QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định về việc quản lý và vận hành mạng tin học hóa quản lý hành chính của UBND tỉnh Vĩnh Long UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy định về việc quản lý và vận hành mạng tin học hóa quản lý hành chính của UBND tỉnh Vĩnh Long”.

Quyết định này thay thế Quyết định số: 3034/2000/QĐ-UB ngày 13/11/2000 của UBND tỉnh về việc ban hành qui định quản lý, sử dụng mạng công nghệ thông tin tỉnh Vĩnh Long, Quyết định số: 2924/2003/QĐ-UB ngày 03/09/2003 của UBND tỉnh Vĩnh Long về việc sửa đổi, bổ sung qui định về quản lý, sử dụng mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số: 3034/2000/QĐ.UBT.
Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và được đăng công báo cấp tỉnh.

Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
TM.UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Phạm Văn Đấu
QUY ĐỊNH
Về việc quản lý và vận hành mạng tin học hóa
quản lý hành chính của UBND tỉnh Vĩnh Long
(Ban hành kèm theo theo Quyết định số: /2010/QĐ-UBND
ngày tháng năm 2010 của UBND tỉnh Vĩnh Long)

Đối tượng và phạm vi điều chỉnh
1. Quy định này quy định quyền hạn và nghĩa vụ của cơ quan, đơn vị, cán bộ công chức, viên chức cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp (tỉnh; huyện, thành phố; xã, phường, thị trấn) tỉnh Vĩnh Long trong việc quản lý, vận hành, khai thác và bảo vệ an toàn, an ninh thông tin trên mạng tin học hóa quản lý hành chính của UBND tỉnh Vĩnh Long (gọi tắt là mạng tin học diện rộng của Uỷ ban nhân dân tỉnh).
2. Quy định áp dụng đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp có sử dụng ngân sách nhà nước, cá nhân tham gia hoạt động mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh Vĩnh Long.
Trung tâm tích hợp dữ liệu (TTTHDL) của tỉnh có chức năng, nhiệm vụ làm trung tâm quản lý, vận hành hệ thống và các ứng dụng để tích hợp dữ liệu và liên kết trao đổi thông tin trên toàn hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh. Thông qua TTTHDL của tỉnh, các đơn vị thành viên thực hiện truyền, nhận dữ liệu, trao đổi thông tin với nhau.
Mạng máy tính tại các cơ quan nhà nước cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn (gồm mạng LAN và mạng WAN của các đơn vị trực thuộc ngoài mạng LAN) kết nối trực tiếp vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh là mạng thành viên của mạng tin học diện rộng UBND tỉnh Vĩnh Long.

Giải thích từ ngữ.
Mạng tin học diện rộng (mạng WAN) của UBND tỉnh Vĩnh Long là một bộ phận của hệ thống mạng tin học diện rộng Chính phủ (CPNet) được kết nối với nhau thông qua các thiết bị truyền dẫn thông tin nhằm ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính nhà nước, gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh (gọi tắt là TTTHDL) liên kết với hệ thống mạng LAN (nội bộ) của các cơ quan hành chính Nhà nước cấp tỉnh, UBND các huyện - thành phố và mạng VPN (riêng ảo) xã - phường - thị trấn, các đơn vị ngoài mạng LAN trực thuộc các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh và UBND các huyện – thành phố (gọi chung là các đơn vị) để phục vụ việc tổ chức cung cấp thông tin cho công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước của UBND tỉnh và các đơn vị trong hệ thống cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Quản lý mạng
1. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức vận hành Trung tâm tích hợp dữ liệu và hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh theo sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND tỉnh, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt 24/24 giờ/ngày, 7 ngày/tuần (24/7).
Quản lý, vận hành các ứng dụng an toàn và an ninh thông tin trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.
Việc trang bị các thiết bị vi tính để nối mạng phải đảm bảo đúng chuẩn về kỹ thuật – công nghệ và chuẩn về thông tin quản lý theo quy định của Chính phủ, các Bộ chuyên ngành và của UBND tỉnh.
Việc quản lý, sử dụng hoặc thay đổi các phần mềm ứng dụng dùng chung trên toàn hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.
Việc cấp phát, khai báo tên miền, địa chỉ IP cho các mạng thành viên để kết nối, vận hành mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải tuân thủ đúng quy định của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Quyết định số: 2640/QĐ-UBND ngày 31/12/2008 của Chủ tịch UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quyết định số 1935/QĐ-UBND, ngày 17/8/2005 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Quy định khai báo hộp thư điện tử cho các cơ quan và cán bộ, công chức Nhà nước và Quyết định số 1936/QĐ-UBND, ngày 17/8/2005 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Quy định khai báo tên miền và địa chỉ IP cho hệ thống mạng tin học diện rộng tỉnh Vĩnh Long.
2. Thủ trưởng các đơn vị mạng thành viên có trách nhiệm:
Quản lý toàn bộ mạng LAN, mạng WAN tại đơn vị trực thuộc về trang thiết bị vi tính, cơ sở dữ liệu; thực hiện các biện pháp kỹ thuật đảm bảo an toàn mạng để tổ chức, cung cấp thông tin cho chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và khai thác sử dụng thông tin phục vụ nhiệm vụ được giao.
Khi luân chuyển cán bộ quản trị mạng sang bộ phận khác, phải đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và khắc phục được hệ thống mạng khi có sự cố xảy ra, không làm ành hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc tại đơn vị.

