải được thực hiện theo đúng quy chế đấu thầu hiện hành của Nhà nước. Các Đơn vị thụ hưởng không được tách nhỏ gói thầu mua sắm trang thiết bị, xây dựng, sửa chữa nâng cấp Tài sả cố định để bỏ qua công đoạn đấu thầu.

Hàng quý cả năm, Thủ trưởng các Đơn vị thụ hưởng trực tiếp sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại phải lập báo cáo tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ gửi về Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Kế hoạch). Riêng báo cáo của các Đơn vị thụ hưởng do Ban Quản lý các Dự án Bộ Y tế quản lý và cấp phát kinh phí, gửi về ban để tổng hợp gửi Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Kế hoạch). Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán) tổng hợp toàn bộ tình hình tiếp nhận và sử dụng viện trợ thuộc phạm vi quản lý gửi Bộ Tài chính (Mẫu số 5 kèm theo quy định này).

Quyết toán năm: Căn cứ vào hướng dẫn khóa sổ kế toán cuối năm và lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn của Bộ Y tế, Bộ Y tế các Đơn vị thụ hưởng có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán viện trợ cụ thể như sau:
Nguồn viện trợ được quyết toán vào “chi hoạt động” (Tài khoản 661) bao gồm:
Các khoản tiền, hàng do tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài viện trợ cho các Đơn vị thụ hưởng để thực hiện một số công việc nhất định không theo Dự án.
Các khoản quà biếu, quà tặng, hàng chào giá...
Các khoản tiền do các tổ chức Quốc tế gửi cho các Đơn vị thụ hưởng để thực hiện các hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng nghiên cứu điều tra, biên dịch tài liệu...
Các khoản hỗ trợ khẩn cấp...
Nguồn viện trợ được quyết toán vào “chi dự án” (Tài khoản 662), bao gồm:
Các khoản tiền, hàng do các tổ chức viện trợ các Đơn vị thụ hưởng để thực hiện các cam kết đã được phê duyệt.
Các khoản tiền hàng của các Tổ chức quốc tế, các doanh nghiệp, các liên danh trong nước ủng hộ cho chương trình, mục tiêu để triển khai cho Dự án.
Nội dung và mẫu biểu báo cáo quyết toán thực hiện theo quy định tại Quyết định số: 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Quyết định số 144 BYT-QĐ ngày 31/01/1997 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành Hệ thống Chế độ Hành chính sự nghiệp bao gồm:
B 01 - H: Bảng cân đối tài khoản
B 02 - H: Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.
B 03 - H: Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định.
B 05 - H: Thuyết minh báo cáo tài chính.
B 02 - H: Chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán.
B 02 - H: Chi tiết thực hiện chi dự án đề nghị quyết toán.

Đối với những Dự án đang hoạt động, số dư trên tài khoản tại thời điểm cuối năm ngân sách được chuyển sang năm sau để thực hiện tiếp (trừ vốn đối ứng trên tài khoản hạn mức).

Khi kết thúc Dự án, Thủ trưởng Đơn vị thụ hưởng có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán việc tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại, quyết toán các khoản vốn đối ứng (nếu có) và các khoản thu khác như: thu tiền bán bao bì, lãi tiền gửi ngân hàng... theo từng khoản, mục, tiểu mục đã được cơ quan quản lý trực tiếp chuyển tiền và cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Quyết toán Dự án sau khi đã được cơ quan kiểm toán xác nhận (nếu có), Thủ trưởng Đơn vị thụ hưởng có trách nhiệm gửi về Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán) để thẩm tra phê duyệt. Riêng các Đơn vị thụ hưởng trong cơ quan Bộ Y tế gửi về Ban Quản lý các dự án để tổng hợp báo cáo Bộ Y tế. Các Dự án đầu tư xây dựng cơ bản: Quyết toán Dự toán gửi về Bộ Y tế (Vụ Trang thiết bị công trình y tế, Vụ Tài chính Kế toán) và Quỹ Hỗ trợ phát triển để phê duyệt.

Khi Dự án kết thúc nếu còn thừa kinh phí, Thủ trưởng Đơn vị thụ hưởng phải báo cáo và đề xuất hướng xử lý với Bộ Y tế để tổng hợp báo cáo các cấp có thẩm quyền giải quyết. Mọi trường hợp sử dụng nguồn kinh phí dư thừa khi chưa có văn bản phê duyệt hướng dẫn sử dụng của cơ quan có thẩm quyền là vi phạm Luật Ngân sách Nhà nước, sẽ bị thu hồi, chờ sử lý.

Khi kết thúc Dự án và quyết toán Dự án đã được phê duyệt, Thủ trưởng Đơn vị thụ hưởng phải chủ động tổ chức bàn giao tài sản trên nguyên tắc:
Tài sản dùng cho quản lý Dự án được bàn giao cho cơ quan quản lý hành chính của Ban quản lý Dự án.
Tài sản của Dự án trang bị cho các Đơn vị thụ hưởng thực hiện dự án, được bàn giao cho các Đơn vị thụ hưởng thực hiện dự án.
Việc tiếp nhận, đăng ký tài sản, quản lý sử dụng và giao nhận tài sản phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định số: 14/1998/NĐ-CP ngày 06 tháng 3 năm 1998 của chính phủ về quản lý tài sản nhà nước và các về văn bản hướng dẫn Nghị định này.

Thủ trưởng Đơn vị thụ hưởng tự tổ chức kiểm tra định kỳ về tiến độ thực hiện các mục tiêu của Dự án, công tác quản lý tài chính của Dự án, công tác quản lý tài chính của Dự án trên các mặt chấp hành chế độ ghi chép sổ sách kế toán, chế độ chi tiêu, quản lý tài sản và chế độ báo cáo tài chính. Ban Quản lý các Dự án Bộ Y tế kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất các Đơn vị thụ hưởng thuộc quyền quản lý về các mặt: Công tác quản lý tài chính của các Dự án, nội dung thực hiện những cam kết với cơ quan tài trợ.

Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Kế hoạch) thường xuyên hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra công tác quản lý tài chính kế toán của các Dự án, tiến độ nội dung Dự án, phối hợp với Bộ Tài chính kiểm tra đột xuất Đơn vị thụ hưởng về công tác chấp hành Luật Ngân sách Nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý ngoại hối, quản lý tài chính Nhà nước và quản lý tài chính Nhà nước và quản lý tài sản với nguồn viện trợ không hoàn lại.

Thủ trưởng Đơn vị thụ hưởng có nguồn viện trợ không hoàn lại phải tổ chức quản lý chặt chẽ; chi tiêu tiết kiệm, tránh lãng phí; chỉ đạo bộ phận quản lý tài chính tổ chức hạch toán kế toán, mở sổ sách theo dõi và chấp hành báo cáo tài chính theo quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu khó khăn vướng mắc đề nghị các Đơn vị thụ hưởng phản ánh về Bộ Y tế (Vụ Tài chính Kế toán) để xem xét giải quyết.