ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------- Số: 113/2009/QĐ-UBND Hà Nội, ngày 21 tháng 10 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ ĐẤU THẦU, ĐẶT HÀNG CUNG ỨNG CÁC SẢN PHẨM DỊCH VỤ ĐÔ THỊ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế đấu thầu, đặt hàng cung ứng các sản phẩm dịch vụ đô thị trên địa bàn thành phố Hà Nội”.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 36/2006/QĐ-UBND ngày 27/3/2006 của UBND Thành phố ban hành Quy chế đấu thầu, đặt hàng cung ứng các sản phẩm dịch vụ đô thị trên địa bàn Thành phố Hà Nội.

Chánh Văn phòng UBND Thành phố; Giám đốc các Sở: Tài chính, Xây dựng, Giao thông vận tải, Kế hoạch và Đầu tư, Tài nguyên và Môi trường; Giám đốc Kho bạc Nhà nước Hà Nội; Cục trưởng Cục thuế; Chủ tịch UBND các Quận, Huyện, Thị xã và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
Như điều 3;
Các Bộ: TC, XD, GTVT, TP (để báo cáo);
TT Thành ủy, TT HĐND TP (để báo cáo);
Đoàn Đại biểu QH HN (để báo cáo);
Đ/c Chủ tịch UBND Thành phố (để báo cáo);
Các Đ/c PCT UBND Thành phố;
CPVP, các Phòng CV;
Trung tâm Công báo, Cổng giao tiếp điện tử TP, Đài TP&TH HN;
Các báo: Hà Nội mới, KTĐT;
Lưu: VT.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Khôi
QUY CHẾ
ĐẤU THẦU, ĐẶT HÀNG CUNG ỨNG CÁC SẢN PHẨM DỊCH VỤ ĐÔ THỊ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 113/2009/QĐ-UBND ngày 21/10/2009 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội)

Phạm vi điều chỉnh
Bản quy chế quy định về đấu thầu, đặt hàng cung ứng một số lĩnh vực, sản phẩm dịch vụ đô thị (sau đây viết tắt là DVĐT) do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí hoặc trợ giá, gồm:
1. Các lĩnh vực DVĐT thực hiện theo phương thức đấu thầu hoặc đặt hàng:
a) Dịch vụ vận tải công cộng bằng xe buýt;
b) Dịch vụ vệ sinh môi trường (thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải sinh hoạt);
c) Dịch vụ duy trì, trồng, chăm sóc cây xanh, hoa, cây cảnh tại các công viên, vườn hoa, cây xanh trồng trên các dải phân cách, vòng xoay; duy trì vệ sinh môi trường, cảnh quan hồ nước;
d) Quản lý, bảo trì hệ thống hầm, cầu, đường bộ và các công trình hạ tầng giao thông khác;
(Riêng đối với lĩnh vực dịch vụ vận tải công cộng bằng xe buýt, căn cứ nội dung tại quy chế này, Sở Giao thông vận tải có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Sở, Ngành liên quan xây dựng quy trình cụ thể phù hợp với tính đặc thù của dịch vụ vận tải công cộng bằng xe buýt trình UBND Thành phố ban hành theo quy định trong tháng 11/2009).
2. Các lĩnh vực DVĐT thực hiện theo phương thức đặt hàng:
a) Bảo trì hệ thống thoát nước đô thị, xử lý nước thải;
b) Quản lý, vận hành, bảo trì hệ thống chiếu sáng công cộng;
c) Quản lý, duy trì Vườn thú của Thành phố.

Đối tượng áp dụng
Doanh nghiệp trong nước, hợp tác xã có đăng ký kinh doanh các lĩnh vực DVĐT theo quy định của pháp luật, được thực hiện cung ứng các sản phẩm DVĐT theo phương thức đấu thầu, đặt hàng.