Khai thác, sử dụng mạng.
1. Các đơn vị mạng thành viên, cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp (gọi tắt là tổ chức và cá nhân) tỉnh Vĩnh Long được phép tham gia sử dụng mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh;
2. Các tổ chức và cá nhân tùy theo chức năng, nhiệm vụ được phân công tham gia sử dụng mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh được quyền truy cập trực tuyến, được quyền khai thác các cơ sở dữ liệu tại Trung tâm tích hợp dữ liệu theo phân quyền truy cập của Chủ tịch UBND tỉnh và được quyền khai thác toàn bộ các dịch vụ của mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh theo quy định;

Nguyên tắc sử dụng
1. Các tổ chức và cá nhân khi tham gia vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải tuân thủ mọi quy định, quy trình đã được UBND tỉnh ban hành; phải thường xuyên cập nhật, khai thác và sử dụng trao đổi thông tin trên mạng.
2. Tuân thủ quy định về phân quyền sử dụng, bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu trên mạng theo cấp quản lý.
3. Tuân thủ các quy định về cập nhật và khai thác thông tin trên mạng.
4. Tuân thủ các hướng dẫn sử dụng thiết bị vi tính trên mạng.
5. Không được tự ý thay đổi, sửa chữa những thông số mạng. Trường hợp cần thay đổi, sửa chữa phải được sự đồng ý của đơn vị chuyên trách CNTT.

Các dịch vụ của mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh gồm:
1. Cung cấp, khai thác trực tuyến các kho dữ liệu, tài nguyên tính toán tại Trung tâm tích hợp dữ liệu;
2. Cung cấp các dịch vụ công và nội dung thông tin,dữ liệu theo yêu cầu;
3. Truyền, nhận tập tin, thông tin văn bản, dữ liệu, đa phương tiện...;
4. Thư tín điện tử.
5. Dịch vụ khác…

