THÔNG TƯ Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài Thựchiện Nghị định số 87/CP ngày19/12/1996 của Chính phủ "Quy định chi tiếtviệc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước",Nghị định số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của Chính phủ" Sửa đổi bổ sungmột số điều của Nghị định 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ". Đểthống nhất quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt nam ở nướcngoài, Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các cơ quan đạidiện Việt Nam ở nước ngoài như sau: I. ĐỐI TƯỢNG VÀPHẠM VI ÁP DỤNG Thôngtư này áp dụng đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (bao gồm cơquan đại diện Ngoại giao, Phòng Tuỳ viên Quốc phòng, Cơ quan Thương mại, Cơ quanthường trú Đài tiếng nói Việt Nam, Cơ quan thường trú Đài truyền hình Việt Nam,Cơ quan thường trú Báo Nhân dân, Phân xã TTXVN, Trung tâm văn hoá Việt Nam tạiLào, Cơ quan Tham tán kinh tế Việt Nam tại Lào, Ban Quản lý lao động...) sửdụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp hoặc từ nguồn thu của ngân sách nhà nước đượcgiữ lại để chi theo chế độ quy định hiện hành. II. QUY ĐỊNH VỀVIỆC LẬP VÀ CHẤP HÀNH DỰ TOÁN THU CHI. Cáccơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao,chế độ thu, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách, biến động giá cả của nước sởtại, số kiểm tra về dự toán ngân sách do cơ quan thẩm quyền thông báo, tìnhhình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước, lập dự toán thu chi ngân sáchnhà nước hàng năm theo đúng các quy định, biểu mẫu do cơ quan tài chính hướngdẫn (kèm theo). Dự toán phải thể hiện đầy đủ các khoản thu- chi của cơ quan đạidiện theo mục lục ngân sách nhà nước, kèm theo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứtính toán gửi Bộ chủ quản trước 30/7 hàng năm. Bộ chủ quản xem

xét tổng hợp dựtoán của các cơ quan đại diện cùng với dự toán thu, chi ngân sách của đơn vịmình gửi Bộ Tài chính theo đúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước và các quyđịnh hiện hành. 1. Dự toán thu ngân sách nhà nước tại cơ quan đại diện: Căncứ vào các loại phí và lệ phí phát sinh tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nướcngoài quy định tại Thông tư số 99/TT-BTC ngày 25/10/2002 và các khoản thu khácnhư: thu tiền thuê nhà thuộc nhà sở hữu, nhà hỗ tương, nhà thuê, lãi tiền gửingân hàng, thu hoàn thuế VAT, thu tiền đền bù đào tạo, môi giới thương mại vàdịch vụ công, tiền điện nước của người đi thăm đi theo..., cơ quan đại diện lậpdự toán thu ngân sách theo mục lục ngân sách nhà nước gửi Bộ chủ quản tổng hợpbáo cáo Bộ Tài chính. Đối với các khoản thu này, cơ quan đại diện thu nộp vàoQuỹ tạm giữ ngân sách nhà nước theo tỷ lệ quy định tại Thông tư số29/2000/TT-BTC ngày 24/4/2000 của Bộ Tài chính. 2. Dự toán chi ngân sách nhà nước tại cơ quan đại diện: Căncứ vào nhiệm vụ chính trị được giao, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi, biến độnggiá cả của nước sở tại, các cơ quan đại diện lập dự toán chi ngân sách theo mụclục ngân sách nhà nước hiện hành. 3. Chấp hành dự toán thu chi ngân sách nhà nước tại cơ quan đạidiện VN ở nước ngoài: Trêncơ sở dự toán thu chi ngân sách Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ duyệt, Bộ Tàichính thông báo cho Bộ chủ quản để Bộ chủ quản phân bổ dự toán thu chi ngânsách cho từng cơ quan đại diện trên nguyên tắc tổng dự toán thu chi ngân sáchcủa các cơ quan đại diện bằng số thông báo dự toán thu chi ngân sách do Chínhphủ phê duyệt gửi Bộ Tài chính và Kho bạc nhà nước trung ương. 4. Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước dùng để cấp phát: BộTài chính thực hiện cấp phát kinh phí cho các cơ quan đại diện Việt Nam theocác nguồn sau: a. Cấp phát kinh phí từ Quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước: BộTài chính lập Thông trị duyệt y dự toán và lệnh chi tiền đồng Việt Nam ( sốtiền ghi trên " Lệnh chi tiền" bằng ngoại tệ nhân với tỷ gía hạchtoán do Bộ Tài chính quy định ).