Thẩm quyền quyết định hình thức đấu thầu, đặt hàng cung ứng các sản phẩm DVĐT
1. UBND Thành phố quyết định hình thức đấu thầu, đặt hàng cung ứng các sản phẩm DVĐT do thành phố quản lý; Quyết định lĩnh vực, phạm vi, đơn vị thực hiện theo phương thức đặt hàng cung ứng các sản phẩm DVĐT do Thành phố quản lý và giao cho các Sở, ngành liên quan tổ chức thực hiện theo quy định;
2. UBND các quận, huyện, thị xã quyết định hình thức đấu thầu, đặt hàng cung ứng các sản phẩm DVĐT do địa phương mình quản lý theo phân cấp; Quyết định lĩnh vực, phạm vi, đơn vị thực hiện theo phương thức đặt hàng cung ứng các sản phẩm DVĐT do địa phương mình quản lý theo phân cấp và giao cho các cơ quan trực thuộc tổ chức thực hiện theo quy định.

Quyền lợi và nghĩa vụ của các doanh nghiệp, hợp tác xã khi tham gia cung ứng các sản phẩm DVĐT theo hình thức đấu thầu, đặt hàng
1. Quyền lợi
a) Được thanh toán các khoản chi phí (hoặc trợ giá) theo giá trị hợp đồng đặt hàng hoặc theo giá trị hợp đồng giao nhận thầu cung ứng sản phẩm DVĐT;
b) Được hưởng các chính sách khuyến khích xã hội hóa theo quy định hiện hành của Nhà nước và Thành phố đối với lĩnh vực dịch vụ cụ thể theo quy định.
c) Được hưởng các quyền lợi về tài chính do việc hợp lý hóa, đổi mới công nghệ, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động đầu tư.
2. Nghĩa vụ
a) Đảm bảo cung ứng dịch vụ do nhà nước đấu thầu, đặt hàng theo đúng các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng dịch vụ và thực hiện đúng các cam kết được ghi trong hợp đồng đã ký với cơ quan có thẩm quyền.
b) Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và Thành phố về quản lý các hoạt động cung ứng sản phẩm DVĐT; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước và Thành phố. Tổ chức hạch toán kinh tế, quản lý và sử dụng lao động theo đúng quy định của pháp luật.
c) Chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng, số lượng sản phẩm dịch vụ do mình cung ứng.

Điều kiện tổ chức đấu thầu và tham gia dự thầu
1. Điều kiện để tổ chức đấu thầu:
a) Các lĩnh vực DVĐT quy định tại khoản 1

Điều 1 Quy chế này; Các lĩnh vực DVĐT có khối lượng, sản phẩm mới đưa vào cung ứng, bảo trì thường xuyên được cấp có thẩm quyền quyết định tổ chức đấu thầu; Các lĩnh vực dịch vụ hết thời hạn được nhà nước đặt hàng, được cấp có thẩm quyền quyết định chuyển sang phương thức đấu thầu trong giai đoạn tiếp theo;
b) Các lĩnh vực DVĐT được UBND Thành phố (hoặc UBND quận, huyện, thị xã) giao dự toán ngân sách hàng năm để thực hiện;
c) Có kế hoạch tổ chức đấu thầu cung ứng sản phẩm, DVĐT được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phê duyệt;
d) Hồ sơ mời thầu đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
đ) Thông tin về đấu thầu đã được công bố, đăng tải theo quy định của Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn;
e) Có tối thiểu 2 nhà thầu tham dự thầu;
2. Điều kiện tham gia dự thầu:
Các doanh nghiệp và hợp tác xã (gọi tắt là nhà thầu) khi tham gia dự thầu cung ứng các sản phẩm DVĐT có đủ các điều kiện sau:
a) Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngành, nghề phù hợp với sản phẩm, dịch vụ tham gia đấu thầu; tổ chức hạch toán kinh tế độc lập;
b) Có đủ năng lực về kỹ thuật, tài chính đáp ứng các yêu cầu của gói thầu; Không bị các cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả; Đang trong quá trình giải thể;
c) Hồ sơ dự thầu được lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;
d) Chỉ được tham gia một hồ sơ dự thầu đối với một gói thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc là nhà thầu liên danh;
đ) Đáp ứng yêu cầu nêu trong thông báo mời thầu hoặc thư của bên mời thầu