Các tổ chức và cá nhân tham gia vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải tuân theo các quy định sau:
1. Chịu trách nhiệm quản lý các trang thiết bị vi tính được giao và được quyền sử dụng các trang thiết bị theo đúng quy định. Trong quá trình sử dụng nếu xảy ra sự cố gây hư hỏng trang thiết bị, đường truyền thì phải ghi lại nguyên nhân và báo cáo cho bộ phận quản trị hệ thống của đơn vị biết để tìm biện pháp xử lý;
2. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và chế độ phân quyền được giao tại đơn vị, các cá nhân phải thường xuyên theo dõi, gửi/nhận, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng;
3. Được quyền khai thác, sử dụng các tài nguyên trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh (cơ sở dữ liệu, phần mềm, thông tin chỉ đạo, điều hành của tỉnh và các thông tin khác,....) theo đúng quyền hạn do Thủ trưởng đơn vị quy định và được bộ phận quản trị hệ thống mạng của đơn vị khai báo, phân quyền truy nhập thông tin trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh theo quy định;
4. Trường hợp các đơn vị muốn triển khai, cài đặt các phần mềm chuyên ngành trên hệ thống mạng diện rộng của tỉnh theo hệ thống từ tỉnh đến huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn (nếu có) để giảm chi phí đầu tư, đơn vị chủ trì phải trình văn bản với đơn vị chuyên trách CNTT, trong đó cần nêu rõ về mục đích yêu cầu, giải pháp kỹ thuật, yêu cầu cấu hình thiết bị, quy trình vận hành, biện pháp khắc phục sự cố ... Khi được đơn vị chuyên trách CNTT thẩm định và trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt mới được triển khai.
5. Các cá nhân khi tham gia vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải tuân thủ qui định của đơn vị và hướng dẫn của cơ quan chuyên trách về CNTT hoặc cán bộ quản trị mạng tại đơn vị. Có trách nhiệm bảo quản thiết bị vi tính. Mọi dữ liệu tải từ Internet hoặc đĩa mềm, USB khi cắm vào máy tính nối mạng phải được quét virus trước khi sử dụng. Những máy tính bị nhiễm virus nặng, phải nhanh chóng tách khỏi mạng để tránh tình trạng lây nhiễm sang các máy tính khác và phải được xử lý khắc phục trong thời gian ngắn nhất do thủ trưởng đơn vị quy định. Khi không làm việc với máy tính trong thời gian dài, phải thoát khỏi phiên làm việc hoặc đặt chế độ chờ (Standby), chế độ bảo vệ màn hình để đảm bảo an toàn cho thiết bị. Tắt mở máy vi tính phải theo đúng quy trình kỹ thuật về sử dụng máy vi tính.
6. Nghiêm cấm việc khai thác và lưu trữ các dữ liệu, thông tin trên mạng Internet không liên quan đến nghiệp vụ, các chương trình giải trí chiếm nhiều băng thông đường truyền, thông tin có nội dung xấu, không lành mạnh…; thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cá nhân của người khác trên môi trường mạng mà không được sự đồng ý của người đó;
7. Nghiêm cấm việc truy nhập trái phép vào máy tính, mạng máy tính, cơ sở dữ liệu không thuộc thẩm quyền, phân cấp cho mình; không thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn việc truy nhập thông tin hoặc loại bỏ thông tin trái pháp luật theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; cung cấp, trao đổi, truyền đưa hoặc lưu trữ, sử dụng thông tin số để chống Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, phá hoại khối đoàn kết toàn dân, kích động mê tín dị đoan, phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc, xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm, uy tín của người khác và các nội dung vi phạm tại nghị định số: 63/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ, qui định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
8. Phải tuân thủ các quy định cụ thể về truy nhập, khai thác sử dụng máy vi tính.... do bộ phận quản trị hệ thống đề xuất và được Thủ trưởng đơn vị chấp thuận.

Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
Thủ trưởng đơn vị phải xây dựng quy chế quản lý, vận hành mạng của cơ quan, bảo đảm an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn và kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin trên mạng đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin; bố trí bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ quản trị hệ thống mạng của cơ quan gồm: quản trị mạng và quản lý các thiết bị vi tính, quản trị các cơ sở dữ liệu, quản lý các phần mềm và thông tin trên mạng.