Căn cứ vào lệnh chi tiền của Bộ Tài chính, Khobạc Nhà nước Trung ương xuất Quỹ ngọai tệ tập trung cấp kinh phí cho các cơquan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thuộc Bộ chủ quản. b. Cấp kinh phí từ Quỹ Tạm giữ của ngân sách nhà nước tại Cơ quanđại diện Việt Nam ở nước ngoài: BộTài chính ra lệnh chi ngoại tệ từ Quỹ tạm giữ của ngân sách nhà nước tại các cơquan đại diện để cấp cho các cơ quan đại diện Việt Nam bằng ngoại tệ. Căncứ vào số ngoại tệ đã trích từ Quỹ tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại các cơquan đại diện, Bộ Tài chính lập thông tri duyệt y dự toán bằng đồng Việt nam (đượcquy đổi từ số ngoại tệ đã được trích từ Qũy tạm giữ Ngân sách nhà nước nhân vớitỉ gía hạch toán do Bộ Tài chính quy định).

Căn cứ vào thông tri duyệt y dựtoán lập lệnh thu, lệnh chi để thực hiện hạch toán- ghi thu " tiền lệ phílãnh sự hoặc các khoản thu khác ở nước ngoài" đồng thời ghi chi " cấpkinh phí cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài" cho Bộ chủ quản. 5. Quy định việc sử dụng kinh phí: Dự toán kinh phí được cấp thẩm quyền giao cho từng cơ quan đại diệnVN ở nước ngoài là mức chi tối đa trong năm.Thủ trưởng cơ quan đại diện xâydựng quy chế chi tiêu nội bộ và công khai các mức chi nhằm sử dụng kinh phí cóhiệu quả và tránh lãng phí công quỹ của nhà nước. Nhữngmục chi được ấn định chi theo dự toán là: Mục100 "Thanh toán sinh hoạt phí cho cán bộ, công chức". Mục114 "Thanh toán tiền thuê trụ sở và nhà ở". Mục145 "Mua sắm tài sản chuyên dùng cho công tác chuyên môn". Mục118 " Chi sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn và các công trìnhcơ sở hạ tầng". Cácmục chi thường xuyên còn lại, tuỳ từng đặc điểm của Bộ, ngành, Thủ trưởng cơquan đại diện VN ở nước ngoài được quyền chủ động duyệt mức chi và điều chỉnhcác mục chi này để đáp ứng cho hoạt động của cơ quan nhưng không vượt qúa tổngmức dự toán đã được cấp thẩm quyền giao đối với các mục chi này. III. MỘT SỐ CHẾ ĐỘ, ĐỊNH MỨC CHI TIÊU ÁP DỤNG CHO CÁC CƠ QUAN ĐẠIDIỆN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI . Trêncơ sở dự toán năm được duyệt, Thủ trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoàicông khai tài chính cho các bộ phận hoặc cán bộ trong cơ quan biết.