Giá gói thầu, giá dự thầu, giá trúng thầu, giá ký hợp đồng
1. Giá gói thầu là giá trị gói thầu được xác định trong kế hoạch đấu thầu cung ứng sản phẩm DVĐT, trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán đã được UBND Thành phố phê duyệt (đối với lĩnh vực do Thành phố quản lý) hoặc được UBND quận, huyện, thị xã phê duyệt (đối với lĩnh vực do quận, huyện, thị xã quản lý theo phân cấp).
Giá gói thầu để mời thầu là chi phí tối đa của từng gói thầu, do cơ quan tổ chức đấu thầu xây dựng, trên cơ sở áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí đầu tư hiện hành của Nhà nước và Thành phố.
Giá gói thầu do cơ quan tài chính thẩm định, trình UBND cùng cấp phê duyệt.
2. Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong hồ sơ dự thầu sau khi đã trừ phần giảm giá (nếu có), bao gồm toàn bộ các chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu.
3. Giá trúng thầu là giá được Hội đồng xét thầu công nhận và được cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu, làm cơ sở để bên mời thầu thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu. Giá trúng thầu không được vượt giá gói thầu được duyệt.
4. Giá hợp đồng là giá được bên mời thầu và bên trúng thầu thỏa thuận sau khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và không được vượt giá trúng thầu.
Giá hợp đồng là cơ sở để ký kết hợp đồng, cùng với các điều kiện cụ thể về nghiệm thu, thanh toán và quyết toán sản phẩm dịch vụ đấu thầu.

Thời gian thực hiện gói thầu
Thời gian thực hiện các gói thầu là 05 năm đối với các lĩnh vực DVĐT

Hợp đồng giao nhận thầu cung ứng DVĐT
1. Sau khi kết quả đấu thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt, các Sở chuyên ngành (đối với các DVĐT do Thành phố quản lý) và UBND quận, huyện, thị xã giao nhiệm vụ cho các đơn vị quản lý trực thuộc tổ chức ký hợp đồng giao nhận thầu hàng năm theo quy định của pháp luật.
2. Nội dung hợp đồng giao nhận thầu sản xuất, cung ứng DVĐT gồm các chỉ tiêu chủ yếu sau:
Tên sản phẩm, dịch vụ;
Địa bàn thực hiện;
Số lượng;
Khối lượng;
Giá, đơn giá;
Chất lượng;
Tiến độ, thời gian hoàn thành;
Doanh thu từ sản phẩm DVĐT hàng năm (sau khi trừ chi phí cho công tác tổ chức thu và các khoản chi khác theo quy định);
Số thu để giảm trừ phần kinh phí được nhà nước cấp (hoặc trợ giá);
Giá trị hợp đồng hoặc mức bù chênh lệch;
Phương thức nghiệm thu;
Phương thức thanh toán (thời gian, tiến độ hoàn thành …)
Trách nhiệm của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng;
Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.
Nội dung hợp đồng phải phù hợp với các nội dung đã quy định tại hồ sơ mời thầu. Ngoài ra, các bên có thể thỏa thuận, bổ sung các nội dung khác trong hợp đồng nhưng không trái với quy định của pháp luật.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện hợp đồng, thì bên mời thầu và nhà thầu thống nhất phương án giải quyết, báo cáo cơ quan cấp trên trực tiếp xem xét, giải quyết theo thẩm quyền.

Điều chỉnh giá trị hợp đồng giao nhận thầu
Giá trị hợp đồng giao nhận thầu cung ứng sản phẩm, dịch vụ chỉ được điều chỉnh khi:
1. Trường hợp giá nhiên liệu, vật tư, thiết bị nêu trong hợp đồng do nhà nước kiểm soát có biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến thực hiện hợp đồng, đã được UBND Thành phố chấp thuận về chủ trương, nguyên tắc điều chỉnh;
2. Trường hợp có khối lượng, số lượng phát sinh hợp lý (tăng hoặc giảm), không phải do lỗi của nhà thầu gây ra, đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận;
3. Trường hợp Nhà nước, Thành phố điều chỉnh, sửa đổi định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá mà ảnh hưởng trực tiếp đến giá hợp đồng theo các chính sách này, kể từ thời điểm các chính sách này có hiệu lực thi hành.
4. Khi có phát sinh các nội dung điều chỉnh thuộc các trường hợp trên, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải (đối với lĩnh vực do Thành phố quản lý), Phòng quản lý đô thị các Quận, Huyện, Thị xã (đối với lĩnh vực do Quận, Huyện, Thị Xã quản lý) có trách nhiệm tổng hợp, phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp giải quyết theo quy định.