Trách nhiệm của bộ phận quản trị mạng tại các cơ quan
Bộ phận quản trị mạng của cơ quan có các chức năng, nhiệm vụ sau:
1. Đảm bảo cho mạng của cơ quan hoạt động thông suốt;
2. Đảm bảo sự kết nối thông suốt mạng của cơ quan với mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh; nếu xảy ra sự cố phải báo ngay cho cơ quan chuyên trách CNTT để kịp thời phối hợp tìm biện pháp xử lý;
3. Máy chủ tại các mạng thành viên kết nối trực tiếp vào TTTHDL mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải tạo lập chế độ lưu giữ thông tin. Khi máy hỏng hay cần sửa chữa thay thế phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để đảm bảo an toàn về thông tin và báo cáo cho cơ quan chuyên trách CNTT.
4. Quản lý đường truyền, các thiết bị vi tính (phần cứng, Hub, Switch, Connector, firewall, UPS....), cơ sở dữ liệu…Phòng chống virus trên mạng, kiểm tra, xử lý những máy vi tính bị nhiễm virus nặng không để lây nhiễm sang các máy vi tính trên mạng;
5. Hàng năm, lập kế hoạch bảo trì các trang thiết bị vi tính; thực hiện thay thế, bổ sung những thiết bị vi tính đã hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng phải thay thế; thay đổi vị trí lắp đặt các thiết bị vi tính trên mạng do mình quản lý khi có nhu cầu, được thủ trưởng đơn vị chấp thuận và báo cáo bằng văn bản cho đơn vị chuyên trách CNTT của tỉnh;
6. Bảo đảm an toàn cơ sở hạ tầng, an ninh và bảo mật thông tin trong các hoạt động về công nghệ thông tin theo các quy định hiện hành của Bộ Công an và UBND tỉnh;
7. Cấp và quản lý quyền truy nhập mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh cho tất cả những người sử dụng do đơn vị trực tiếp quản lý theo quy định;
8. Quản trị các cơ sở dữ liệu gồm: cơ sở dữ liệu dùng chung của đơn vị và phần cơ sở dữ liệu của mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh được phân quyền quản lý. Nội dung quản trị cơ sở dữ liệu là: quản lý việc cập nhật; bổ sung mới dữ liệu, bảo mật, sao lưu bảo toàn dữ liệu; khai báo phân quyền khai thác dữ liệu cho các đối tượng người dùng theo quy định của Chủ tịch UBND tỉnh;
9. Quản lý, vận hành các phần mềm hệ thống, các phần mềm tác nghiệp của đơn vị và các phần mềm dùng chung trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.
10. Mở sổ nhật ký kỹ thuật theo dõi quá trình hoạt động của máy chủ mạng LAN của đơn vị.

Cơ quan chuyên trách CNTT - đơn vị đầu mối làm nhiệm vụ quản trị hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh có các nhiệm vụ sau:
Quản trị kỹ thuật và vận hành toàn hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.
Phối hợp với Công ty Viễn thông tỉnh Vĩnh Long khắc phục sự cố hư hỏng tại các nút mạng đấu nối giữa Sở – ban – ngành tỉnh, UBND các huyện - thành phố với TTTHDL của tỉnh. Tư vấn giải pháp khắc phục sự cố hư hỏng của các mạng thành viên tại các Sở-ban- ngành tỉnh, các tổ chức, cá nhân;
3. Quản lý đường truyền, thiết bị mạng diện rộng đấu nối với các mạng nội bộ của các tổ chức, cá nhân tham gia vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh;
4. Đảm bảo hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh hoạt động thông suốt 24/24 giờ trong ngày, phục vụ tốt việc cung cấp và thu nhận thông tin - dữ liệu theo quy định từ Trung tâm tích hợp dữ liệu đến các mạng thành viên, người sử dụng và ngược lại;
5. Đảm bảo an toàn cơ sở hạ tầng, an ninh, bảo mật thông tin trong quá trình truyền, nhận thông tin, dữ liệu thuộc mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh; hướng dẫn các quản trị hệ thống mạng thành viên phòng chống virus, tin tặc xâm nhập trái phép.
6. Nâng cấp các phần mềm hệ thống và giải pháp kỹ thuật – công nghệ tại Trung tâm tích hợp dữ liệu đảm báo tính kế thừa, nhất quán, đồng bộ toàn hệ thống mạng và tương thích với mạng tin học diện rộng của Chính phủ. Hướng dẫn cho quản trị hệ thống mạng thành viên nâng cấp hệ thống mạng tại đơn vị mình.
7. Quản trị các cơ sở dữ liệu tại Trung tâm tích hợp dữ liệu thuộc mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh bao gồm: quản lý việc cập nhật, bổ sung mới dữ liệu từ các mạng thành viên; phân cấp và khai báo phân quyền khai thác dữ liệu cho các mạng thành viên và các đối tượng người dùng theo quy định của UBND tỉnh; bảo mật dữ liệu, tổ chức định kỳ sao lưu dữ liệu để bảo toàn dữ liệu,... quản lý hệ thống thư điện tử, vận hành các phần mềm hệ thống và các phần mềm dùng chung trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.
8. Lập kế hoạch bảo trì các trang thiết bị, thực hiện thay thế, bổ sung, hoán đổi vị trí lắp đặt các thiết bị vi tính trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh khi có nhu cầu và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
9. Quản lý quyền truy cập của các mạng thành viên và của tất cả các người dùng có quyền truy nhập trực tiếp vào Trung tâm tích hợp dữ liệu thuộc mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