Căn cứ vàocác chế độ, tiêu chuẩn, định mức để quyết định chuẩn chi cụ thể như sau: 1. Về tiền sinh hoạt phí: Căncứ vào quyết định cử đi công tác dài hạn của cấp có thẩm quyền, mức sinh hoạtphí được tính theo quy định của Thông tư Liên tịch số 22/2001/TTLT/BTCCBCP-BTCngày 9/5/2001. Sinh hoạt phí được trả theo ngày thực tế có mặt ở nước sở tại. 2. Phụ cấp sinh hoạt phí: Cáctrường hợp kiêm nhiệm lái xe hoặc làm thêm một nhiệm vụ nào thay thế cho ngườiđược cử đi công tác thì được tính thêm phụ cấp. Tuỳ theo đặc điểm của từng Bộvà tình hình cụ thể ở từng nước mà cấp có thẩm quyền của các Bộ ra quyết định hưởngphụ cấp nhưng không quá 10% mức sinh hoạt phí tối thiểu. 3. Tiền công thuê người nước ngoài hoặc người Việt Nam: Tuỳtừng trường hợp cụ thể, trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài quyếtđịnh thuê người nước ngoài hoặc người Việt nam sau khi Bộ chủ quản cho phépbằng văn bản. Tiền công trả cho người nước ngoài hoặc người Việt Nam được quyđịnh trong hợp đồng ký giữa cơ quan đại diện với người lao động sao cho phù hợpvới mặt bằng giá cả của nước sở tại và trong khuôn khổ hạn mức kinh phí mà cơquan đại diện được phân bổ. 4. Các khoản thanh toán cho cá nhân bao gồm: 4.1. Trang phục và những đồ dùng khác cho cán bộ, công chức trongnhiệm kì công tác ở nước ngoài (kể cả trang phục trong nước trước khi đi): Cánbộ, công chức đi công tác dài hạn (nhiệm kỳ3 năm) ở nước ngoài được phụ cấp mộtkhoản tiền để mua sắm trang phục, chăn màn, gối, ga và các dụng cụ cá nhânkhác... khoản tiền này được giải quyết theo nguyên tắc khoán gọn cả nhiệm kỳ,cụ thể là mức 900 USD/người/ một nhiệm kỳ đối với hàm Tham tán, Trưởng cơ quanđại diện đến Đại sứ và phu nhân hoặc phu quân đi cùng; mức 700USD/ người/ mộtnhiệm kỳ đối với cấp bậc còn lại. Trường hợp cán bộ, công chức đi công tác đãnhận khoản phụ cấp này, nhưng vì lý do chủ quan phải về nước thì một phần củakhoản tiền trên sẽ phải hoàn trả lại cho nhà nước theo tỉ lệ thời gian. Trườnghợp kéo dài nhiệm kỳ công tác trên một năm, có quyết định của Bộ chủ quản sẽ đượchưởng thêm mức phụ cấp tính theo thời gian kéo dài. 4.2. Thanh toán tiền vé máy bay cho cán bộ, công chức: Cánbộ, công chức đi công tác nhiệm kỳ và về nước khi kết thúc nhiệm kỳ được mua vétheo mức giá vé ecomomy, bay trực tuyến và ngắn nhất của hãng hàng không vàkhoán mức cước hành lý là 30 kilogam/một lượt theo giá của hãng hàng không(ngoài khối lượng hành lý được mang miễn phí theo quy định của hãng hàngkhông). Riêng Đại sứ được thanh toán loại vé Business, trường hợp phu nhân hoặcphu quân đi cùng chuyến với Đại sứ cũng được hưởng theo hạng Business. Lượtđi công tác nhiệm kỳ: tiền vé, cuớc hành lý thanh toán trong nước, trong dựtoán đoàn ra. Lượtvề: tiền vé, cước hành lý thanh toán trong dự toán được giao của các cơ quanđại diện Việt Nam ở nước ngoài. Thờigian chờ máy bay khi đi nhận công tác nhiệm kỳ và khi về nước hết nhiệm kỳ đượcthanh toán lưu trú không quá 4 ngày.Việc thanh toán tiền lưu trú khi đi và về đượcthanh toán tại cơ quan đại diện. 4.3. Thanh toán tiền bảo hiểm khám chữa bệnh: Căncứ vào quyết định cử đi công tác dài hạn, ngân sách nhà nước hỗ trợ mức 250USD/người/ năm cho cán bộ, công chức để thanh toán cho các tổ chức bảo hiểm về bảohiểm khám chữa bệnh của cán bộ công chức. Trường hợp cán bộ, công chức mua bảohiểm với mức phí bảo hiểm cao hơn mức hỗ trợ của ngân sách nhà nước thì cá nhântự chịu phần