Thủ tục và quy trình đấu thầu
Việc cung ứng các sản phẩm DVĐT theo phương thức đấu thầu, ngoài việc thực hiện các quy định tại

Điều kiện đặt hàng cung ứng các sản phẩm DVĐT
Ngoài các điều kiện đặt hàng thực hiện sản xuất và cung ứng sản phẩm dịch vụ công ích quy định tại

Điều 12,

Điều 13 Quyết định số 256/2006/QĐ-TTg việc đặt hàng cung ứng các sản phẩm DVĐT trên địa bàn Thành phố còn phải đáp ứng các điều kiện sau:
1. Các đối tượng quy định tại

Điều 2 Quyết định này, có đủ năng lực về kỹ thuật, sản xuất (trình độ kỹ thuật, máy móc thiết bị, công nghệ, trình độ quản lý, tay nghề của người lao động …) và năng lực tài chính đáp ứng đủ các yêu cầu của hợp đồng đặt hàng.
2. Các lĩnh vực DVĐT chưa đủ các điều kiện để đấu thầu (quy định tại

Điều 5 Quy chế này); Trường hợp trong năm phát sinh tăng khối lượng, sản phẩm DVĐT, từ các dự án đầu tư mới hoàn thành bàn giao cho cơ quan quản lý chuyên ngành đưa vào bảo trì thường xuyên, có giá trị dự toán bảo trì dưới 03 tỷ đồng/năm thì được xem xét bổ sung cho đơn vị đang thực hiện công tác duy trì cùng lĩnh vực trong khu vực, địa bàn kế cận.
3. Ưu tiên lựa chọn đơn vị cung ứng sản phẩm DVĐT theo phương thức đặt hàng có kinh nghiệm, áp dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất để nâng cao chất lượng dịch vụ và tự nguyện giảm giá thành, đơn giá (theo tỷ lệ % cao nhất) so với giá, đơn giá thanh toán theo quy định của Thành phố;
4. Khả năng cân đối ngân sách hàng năm đã được Hội đồng nhân dân Thành phố Nghị quyết về lĩnh vực DVĐT thực hiện theo phương thức đặt hàng.

Chỉ tiêu khối lượng, giá trị sản phẩm đặt hàng
Chỉ tiêu khối lượng, giá trị đặt hàng thiết lập cho từng lĩnh vực DVĐT gồm có các chỉ tiêu đặt hàng thường xuyên và các nội dung công việc đặt hàng không thường xuyên.
1. Chỉ tiêu đặt hàng thường xuyên: Gồm các chỉ tiêu về khối lượng sản phẩm DVĐT chủ yếu thực hiện đặt hàng hằng năm, do cơ quan quản lý chuyên ngành chủ trì đề xuất; Tương ứng với các chỉ tiêu khối lượng chủ yếu là tổng mức giá trị đặt hàng được nhà nước thanh toán (hoặc trợ giá).
2. Đặt hàng không thường xuyên: Là các nội dung công việc cụ thể, không thực hiện thường xuyên, được nhà nước giao dự toán cho đơn vị nhận đặt hàng thực hiện trong năm, phù hợp với tính cấp thiết của công việc đó và khả năng cân đối nguồn ngân sách để chi trả, theo phân cấp.
3. Trường hợp trong năm có khối lượng công việc phát sinh ngoài phạm vi đặt hàng (thường xuyên và không thường xuyên) đã được UBND Thành phố (hoặc UBND quận, huyện, thị xã) chỉ đạo và bảo đảm nguồn kinh phí để thực hiện, thì cơ quan ký hợp đồng đặt hàng và đơn vị cung ứng dịch vụ tính toán bổ sung khối lượng, dự toán cho phần công việc phát sinh, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, trình UBND Thành phố (hoặc UBND quận, huyện, thị xã) quyết định.

Giá, đơn giá đặt hàng
Giá, đơn giá để lập dự toán, thanh toán các sản phẩm DVĐT đặt hàng được xây dựng trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật, định mức dự toán do UBND Thành phố quyết định.
Giá trị đặt hàng là tổng giá trị khối lượng thực hiện trong 01 năm, tính theo đơn giá đặt hàng, được nhà nước thanh toán cho đơn vị nhận đặt hàng.

