QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Long An ỦY BAN NHÂN dân tỉnh LONG AN

Ban hành kèm theo quyết định này quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Long An.

Giao Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện

Điều 1 của quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với nội dung quyết định này không còn giá trị.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, thủ trưởng các sở, ngành tỉnh, chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
QUY CHẾ
Sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động
của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 62/2009/QĐ-UBND
ngày 17 tháng 11 năm 2009 của UBND tỉnh Long An)

Hệ thống thư điện tử của tỉnh
Hệ thông thư điện tử (email) trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Long An (sau đây gọi tắt là Hệ thống email) có địa chỉ tên miền là http://mail.longan.gov.vn được sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng diện rộng của tỉnh và mạng internet phục vụ cho việc trao đổi thông tin, thực thi công vụ của các sở ngành, đơn vị sự nghiệp, UBND các cấp, tổ chức nhà nước (sau đây gọi là cơ quan) và cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan (sau đây gọi là các nhân) trên địa bàn tỉnh Long An.

Phạm vi, đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan, cá nhân trong bộ máy hành chính, sự nghiệp nhà nước của tỉnh và các tổ chức, các nhân khác có sử dụng hệ thống email của tỉnh.

Thiết lập và vận hành hệ thống email
1. Hệ thống email được thiết lập và vận hành trên mạng diện rộng của tỉnh và mạng internet.
2. Hệ thống email được đặt tên có dạng là : abc@longan.gov.vn (trong đó abc là ký hiệu tên riêng của cơ quan hoặc cá nhân) được chia thành:
a) Email cá nhân: dành cho cá nhân trong các cơ quan của tỉnh.
b) Email cơ quan: là hộp thư đại diện chung của từng cơ quan (sau đây gọi là email của cơ quan).
3. Việc đặt tên email của cơ quan và cá nhân trong hệ thống email phải đảm bảo yêu cầu ngắn gọn, dễ nhớ.

Quy chế về lưu trữ, quản lý, cập nhật danh bạ email
1. Danh bạ email của các cơ quan và cá nhân được tạo lập, quản lý và lưu trữ tại hệ thống của Sở Thông tin - Truyền thông.
2. Danh bạ email của các cơ quan và cá nhân được công bố và cập nhật kịp thời lên cổng thông tin điện tử của tỉnh và trang (hoặc cổng) thông tin điện tử của cơ quan (nếu có).
3. Việc đăng ký sử dụng email phải đảm bảo tỷ lệ như sau:
a) Đối với các sở, ngành, cơ quan cấp tỉnh: đảm bảo tối thiểu 80% cá nhân trong cơ quan mình được cấp và sử dụng email trong công việc. 100% đơn vị trực thuộc phải có email của cơ quan.
b) Đối với UBND cấp huyện: đảm bảo tối thiểu 50% cá nhân trong cơ quan mình được cấp và sử dụng email trong công việc (tính đến cấp phòng, ban, đơn vị trực thuộc). 100% phòng, ban, đơn vị trực thuộc phải có email của cơ quan. Đối với UBND các xã, phường, thị trấn ở những nơi đủ diều kiện về hạ tầng viễn thông, internet thì phải đăng ký tối thiểu email của cơ quan.
5. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ email
1. Việc cung cấp và quản lý email được quy định như sau:
a) Đối với cá nhân mới vào làm việc trong sở ngành, cơ quan cấp tỉnh: đăng ký tạo lập email mới cho cá nhân đó tham gia hệ thống email của tỉnh.
b) Đối với trường hợp cá nhân thay đổi vị trí công tác trong tỉnh: đăng ký thay đổi thông tin trên danh bạ email của tỉnh để đảm bảo đúng thực tế với người sử dụng trong hệ thống email của tỉnh.
c) Đối với trường hợp cá nhân chuyển công tác ra khỏi tỉnh: xóa bỏ email của cá nhân đó trong hệ thống email của tỉnh.
d) Đối với email của cơ quan: việc cấp mới, thay đổi thông tin, xóa, đăng ký thực hiện tương tự như đối với email cá nhân.
2. Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm tổ chức lập danh sách tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu được cấp mới, thay đổi thông tin, xóa bỏ email, kịp thời gửi văn bản về Sở Thông tin - Truyền thông để được thực hiện theo yêu cầu.