phí bảo hiểm chênh lệch đó. Đốivới những trường hợp cấp cứu các bệnh hiểm nghèo như chảy máu dạ dày, mổ ruộtthừa..., tổ chức nhận bảo hiểm chỉ thanh toán một phần viện phí thì phần cònlại được cơ quan thanh toán. 5. Máy điện thoại, máy fax Việctrang bị máy địên thoại và máy fax tại trụ sở làm việc được định mức như sau: Máyfax: Mỗi cơ quan đại diện được trang bị một máy fax. Trường hợp các cơ quan đạidiện làm thêm nhiệm vụ thu cho nhà nước được trang bị 2 máy fax trong đó 1 máydành cho phòng lãnh sự. Máyđiện thoại: Mỗi phòng làm việc được trang bị 1 máy điện thoại. Tuỳ từng địa bànvà nhiệm vụ hoạt động của các công chức có tính chất lưu động thì được trang bịmáy điện thoại di động. Việc trang bị máy điện thoại di động do Thủ trưởng cơquan quyết định. Việcsử dụng gọi điện thoại, fax nội địa và quốc tế cho việc công và nghiệp vụ đượccơ quan thanh toán. Trường hợp cá nhân sử dụng gọi điện thoại fax quốc tế choviệc riêng thì cá nhân phải tự thanh toán.Tiền thu được nộp vào quỹ tiền mặtcủa cơ quan và ghi giảm chi kinh phí cho cơ quan đại diện. Để theo dõi việcthanh toán tiền điện thoại của cơ quan và cá nhân sử dụng việc riêng, các cơquan đại diện phải có quy chế quản lý, đăng kí các số máy giao dịch, số máy cơquan, số máy gia đình hoặc có quyết định khoán định mức tiền điện thoại chotừng bộ phận hoặc từng người. 6. Tiền thuê trụ sở, nhà ở: Khicó nhu cầu thuê mới hoặc đổi nhà, cơ quan đại diện phải báo cáo về Bộ chủ quảnđể xin phép. Khi được Bộ chủ quản đồng ý mới tìm thuê nhà cụ thể và báo cáo vềBộ dự thảo hợp đồng thuê nhà trước khi ký chính thức.Trường hợp trong hợp đồngthuê nhà, bên cho thuê bắt buộc nộp tiền đặt cọc, thì cơ quan hạch toán vào tàikhoản tạm ứng và hết hạn hợp đồng thuê nhà phải thu hồi tiền đặt cọc để hoàntrả nguồn kinh phí 7. Trang bị xe ô tô: CQĐDcó từ 1- 4 biên chế: 1 xe. CQĐDcó từ 5- 7 biên chế: 2 xe. CQĐDcó từ 8- 12 biên chế: 3 xe. CQĐDcó từ 13-19 biên chế: 4 xe. CQĐDcó từ 20- 30 biên chế: 5- 6 xe. CQĐDcó từ 31-40 biên chế: 7-8 xe. CQĐDcó từ 41- 50 biên chế: 8-9 xe. Địnhmức xe ô tô nói trên không bao gồm xe Đại sứ và Trưởng phái đoàn Việt Nam tạiLiên Hiệp Quốc và bên cạnh Liên Hiệp quốc Việcmua xe mới hoặc đổi đầu xe, mua xe 4 chỗ hay 12 chỗ..., giá cả, chủng loại xedo Bộ chủ quản quyết định và có trong dự toán được duyệt. Khi mua xe mới phảicó hợp đồng mua bán xe ô tô ký giữa thủ trưởng cơ quan đại diện hoặc người đượcuỷ quyền với bên bán xe. Tấtcả các xe công nói trên, khi sử dụng đều phải mua bảo hiểm ô tô. Trường hợp xegặp nạn trên đường do lỗi của cá nhân thì cá nhân phải chịu trách nhiệm bồi thường. Căncứ vào định mức sử dụng xe nói trên, Thủ trưởng cơ quan đại diện có quy định cụthể về việc quản lý, sử dụng xe trong cơ quan đại diện. Trườnghợp các cơ quan đại diện không trang bị ô tô hoặc trang bị thấp hơn định mức dođặc thù của từng địa bàn vì giá dịch vụ thuê bãi đắt đỏ thì được thanh toántiền xe đi lại theo mức khoán giá xe công cộng. 8. Mua sắm các tài sản cố định khác: Đốivới tất cả tài sản khác như: máy tính, máy phôtocopy, điện thoại cố định, điệnthoại di động, máy fax, đầu máy video, vô tuyến truyền hình, tủ lạnh, bàn ghế,gường, tủ ... được mua sắm theo tiêu chuẩn về trang thiết bị cơ sở vật chất đượcphê duyệt và được bố trí trong dự toán. Khi mua về được sử dụng và quản lý theochế độ quản lý tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp quy địnhtại Quyết định số 351-TC/QĐ/CĐKT ngày 22/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính vềviệc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong cácđơn vị hành chính sự nghiệp. 