Hồ sơ đặt hàng
Việc đặt hàng cho từng doanh nghiệp, hợp tác xã năm sau phải được chuẩn bị xây dựng, giao dự toán ngân sách hằng năm.
Nội dung đặt hàng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a) Đối với đặt hàng thường xuyên, phải xác định đầy đủ các thành phần khối lượng công việc chủ yếu của dịch vụ đặt hàng; dự tính mức kinh phí thực hiện trong năm cho từng thành phần khối lượng, công việc; Thuyết minh, so sánh với tình hình thực hiện các chỉ tiêu cung ứng DVĐT từng lĩnh vực đặt hàng năm trước; căn cứ tính toán các chỉ tiêu khối lượng, giá trị dự kiến đặt hàng năm nay; Thuyết minh tình hình biến động (tăng, giảm) về khối lượng, giá trị thực hiện và kèm theo các tài liệu pháp lý liên quan.
b) Đối với đặt hàng không thường xuyên, phải xác định cụ thể danh mục công việc, tổng mức kinh phí dự kiến, đồng thời thuyết minh rõ về sự cần thiết, căn cứ tính toán mức kinh phí thực hiện cho từng danh mục công việc đó.
c) Đối với doanh thu từ dịch vụ đặt hàng, phải xác định đầy đủ các khoản thu được từ dịch vụ đặt hàng theo quy định của nhà nước; số thu được để lại đơn vị (sau khi trừ đi chi phí cho công tác tổ chức thu và chi phí khác theo quy định); số thu để giảm trừ phần kinh phí được nhà nước cấp (hoặc trợ giá) theo hợp đồng đặt hàng (theo biểu mẫu phụ lục kèm theo).
Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải có trách nhiệm chủ trì lập hồ sơ đặt hàng các lĩnh vực DVĐT do Sở mình quản lý gửi Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định, trình UBND Thành phố quyết định;
Phòng Quản lý đô thị các quận, huyện, thị xã có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan, lập hồ sơ đặt hàng các lĩnh vực DVĐT theo phân cấp, gửi Phòng Tài chính – Kế hoạch thẩm định trình UBND quận, huyện, thị xã quyết định.

Lập dự toán và hợp đồng đặt hàng cung ứng sản phẩm DVĐT
1. Căn cứ quyết định đặt hàng của UBND Thành phố (hoặc UBND các quận, huyện, thị xã), cơ quan quản lý DVĐT và đơn vị nhận đặt hàng phải lập dự toán đặt hàng cả năm, chia theo quý, chi tiết theo từng nội dung đặt hàng trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
2. Cơ quan quản lý DVĐT ký kết hợp đồng đặt hàng với đơn vị nhận đặt hàng theo các chỉ tiêu chủ yếu sau:
Tên sản phẩm, dịch vụ công ích;
Địa bàn thực hiện;
Số lượng;
Khối lượng;
Chất lượng dịch vụ;
Giá, đơn giá;
Doanh thu từ sản phẩm DVĐT hàng năm (sau khi trừ chi phí cho công tác tổ chức thu theo quy định);
Số thu để giảm trừ phần kinh phí được nhà nước cấp (hoặc trợ giá);
Giá trị hợp đồng (hoặc mức trợ giá) được ngân sách cấp;
Thời gian hoàn thành;
Phương thức nghiệm thu, thanh toán;
Trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan đặt hàng và đơn vị nhận đặt hàng;
Trách nhiệm của các bên do vi phạm hợp đồng;
Ngoài ra, các bên có thể thỏa thuận bổ sung một số nội dung khác trong hợp đồng (kể cả việc giảm trừ giá trị được nhà nước thanh toán do vi phạm hợp đồng), nhưng không trái với quy định của pháp luật.