Quy định về thời gian sử dụng email
1. Tất cả các cơ quan, cá nhân được cấp email phải kiểm tra email thường xuyên trong giờ làm việc, ít nhất 2 lần/ngày: một lần vào buổi sáng, một lần vào buổi chiều.
2. Sau khi nhận được văn bản gửi đến qua email, người nhận phải có phản hồi ngay cho người gửi biết là “đã nhận được văn bản”, để đề phòng khi hệ thống email có sự cố không gửi được, người gửi sẽ gửi thư lại.

Quy định các loại văn bản gửi, nhận qua hệ thống email
1. Bắt buộc gửi, nhận các loại văn bản sau qua hệ thống email của tỉnh:
a) Lịch làm việc, lịch công tác (tuần, tháng, quý…) của lãnh đạo ủy ban nhân tỉnh, ủy ban nhân dân cấp huyện, sở ngành tỉnh…
b) Thư mời dự họp, dự hội nghị và các tài liệu kèm theo.
c) Các dự thảo văn bản, tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.
d) Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, các văn bản sao y.
e) Báo cáo chuyên đề, báo cáo tuần, tháng, quý, năm, thông báo, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.
2. Khuyến khích tận dụng hệ thống email để gửi, nhận các loại văn bản: công văn, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác (trừ những văn bản mật) . Tận dụng triệt để hệ thống email để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công.
3. Đảm bảo tỷ lệ văn bản gửi bằng email của cơ quan, đơn vị đạt tối thiểu 20% văn bản hành chính gửi đi.
4. Các văn bản được gửi không phải là văn bản mang tính chất mật theo quy định tại

Điều 4, 5, 6, 7 Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBNVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các văn bản khác có liên quan.

Yêu cầu quản lý nội dung thông tin trong email
1. Những văn bản được chuyển qua hệ thống email phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy. Đối với các văn bản đã quy định bắt buộc chuyển bằng email, các cơ quan có quyền từ chối nhận văn bản đến và chuyển trả khi cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng các hình thức khác.
2. Sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống email.
3. Đối với các loại và giấy tờ hành chính đã chính thức ban hành (có số văn bản, ngày phát hành, người có thẩm quyền ký tên, đóng dấu) thì phải gửi bằng định dạng tập tin .PDF (có thể không cần scan màu để giảm dung lượng file, tốc độ gửi, nhận file sẽ nhanh hơn) hoặc các định dạng khác tương đương (chỉ xem được nội dung và không chỉnh sửa được). Từng bước sử dung chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
4. Trong nội dung, thông tin gửi nhận giữa các cơ quan, cá nhân phải thể hiện rõ tên cơ quan, cá nhân, các thông tin liên lạc cần thiết: số điện thoại, email, fax, website (nếu có).

Sử dụng hệ thống email khác
Đối với những nơi chưa đủ điều kiện để triển khai hệ thống email của tỉnh, có thể xem xét tạm thời sử dụng các hệ thống email miễn phí có tính bảo mật cao để phục vụ gửi, nhận văn bản, trao đổi thông tin trong công việc.

Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Quản trị kỹ thuật và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh, đảm bảo cho hệ thống email của tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục.
2. Quản lý danh bạ email của tỉnh, tiếp nhận các đề nghị của các cơ quan trên địa bàn tỉnh để xem xét cấp quyền đăng nhập, mật khẩu (password) truy cập ban đầu, tạo mới, thay đổi thông tin, xóa bỏ các hộp thư trong hệ thống email và trên danh bạ email của tỉnh. Chịu trách nhiệm định kỳ sao dữ liệu của các email trên hệ thống, đảm bảo phục hồi kịp thời dữ liệu hệ thống email khi có sự cố kỹ thuật xảy ra.
3. Thực hiện và hướng dẫn các cơ quan, cá nhân thực hiện giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống thư rác, tạo lập chế độ xóa bỏ, lưu trữ thông tin trong email đang sử dụng hoặc đã xóa tài khoản truy cập.
4. Cập nhật kịp thời danh bạ email và gửi Trung tâm Tin học – Văn phòng UBND tỉnh đăng công khai trên cổng thông tin điện tử của tỉnh.
5. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Chính phủ, Bộ Thông tin - Truyền thông và của UBND tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống email.
6. Lập văn bản hướng dẫn sử dụng email và đăng trên cổng thông tin điện tử của tỉnh. Mở các lớp đào tạo sử dụng khi có yêu cầu của các cơ quan.
7. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng email trong các đơn vị trên phạm vi toàn tỉnh. Tổ chức triển khai công tác vận động, tuyên truyền việc sử dụng email trong hoạt động của các cơ quan trên địa bàn tỉnh.
8. Hàng năm, Sở Thông tin - Truyền thông lập kế hoạch bảo trì, nâng cấp hệ thống email của tỉnh nhằm đảm bảo hoạt động ổn định, phù hợp với yêu cầu nâng cao chất lượng cho hệ thống.