Thông tin truyền nhận trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh gồm các thể loại thông tin, văn bản điện tử phục vụ hoạt động quản lý hành chính, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh và hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước về các lĩnh vực chính trị - kinh tế - văn hóa – xã hội, quốc phòng – an ninh và trật tự xã hội.
1. Công báo, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân và UBND các cấp; các sở - ban - ngành tỉnh và các cơ quan hành chính, sự nghiệp khác:
2. Các văn bản hành chính nhà nước, báo cáo định kỳ và đột xuất;
3. Các chỉ tiêu kinh tế – xã hội;
3. Thông tin chuyên đề về kinh tế, khoa học công nghệ, văn hoá-xã hội,...;
4. Lịch làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, của lãnh đạo các đơn vị thuộc tỉnh;
5. Thư điện tử trao đổi công tác;
6. Các dữ liệu theo yêu cầu của các cơ sở dữ liệu dùng chung;
7. Các thông tin được phép lưu chuyển công khai theo các quy định của pháp luật hiện hành;
8. Các thông tin khác trong việc thực thi nhiệm vụ của đơn vị;

Vận hành và khai thác phần mềm Quản lý Văn thư (QLVT) - Hồ sơ công việc (HSCV):
1. Các cơ quan, đơn vị khi thực hiện phát hành văn bản phải gửi và thực hiện ứng dụng trên phần mềm Quản lý Văn thư – hồ sơ công việc chuyển tập tin văn bản điện tử trên mạng theo địa chỉ ghi tại nơi nhận của văn bản, thực hiện theo quy định về công tác văn thư – lưu trữ và quản lý trình bày văn bản, ban hành kèm theo Quyết định số: 2787/2005/QĐ-UBND ngày 12/12/2005 của UBND tỉnh. Văn bản được quản lý theo chế độ " Mật " không đưa lên mạng.
2. Hàng quý (vào ngày 20 của tháng cuối quý) các đơn vị thống kê số lượng văn bản đến từ các đơn vị khác không có văn bản điện tử kèm theo chuyển trên mạng, gửi về Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xin ý kiến chỉ đạo, đồng thời gửi 01 bản về cơ quan chuyên trách CNTT để theo dõi.
3. Hàng ngày, cán bộ công chức, viên chức phải kiểm tra văn bản đến và văn bản được phân công mỗi ngày làm việc ít nhất 02 lần/ngày để giải quyết kịp thời công việc lãnh đạo giao.

Chuẩn công nghệ thông tin.
1. Phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối hệ thống, tích hợp dữ liệu, đặc tả dữ liệu và truy xuất thông tin theo quy định tại Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT và Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành "Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước” và " Danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước".
2. Các thể loại văn bản quản lý (Văn bản qui phạm pháp luật) và văn bản hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh gửi nhận qua mạng phải thực hiện ứng dụng trên phần mềm Quản lý văn thư – Hồ sơ công việc và hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải được thực hiện đúng theo quy định về công tác văn thư – lưu trữ và quản lý trình bày văn bản, ban hành kèm theo Quyết định số: 2787/2005/QĐ-UBND ngày 12/12/2005 của UBND tỉnh.
3. Văn bản điện tử đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, được phát hành đúng trình tự, thủ tục theo quy định, thực hiện ứng dụng trên phần mềm Quản lý văn thư – hồ sơ công việc để truyền nhận qua mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh đến các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh có giá trị cung cấp thông tin nhanh phục vụ cho nghiên cứu chỉ đạo, điều hành xử lý tình huống tác nghiệp hành chính của cơ quan, cán bộ, công chức kịp thời.
Hiện nay Chính phủ chưa có quy định về bỏ sử dụng văn bản giấy, do đó các cơ quan, đơn vị ngoài việc phát hành văn bản điện tử qua mạng, vẫn phải gửi văn bản giấy theo phương thức truyền thống đến các cơ quan, đơn vị để tham chiếu thực hiện và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương gửi đến UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh sao y và thực hiện ứng dụng trên phần mềm Quản lý văn thư – hồ sơ công việc để truyền nhận văn bản điện tử qua mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh đến các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan để triển khai thực hiện – không gửi văn bản giấy.

Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản lý vận hành Trung tâm tích hợp dữ liệu và hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, đảm bảo các cơ sở dữ liệu Trang thông tin điện tử của các đơn vị và hệ thống thư tín điện tử của tỉnh hoạt động thông suốt trên môi trường mạng 24 giờ/ngày, 7 ngày/tuần (24/7).

Cơ quan Nhà nước cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố xây dựng và triển khai Trang thông tin điện tử (hoặc Cổng thông tin điện tử) phải tuân thủ các quy định tại Thông tư số: 26/2009/TT-BTTTT, ngày 31/7/2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp thông tin và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước.

Ban Biên tập và bộ phận quản trị trang thông tin điện tử có trách nhiệm:
1. Chủ trì lập kế hoạch, xây dựng chương trình thu thập, xử lý, biên tập cập nhật thông tin, dữ liệu lên trang thông tin điện tử hàng ngày và định kỳ theo quy định.
2. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện thu thập, khai thác, tổng hợp thông tin, biên tập, cập nhật lên trang tin điện tử theo đúng tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm. Theo dõi việc gửi, nhận báo cáo và các thông tin của các đơn vị tham gia mạng.
3. Cung cấp kịp thời, chính xác, trung thực các thông tin thuộc cơ sở dữ liệu của cơ quan, đơn vị cập nhật lên trang tin điện tử phục vụ cộng đồng theo quy định của pháp luật. Bảo mật các thông tin, dữ liệu trong phạm vi quản lý.

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm.
1. Phân công cán bộ công chức, viên chức thường xuyên theo dõi thông tin trên trang thông tin điện tử của đơn vị và các trang thông tin của Đảng, Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương…, và của UBND tỉnh để nắm bắt và triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và các thông tin hoạt động chung nhằm cụ thể hóa nhiệm vụ chính trị đơn vị.
2. Xây dựng kế hoạch 5 năm và hàng năm, cụ thể hóa Nghị định số: 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện tại cơ quan, đơn vị, địa phương mình.
3.Phân công Văn thư cơ quan kiểm tra các hộp thư điện tử (xxx@vinhlong.gov.vn) của cơ quan, đơn vị (Hộp thư công) ít nhất 02 lần/ngày để tiếp nhận thông tin. Đồng thời chỉ đạo, nhắc nhở cán bộ, công chức, viên chức phải sử dụng và thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cá nhân mình.
4.Phân công cán bộ quản trị mạng của đơn vị hàng năm phải kiểm tra sự tăng giảm hộp thư cá nhân của cán bộ, công chức, viên chức theo sự tăng giảm biên chế của đơn vị; lập danh sách biến động để điều chỉnh hộp thư cá nhân theo quy định tại Quy chế quản lý và sử dụng thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Long ban hành kèm theo Quyết định số: 3088/2005/QĐ-UBND ngày 30/12/2005 của UBND tỉnh.