Điều chỉnh giá trị hợp đồng đặt hàng
Giá trị hợp đồng đặt hàng chỉ được điều chỉnh trong trường hợp:
1. Trường hợp giá nhiên liệu, tiền lương, vật tư, thiết bị do nhà nước kiểm soát nêu trong hợp đồng, có biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến thực hiện hợp đồng và được UBND Thành phố chấp thuận về chủ trương, nguyên tắc điều chỉnh;
2. Trường hợp có khối lượng, số lượng phát sinh hợp lý (tăng hoặc giảm), không phải do lỗi của đơn vị cung ứng dịch vụ gây ra, đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận;
3. Trường hợp Nhà nước, Thành phố điều chỉnh, sửa đổi định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị hợp đồng và được UBND Thành phố cho phép điều chỉnh (kể từ thời điểm các chính sách này có hiệu lực).
4. Khi có phát sinh các nội dung điều chỉnh thuộc các trường hợp trên, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải (đối với lĩnh vực do Thành phố quản lý), Phòng quản lý đô thị các Quận, Huyện, Thị Xã (đối với lĩnh vực do Quận, Huyện, Thị Xã quản lý) có trách nhiệm tổng hợp, phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp giải quyết theo quy định.

Tạm cấp, thanh toán, quyết toán sản phẩm DVĐT đặt hàng
Việc tạm cấp, thanh toán, quyết toán sản phẩm DVĐT đặt hàng được thực hiện theo từng quý trong năm.
1. Tạm cấp kinh phí thực hiện hợp đồng đặt hàng:
Sau khi ký hợp đồng đặt hàng, cơ quan ký hợp đồng đặt hàng tạm cấp kinh phí thực hiện hợp đồng đợt đầu của quý, tối đa không quá 50% giá trị dự toán đặt hàng quý đó; Đợt tạm ứng tiếp theo (sau 2 tháng thực hiện) không quá 30% giá trị dự toán đặt hàng quý đó; Sau khi quyết toán quý được phê duyệt và được cơ quan tài chính cùng cấp có văn bản thẩm tra, xác nhận quyết toán quý, thì cơ quan ký hợp đồng đặt hàng làm thủ tục thanh toán tại Kho bạc Nhà nước phần kinh phí còn lại theo số liệu quyết toán đã được thẩm tra, xác nhận.
2. Thanh toán:
Căn cứ vào kết quả cung ứng DVĐT và hợp đồng đặt hàng, cơ quan ký hợp đồng đặt hàng thực hiện nghiệm thu, quyết toán sản phẩm dịch vụ thực hiện trong quý và thanh toán cho đơn vị nhận đặt hàng theo quy định bằng nguồn ngân sách được cơ quan có thẩm quyền giao.
Trình tự, thủ tục thanh toán, quyết toán sản phẩm DVĐT theo phương thức đặt hàng thực hiện theo quy định tại Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước và hướng dẫn của Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước Hà Nội.
3. Quyết toán:
Hàng quý, cơ quan ký hợp đồng đặt hàng phối hợp với đơn vị nhận đặt hàng lập hồ sơ quyết toán quý về khối lượng, giá trị dịch vụ thực hiện trong quý. Hồ sơ quyết toán quý phải bảo đảm yêu cầu:
a) Áp dụng đúng tiêu chí, đơn giá và tổng mức giá trị được thanh toán ghi trong hợp đồng đặt hàng; Trường hợp đơn vị nhận đặt hàng vi phạm các điều khoản của hợp đồng đặt hàng, bị giảm trừ giá trị được thanh toán, thì phải ghi rõ lý do và giá trị giảm trừ trong quyết toán.
b) Có đủ biên bản xác nhận, nghiệm thu về khối lượng, chất lượng cung ứng dịch vụ đã thực hiện trong quý, theo quy định hiện hành.
Đối với phần giá trị quyết toán sản phẩm DVĐT đặt hàng thực hiện trong quý 4 hàng năm, được lập hồ sơ quyết toán trong quý 1 năm sau.
Tổng quyết toán giá trị DVĐT đặt hàng trong năm là tổng số giá trị quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt 4 quý trong năm.