Trách nhiệm của các sở, ngành liên quan
1. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch - Đầu Tư phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông trong việc đầu tư, nâng cấp, trang bị hệ thống thiết bị, cấp kinh phí duy trì hoạt động hàng năm, đảm bảo cho hệ thống email của tỉnh hoạt động thông suốt, có hiệu quả.
2. Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông trong việc theo dõi, quản lý, cập nhật danh bạ email. Khi các cá nhân có thay đổi đơn vị công tác, nghỉ việc thì kịp thời thông báo cho Sở Thông tin - Truyền thông để cập nhật hoặc xóa bỏ danh bạ email liên quan. Phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông trong việc xem xét đảm bảo nhân sự để quản lý vận hành hệ thống email.
3. Trung tâm Tin học – Văn phòng UBND tỉnh kịp thời cập nhật danh bạ email của các cơ quan, cá nhân đã được tạo lập trên cổng thông tin điện tử của tỉnh theo danh sách do Sở Thông tin - Truyền thông chuyển giao.

Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng hệ thống email của tỉnh
1. Phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông trong việc thực hiện các nội dung theo

Điều 5,

Điều 7,

Điều 8 của quy chế này.
2. Có kế hoạch đầu tư, nâng cấp, trang bị hệ thống thiết bị và đào tạo nhân lực trong nội bộ cơ quan, đảm bảo cho việc kết nối vào hệ thống email được đồng bộ, thông suốt và hiệu suất sử dụng cao.
3. Tổ chức tốt trong cơ quan việc thực hiện chế độ gửi, nhận email trong và ra ngoài cơ quan, áp dụng các giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống lọc thư rác, lưu trữ thông tin… theo hướng dẫn của Sở Thông tin - Truyền thông.
4. Cử cán bộ giúp lãnh đạo cơ quan theo dõi chung việc sử dụng email của cơ quan, cử cán bộ phụ trách email của cơ quan. Email của cơ quan do thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong cơ quan sử dụng; hàng ngày, thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua email của cơ quan mình.
5. Công khai danh bạ email của cơ quan, cá nhân và tên, chức danh, số điện thoại của người có thẩm quyền quản lý email của cơ quan lên trang thông tin điện tử của cơ quan mình (nếu có).
6. Các cơ quan có trách nhiệm xây dựng, ban hành quy chế sử dụng email cụ thể cho phù hợp với cơ quan mình, quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua email của của cơ quan và coi đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan và của cấp trên.
7. Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình sử dụng email theo đề nghị của Sở Thông tin - Truyền thông và yêu cầu của UBND tỉnh.

Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
1. Chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nội dung tại

Điều 12 của quy chế này tại cơ quan mình.
2. Gương mẫu đi đầu sử dụng email trong công việc.
3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng email cá nhân trong cơ quan mình.