Về tổ chức vận hành mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.
1. Mạng của cơ quan, đơn vị khi tham gia mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh đều phải đảm bảo về quy định kỹ thuật an toàn mạng (có bức tường lửa và các phương tiện bảo mật khác).
Việc kết nối vào mạng Internet với mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải tuân theo qui định hiện hành của Chính phủ và các qui định tại quy định này.
2. Tất cả các máy trạm khai thác thông tin trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh đều phải tạo lập chế độ lưu giữ thông tin theo phân cấp quy định.
3. Việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị vi tính (phần cứng, kể cả máy tính xách tay) của các cơ quan quản lý nhà nước thuộc tỉnh Vĩnh Long (trừ thiết bị ngoại vi) phải do bộ phận quản trị hệ thống của đơn vị xử lý hoặc nhờ sự tư vấn, hỗ trợ của cơ quan chuyên trách CNTT thực hiện, không được tự ý thuê mướn các đơn vị bên ngoài.
4. Khi mạng của cơ quan, đơn vị có nhu cầu kết nối, mở rộng thêm máy trạm mới do đơn vị thực hiện, phải thông báo cho bộ phận quản trị hệ thống của mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh biết để đưa vào danh mục quản lý trước khi cài đặt.
5. Cơ quan phải bố trí 01 máy vi tính riêng, không kết nối mạng nội bộ và mạng Internet dùng để quản lý, soạn thảo văn bản, tài liệu mật và phân công cụ thể cán bộ chịu trách nhiệm, quản lý, lưu trữ theo chế độ bảo mật đúng quy định nhà nước.

Trách nhiệm của quản trị mạng và người sử dụng về thông tin dữ liệu.
1. Các thông tin dữ liệu lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải được định kỳ sao chép trên thiết bị sao lưu dự phòng và lưu trữ theo Quy định lưu trữ hiện hành của Nhà nước tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh và Trung tâm dự phòng (nếu có).
2. Bộ phận quản trị hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh chịu trách nhiệm trình cấp có thẩm quyền áp dụng các biện pháp bảo vệ an toàn cho mạng; bảo vệ các cơ sở dữ liệu; khai báo phân quyền cho người sử dụng trực tuyến và các đơn vị mạng thành viên trong việc khai thác thông tin dữ liệu tại Trung tâm tích hợp dữ liệu theo quy định của UBND tỉnh.
3. Bộ phận quản trị hệ thống mạng tin học diện rộng phải phân công trực thường xuyên kiểm tra hoạt động các phần mềm hệ thống và phần mềm dùng chung trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh để phát hiện các sự cố (nhất là virus) và tìm giải pháp khắc phục.
4. Các đơn vị, cá nhân khi tham gia vận hành mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phải nghiêm chỉnh chấp hành chế độ bảo mật, an toàn, an ninh thông tin đồng thời chịu trách nhiệm đối với các thông tin mà mình cung cấp; không được lợi dụng mạng máy vi tính để hoạt động gây nguy hại đến an ninh quốc gia; tiết lộ bí mật của Nhà nước, không được lợi dụng mạng để thiết lập, tra cứu, tái bản và tuyên truyền những thông tin ảnh hưởng đến an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và thuần phong mỹ tục Việt Nam.
5. Không cho phép bất cứ hành vi nào của người sử dụng gây tổn hại đến dịch vụ và hư hỏng thiết bị mạng; cung cấp thông tin không trung thực để công bố trên mạng, phát tán virus máy tính; sử dụng mạng để thâm nhập vào các mạng máy vi tính khi chưa được phép v.v....
6. Không đưa các thông tin có nội dung "mật", "tối mật" và "tuyệt mật" lên hệ thống mạng.
7. Không được tự ý cài đặt các chương trình phần mềm, các giải pháp kỹ thuật làm ảnh hưởng đến các phần mềm dùng chung đã được cài đặt. Không được tự ý xóa bỏ hoặc can thiệp vào bất kỳ phần mềm nào đã được quy định cài đặt trên hệ thống mạng diện rộng của tỉnh khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của cấp có thẩm quyền.
8. Tuyệt đối bảo mật các thông số kỹ thuật và các mật khẩu của hệ thống. Không được tiết lộ mật khẩu kết nối mạng/chương trình của đơn vị, cá nhân cho bất kỳ người sử dụng nào ngoài phạm vi được uỷ quyền; không tìm hiểu mật khẩu máy của cá nhân, tổ chức khác. Chịu trách nhiệm về bảo mật các thông số, mật khẩu trên máy làm việc của mình (mật khẩu mỗi máy do bộ phân chuyên trách CNTT đơn vị hoặc Trung tâm CNTTTT cài đặt và lưu giữ theo chế độ " Mật ", chỉ chuyển giao cho người sử dụng trực tiếp biết và thay đổi).
9. Thủ trưởng đơn vị quyết định bằng văn bản phân công cán bộ chuyên trách CNTT tại đơn vị, trong đó quy định trách nhiệm về an toàn cơ sở hạ tầng, an ninh thông tin trên mạng. Hồ sơ cán bộ chuyên trách này phải được báo cáo Công an tỉnh và đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin tỉnh.
10. Các mạng thành viên và người sử dụng phải chịu sự kiểm tra, giám sát theo pháp luật của đơn vị chuyên trách CNTT và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 63/2007/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Đơn vị, cá nhân khi quản lý, vận hành, sử dụng mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh phục vụ công tác quản lý hành chính nhà nước đạt hiệu quả cao được khen thưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định về quản lý mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, gây hư hỏng thiết bị, để mất thông tin dữ liệu, tiết lộ nội dung mật, các thông số mạng, mật mã hoặc có hành vi gây thiệt hại cho việc quản lý, vận hành mạng và vi phạm quy định này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Sở Thông tin và Truyền thông có nhiệm vụ:
Hướng dẫn, triển khai, theo dõi thực hiện quy định này tại các cơ quan nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh, tiếp nhận và xử lý các vướng mắc phát sinh; báo cáo định kỳ cho Bộ Thông tin và Truyền thông, Uỷ ban nhân dân tỉnh, Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin tỉnh.
Nghiên cứu, đề xuất về công tác chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện các biện pháp phát triển mạng, xác định chuẩn công nghệ thông tin và truyền thông, đảm bảo hoạt động an toàn trên mạng; đồng thời kiểm tra, khảo sát việc thực hiện tại các cơ quan nhà nước, nắm bắt kịp thời tình hình thuận lợi, khó khăn tại các mạng thành viên; Xây dựng kế hoạch tố chức triển khai thực hiện Quy định này và kế hoạch phát triển CNTT hằng năm trình UBND tỉnh phê duyệt.
Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch - Đầu tư thẩm định kinh phí ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị cấp tỉnh (Phòng Văn hóa Thông tin huyện, thành phố phối hợp với phòng Tài chính kế hoạch thẩm định kinh phí ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị cấp huyện - thành phố theo phân cấp). Sở Tài chính, Sở Kế hoạch - Đầu tư (phòng tài chính kế hoạch huyện, thành phố) tổng hợp trình cấp có thẩm quyền về dự toán chi ngân sách nhà nước cho ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật.