9. Thanh toán công tác phí: Căncứ vào nhiệm vụ đi công tác nội địa hoặc nước ngoài do cấp thẩm quyền quyếtđịnh. Tiền công tác phí được quy định như sau: 9.1 Công tác nội địa được hiểu là cán bộ, công chức đi công tác trong phạm vi nướcsở tại. Tiền công tác phí nội địa được tính như sau: Tiềntàu hoả, ôtô, vé máy bay đến địa phương công tác được thanh toán theo thực chighi trên vé hoặc hoá đơn thu tiền, trường hợp đi bằng máy bay thì được thanhtoán theo mức giá Economy. Tiềnthuê khách sạn (tiền ở) được thanh toán theo thực chi theo mức thuê phòng loạigiá trung bình ở địa phương. Tiềncông tác phí được tính đồng loạt (không phân biệt chức vụ) như sau: MứcSHP tối thiểu Côngtác phí = --------------------------- x số ngày công tác X (hệsố 2) 30ngày Việccử công chức đi công tác nội địa phải được Thủ trưởng cơ quan đại diện quyếtđịnh bằng văn bản. 9.2. Công chức trong cơ quan đại diện được cử đi công tác nước ngoài phải do Bộ chủquản quyết định bằng văn bản. Chế độ thanh toán công tác phí ở nước ngoài đượcthực hiện theo Thông tư số 45/1999/TT-BTC ngày 4/5/1999 và Thông tư số108/1999/TT-BTC ngày 4/9/1999 của Bộ Tài chính. 9.3 .Trường hợp về Việt Nam công tác thì được thanh toán theo chế độ công tác phítại Việt Nam, cụ thể là: Đốivới cán bộ, công chức cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài về công tác trongthời gian 30 ngày( kể từ ngày rời nước sở tại đến ngày rời Việt nam) thì được hưởngnguyên mức sinh hoạt phí tại nước đang công tác; đối với cán bộ, công chức về nướccông tác trên 30 ngày thì không được hưởng sinh hoạt phí ngoài nước kể từ ngàyvề nước công tác mà hưởng 100% mức lương trong nước. Trong thời gian công táctại Việt Nam, nếu cán bộ, công chức đi công tác xa trụ sở làm việc thì đượcthanh toán công tác phí trong nước theo chế độ công tác phí trong nước do BộTài chính ban hành. Việc thanh toán công tác phí tại Việt nam do cơ quan đạidiện chi trả bằng ngoại tệ trên cơ sở quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngoại tệ theotỉ giá mua vào của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm thanh toán. 9.4. Chế độ công tác phí đối với các cơ quan đại diện Việt Nam tại địa bàn Lào,Cămpuchia: Do đặc thù là địa bàn liền kề với Việt Nam, có nhiều vấn đề đốingoại giữa hai nước phải giải quyết tại các vùng biên giới thì cán bộ, côngchức của các cơ quan đại diện tại hai địa bàn này thường phải đi công tác tạicác tỉnh giáp ranh nên được thanh toán theo chế độ công tác phí nội địa. 10. Văn phòng phẩm: Hàngquí, các nhóm hoặc bộ phận công tác trong cơ quan đại diện phải lập kế hoạch sửdụng văn phòng phẩm gửi cho tài vụ hoặc văn phòng của cơ quan đại diện đi muavà cấp phát cho các nhóm hoặc các bộ phận công tác phù hợp với kinh phí thực tếđược cấp. 11. Trang bị nhà khách và bếp ăn tập thể: Ở những nơi có điềukiện tổ chức bếp ăn tập thể và nhà khách thì thủ trưởng cơ quan được sử dụngkinh phí để mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho nhà khách, nhàbếp. 