Xử lý nguồn kinh phí tăng (hoặc giảm) do bổ sung, điều chỉnh giá trị đặt hàng
Trường hợp trong năm UBND Thành phố (hoặc UBND các quận, huyện, thị xã) quyết định bổ sung, điều chỉnh giá trị đặt hàng (các trường hợp quy định tại

Điều 16 Quy chế này) thì cơ quan quản lý DVĐT và đơn vị nhận đặt hàng phải lập dự toán riêng cho phần khối lượng, giá trị bổ sung, điều chỉnh gửi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Cơ quan đặt hàng có trách nhiệm kí hợp đồng đặt hàng (bổ sung) với đơn vị nhận đặt hàng riêng cho phần khối lượng, giá trị tăng thêm ngoài phần giá trị đặt hàng đã ký trước đây.
Quy trình tạm cấp, thanh toán, quyết toán cho phần giá trị được bổ sung, điều chỉnh thực hiện theo quy định hiện hành.

Trách nhiệm của các cơ quan có liên quan
1. Trách nhiệm của Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải:
Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải có trách nhiệm quản lý và sử dụng nguồn kinh phí đã được UBND Thành phố giao để thực hiện việc đấu thầu, đặt hàng các lĩnh vực DVĐT do đơn vị mình quản lý. Cụ thể:
a) Chủ trì xây dựng hồ sơ đặt hàng các lĩnh vực DVĐT gửi Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định, trình UBND Thành phố quyết định;
Hồ sơ đặt hàng năm sau lập cho từng lĩnh vực, từng đơn vị nhận đặt hàng phải hoàn thành trước ngày 15/8 năm trước.
Trường hợp các lĩnh vực DVĐT năm sau có khối lượng sản phẩm lớn, không ổn định, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải được thuê đơn vị có chức năng tư vấn xây dựng hồ sơ đặt hàng. Dự toán chi phí về thuê đơn vị tư vấn được thống nhất với Sở Tài chính để bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm, do UBND Thành phố giao cho Sở chuyên ngành.
b) Chủ trì, lấy ý kiến tham gia của các Sở, ngành liên quan để lập kế hoạch đấu thầu các lĩnh vực DVĐT thuộc lĩnh vực quản lý theo phân cấp, gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định trình UBND Thành phố phê duyệt;
c) Tổ chức đấu thầu, phê duyệt hồ sơ mời thầu, trình UBND Thành phố phê duyệt kết quả đấu thầu.
d) Phê duyệt dự toán chi tiết theo lĩnh vực, đơn vị nhận đặt hàng và nội dung DVĐT đã được UBND Thành phố quyết định đặt hàng;
đ) Phê duyệt quyết toán các hợp đồng đấu thầu, quyết toán đặt hàng DVĐT hàng quý và cả năm gửi Sở Tài chính thẩm tra, xác nhận;
e) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý, giám sát, nghiệm thu sản phẩm, khối lượng, chất lượng và giá trị theo các hợp đồng đấu thầu, đặt hàng đã ký kết với các doanh nghiệp, hợp tác xã;
f) Phối hợp với các Sở: Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn các quận, huyện, thị xã tổ chức thực hiện việc đấu thầu, đặt hàng các lĩnh vực DVĐT do quận, huyện, thị xã quản lý đã được UBND Thành phố phân cấp.
g) Chủ trì, phối hợp với các Sở, Ngành liên quan xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí đầu tư, đơn giá của Thành phố để làm căn cứ xây dựng đơn giá và tổ chức đấu thầu, đặt hàng thuộc lĩnh vực chuyên ngành quản lý.
2. Trách nhiệm của Sở Tài chính:
a) Hàng năm, tổng hợp dự toán, cân đối ngân sách chi cho các lĩnh vực DVĐT thực hiện theo phương thức đấu thầu, đặt hàng trình UBND Thành phố quyết định.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định hồ sơ đặt hàng (các lĩnh vực DVĐT do Thành phố quản lý), trình UBND Thành phố quyết định.
Thời gian trình UBND Thành phố quyết định đặt hàng cho từng lĩnh vực và đơn vị nhận đặt hàng phải hoàn thành sau 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đặt hàng do các Sở chuyên ngành gửi.
c) Chủ trì thẩm định dự toán để hình thành giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu, trình UBND Thành phố phê duyệt.
d) Thẩm tra, xác nhận số liệu quyết toán quý, năm theo hợp đồng đấu thầu, đặt hàng các lĩnh vực DVĐT do các Sở chuyên ngành gửi theo quy định; hướng dẫn việc hạch toán theo

Sửa đổi, bổ sung
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phản ánh về Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp báo cáo UBND Thành phố điều chỉnh, bổ sung./.