Giám đốc Sở, Thủ trưởng các đơn vị, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tổ chức thực hiện có hiệu quả Nghị định số: 64/2007/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước và quy định này.
Hàng năm, các đơn vị lập dự toán chi ứng dụng công nghệ thông tin (về chi đầu tư xây dựng và chi vốn sự nghiệp), theo quy định tại Thông tư liên tịch số 43/2008/TTLT-BTC-BTTTT ngày 26/5/2008 của Bộ Tài chính và Bộ Thông tin và Truyền thông, hướng dẫn việc quản lý và sử dụng kinh phí chi ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông gửi cơ quan chuyên môn (Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và Sở Thông tin và Truyền thông) thẩm định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 102/2009/NĐ-CP, ngày 06/11/2009 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật.
Về chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho quản lý vận hành hệ thống mạng của cơ quan, Thủ trưởng đơn vị lập dự toán tổng hợp chung vào dự toán chi ngân sách hàng năm của đơn vị. Giám đốc Sở Tài chính tổng hợp cân đối ngân sách trình UBND tỉnh xem xét phân bổ theo quy định của Luật ngân sách.

Điều khoản thi hành.
1. Các quy định về quản lý mạng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp đều phải phù hợp với quy định này.
2. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông và Thủ trưởng các đơn vị liên quan có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện quy định này. Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện những điểm chưa hợp lý các đơn vị, cá nhân kiến nghị với đơn vị chuyên trách CNTT xem xét hoàn chỉnh trình UBND tỉnh ban hành nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả, an toàn, an ninh thông tin trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh./.