12. Tiếp khách, chiêu đãi, đóng góp cho tổ chức ngoại giao đoàn,tặng phẩm: Tiếpkhách: Khách đến làm việc hoặc chào xã giao thì cơ quan đại diện chỉ được dùngnước khoáng (hoặc nước chè, cà phê) để tiếp khách, không sử dụng thuốc lá, rượu,bia để tiếp khách. Chiêuđãi: Đối với các ngày lễ như: Quốc khánh, ngày thành lập Quân đội Nhân dân ViệtNam, ngày kỷ niệm thành lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước... tuỳ từng nămchẵn lẻ Thủ trưởng cơ quan thực hiện theo hướng dẫn của các cơ quan có thẩmquyền ở Việt Nam. Việc chiêu đãi cần được thực hiện trên tinh thần tiết kiệm. Đốivới các cuộc chiêu đãi khác (mời cơm) có liên quan đến công việc nghiệp vụ thìthủ trưởng cơ quan quyết định (trên cơ sở quy định của cơ quan chủ quản.) Đónggóp cho tổ chức ngoại giao đoàn: Việc đóng góp nghĩa vụ cho tổ chức ngoại giaođoàn tại nước sở tại được thanh toán theo thông báo của Tổ chức ngoại giaođoàn. Tặngphẩm làm công tác đối ngoại: Mức chi tối đa 25 USD đối với tặng phẩm là cấp Bộthứ trưởng trở lên; 15 USD cho các đối tượng khác. Số lượng tặng phẩm do Trưởngcơ quan đại diện quyết định. 13. Phụ cấp làm việc thêm giờ: Cáccá nhân, nhóm hoặc bộ phận công tác nếu thật sự cần thiết phải làm thêm giờ thìsẽ bố trí được nghỉ bù. Nếu không thể giải quyết nghỉ bù thì trả sinh hoạt phílàm thêm và được Thủ trưởng cơ quan duyệt . Phụ cấp làm thêm được tính theocông thức quy định tại Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 2/6/1993 của Bộ Lao độngvà Thương binh xã hội cụ thể như sau: SHPđang hưởng Phụcấp làm thêm giờ = ------------------ X số giờ làm thêm x 150% 22 ngày x 8 giờ Mứckhống chế theo Luật lao động là 20 giờ/ người/ tháng và không quá 200 giờ/ năm. Đốivới những cơ quan đại diện Việt Nam mà hoạt động mang tính chất đặc thù nhưPhái đoàn thường trực Tại Liên Hiệp Quốc và tại Geneva, Thông tấn xã, Đài tiếngnói, Đài truyền hình, Báo nhân dân, đề nghị cơ quan chủ quản có công văn thoảthuận với Bộ Tài chính số giờ làm thêm tối đa cho phù hợp với đặc thù riêng củatừng ngành. Cơsở để kế toán thanh toán tiền phụ cấp làm thêm giờ là bảng kê khai nội dungcông việc làm thêm của cá nhân được Thủ trưởng cơ quan xác nhận. 14. Sửa chữa, cải tạo thường xuyên nâng cấp trụ sở, nhà ở: Côngviệc cải tạo và chữa sửa thường xuyên nâng cấp trụ sở đều phải có phương án vàkèm dự toán của từng hạng mục sửa chữa được cấp có thẩm quyền phê duyệt và cótrong dự toán năm. 15. Xây dựng trụ sở, nhà ở mới: Cáctrường hợp mua nhà mới hoặc mua đất xây dựng đều phải thực hiện theo Thông tưsố 85/2001/TT-TC ngày 25/10/2001 của Bộ Tài chính và phù hợp với luật pháp củanước sở tại. 16. Thanh lý tài sản cố định: Việcthanh lý tài sản cố định phải thông qua Ban thanh lý tài sản bao gồm đại diệncác bộ phận do Thủ trưởng cơ quan đại diện làm trưởng ban và theo đúng chế độhiện hành của Bộ Tài chính về thanh lý tài sản cố định. 17.Đối với các khoản chi do cá nhân sử dụng: Tiềngọi điện thoại riêng, sử dụng internet (trong và ngoài nước), tiền điện nướccủa đối tượng đi theo tự túc... cơ quan đại diện có trách nhiệm thu theo chế độhiện hành. IV.KIỂM SOÁT THU CHI: 1. Kiểm soát thu: Cáckhoản thu bằng tiền mặt: Phiếu thu tiền phải kèm theo chứng từ. Cáckhoản thu thông qua ngân hàng: Séc, chuyển khoản theo báo có của ngân hàng (thể hiện qua sổ phụ ngân hàng; bảng cân đối tài khoản thu chi của ngân hàng). 