Trách nhiệm của cá nhân sử dụng hệ thống email
1. Chấp hành các quy định của pháp luật, các hướng dẫn của Sở Thông tin - Truyền thông, các quy định có liên quan trong quy chế này, cũng như quy chế quản lý, sử dụng email trong nội bộ cơ quan và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin từ email cá nhân của mình.
2. Bảo vệ của email cá nhân, không được cung cấp password, hoặc để lộ password đăng nhập vào hệ thống email cho người khác.
3. Quản lý và lưu trữ email cá nhân, không truy nhập vào email của người khác và không để người khác sử dụng email của mình.
4. Không trao đổi thông tin trái quy định qua email đã được cấp; không có hành động ảnh hưởng đến sự an toàn, bảo mật hệ thống; không phát tán thư rác hoặc email có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ email của mình.
5. Khi gặp sự cố về hệ thống email phải báo cáo ngay cho Sở Thông tin - Truyền thông để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
6. Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng hệ thống email ngày càng hoàn thiện, dễ sử dụng, tiện ích hơn cho mọi cá nhân.
7. Thông tin của cá nhân người sử dụng email: mỗi cá nhân được cấp địa chỉ email phải nhớ địa chỉ email và password, yêu cầu khi gửi email, phải ghi rõ họ và tên, chức danh, địa chỉ và số điện thoại cơ quan (kể cả số điện thoại di động cá nhân - nếu có). Việc sử dụng thành thạo trong việc gửi, nhận email phải được xem là tiêu chuẩn tối thiểu của cán bộ - công chức – viên chức nhà nước. Phải đặt tiêu đề (subject) trong mỗi lần gửi email, tên tiêu đề phải ngắn gọn, khoa học để dễ dàng truy cập thông tin cũ (khi cần).

Trách nhiệm của cá nhân quản lý email của cơ quan
Thủ trưởng cơ quan có thể trực tiếp quản lý, kiểm tra email của cơ quan hoặc phân công trực tiếp một cá nhân chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra. Người quản lý email của cơ quan có trách nhiệm:
1. Quản lý, sử dụng email này chỉ để giải quyết công việc hành chính của cơ quan. Không phát tán thư rác hoặc các email có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác.
2. Theo dõi, kiểm tra, thực hiện việc gửi các loại văn bản phát hành đi của cơ quan đến các tổ chức và cá nhân khác, nhận văn bản đến từ các tổ chức và cá nhân khác gửi về theo quy trình được quy định trong cơ quan mình; kịp thời thông tin, báo cáo, gửi nội dung đã nhận đến lãnh đạo để lãnh đạo nắm và chỉ đạo giải quyết công việc kịp thời.
3. Khi gửi nội dung yêu cầu xử lý văn bản đến tổ chức, cá nhân trong cơ quan, ngoài việc đính kèm tập tin và văn bản đến cần xử lý, còn phải ghi nội dung bút phê của lãnh đạo để cán bộ nhận xử lý thực hiện đúng theo chỉ đạo của lãnh đạo.
4. Bảo vệ password sử dụng email của cơ quan, không được cung cấp password hoặc để lộ password vào hệ thống email cho người khác.
5. Chịu trách nhiệm về nội dung email của cơ quan, không trao đổi thông tin trái quy định qua email của cơ quan.
6. Không có hành động ảnh hưởng đến sự an toàn, bảo mật hệ thống.

Quy định về công tác kiểm tra, báo cáo
1. Các cơ quan báo cáo định kỳ 6 tháng một lần và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của Sở Thông tin - Truyền thông, báo cáo tình hình sử dụng email trong công việc của cơ quan (gồm các nội dung như: tổng số cá nhân của cơ quan, số cá nhân đã được cấp email, tỷ lệ văn bản được chuyển qua email, các loại văn bản được chuyển qua hệ thống email, nêu những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng…) gửi về Sở Thông tin - Truyền thông để tổng hợp, kịp thời báo cáo về UBND tỉnh, Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin tỉnh để giải quyết những khó khăn, vướng mắc…

Thi đua khen thưởng, kỷ luật về sử dụng email
1. Mỗi cơ quan phải cụ thể hóa tiêu chí sử dụng email vào quy chế thi đua khen thưởng hàng năm, xem đây là một trong những tiêu chí làm cơ sở để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể, cá nhân trong cơ quan.
2. Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông và các cơ quan có liên quan tham mưu, đề xuất UBND tỉnh xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng.

Điều khoản thi hành
1. Thủ trưởng các cơ quan căn cứ các quy định của pháp luật và quy chế này để xây dựng, ban hành quy chế sử dụng email cho phù hợp với cơ quan mình.
2. Giao Sở Thông tin - Truyền thông chủ trì, tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện quy chế này trên địa bàn tỉnh và theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện./.