2. Kiểm soát chi: Nhânviên kế toán kiểm tra các chứng từ thanh toán phù hợp với chế độ cho phép,trình thủ trưởng cơ quan đại diện duyệt và được ghi như sau: Phiếuchi: ghi rõ nội dung chi, số tiền bằng số và bằng chữ (kèm theo hoá đơn, chứngtừ của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ và bản phiên dịch ra tiếng Việt Nam.) Phươngthức thanh toán : bằng tiền mặt, bằng séc, hoặc chuyển khoản. Hạchtoán vào mục lục ngân sách tương ứng. Trườnghợp mua vật tư, đồ dùng trong nước thì phải có hoá hơn của Bộ Tài chính pháthành. Đối với khoản thanh toán cước mang hàng phải có hóa đơn của Hàng không,trường hợp mất hoá đơn phải lập bảng kê, Thủ trưởng cơ quan đại diện xác nhận,kèm báo cước hành lý của hàng không làm cơ sở thanh toán.Việc thanh toán muavật tư, đồ dùng trong nước và cước phí vận chuyển hàng không được thanh toánbằng ngoại tệ quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngoại tệ theo tỉ giá mua vào của ngânhàng Ngoại thương Việt Nam 3. Điều chỉnh mục chi trong dự toán năm: Việcđiều chỉnh các mục chi được ấn định theo dự toán quy định tại điểm 5 phần IIcủa Thông tư này phải được sự đồng ý của Bộ chủ quản nhưng không vượt quá tổngmức kinh phí được cấp. 4. Kinh phí chuyển năm sau: Cuốinăm ngân sách, các khoản kinh phí ngân sách đã cấp trong năm và các khoản thu đượcđể lại chi theo chế độ quy định hiện hành nhưng chưa chi được chuyển sang nămsau. 5. Mở tài khoản giao dịch: Cơquan đại diện Việt Nam ở nước ngoài mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng của nướcsở tại để tiếp nhận kinh phí và phản ảnh nội dung thu chi. 6. Hệ thống sổ sách kế toán theo dõi chi tiết các khoản thu chi vàcác biểu mẫu báo cáo kế toán, quyết toán quy định như sau: Cáccơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải tổ chức kế toán và quyết toán theoquy định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số999/TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính phù hợp với Luật ngânsách nhà nước, các văn bản hướng dẫn thưc hiện Luật và theo mục lục ngân sáchnhà nước.(Các biểu mẫu dự toán và báo cáo quyết toán tại các phụ lục kèm theothông tư này). Nộidung báo cáo quyết toán ngân sách Nhà nước phải đúng các nội dung ghi trong dựtoán được duyệt và theo mục lục ngân sách nhà nước kèm theo bảng cân đối tàikhoản cuối ngày 31/12 năm thực hiện. Bộchủ quản có trách nhiệm xét duyệt quyết toán của các cơ quan đại diện và tổnghợp lập báo cáo quyết toán năm của các cơ quan đại diện gửi Bộ Tài chính. Thờigian nộp báo cáo quyết toán quy định như sau: Đốivới các cơ quan đại diện nộp báo cáo quyết toán về Bộ chủ quản: Chậm nhất là 30ngày kể từ ngày kết thúc năm ( 31/12). Đốivới Bộ chủ quản nộp báo cáo quyết toán về Bộ Tài chính: Chậm nhất là 120 ngàykể từ ngày kết thúc năm (31/12). BộTài chính có trách nhiệm xét duyệt quyết toán năm của các Bộ chủ quản( cấp I),trong quá trình xét duyệt báo cáo quyết toán năm của Bộ chủ quản, Bộ Tài chínhcó quyền thẩm tra lại việc xét duyệt quyết toán năm của các cơ quan đại diệnnếu thấy cần thiết. V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN. 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2003. Các Bộ có cơ quan đại diệnViệt Nam ở nước ngoài hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện. Thông tư nàythay thế cho Thông tư 147/1998/TT-BTC ngày 12/11/1998; Thông tư số 47TC/TCĐNngày 24/9/1992; Thông tư số 14/TT-LBNG-TC ngày 21/4/1988; Thông tư số 42TC/TCĐNngày 14/5/1994 của Bộ Tài chính. 2. Đối với các đại diện thuộc các doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài được vận dụngchế độ, định mức chi tiêu tại Thông tư này. 3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các Bộ hoặc các cơ quanđại diện phản ảnh về Bộ Tài chính để nghiên cứu sửa đổi cho phù hợp.