THÔNG TƯ Của Bộ Thương mại số 3-TM/PC ngày 10-2-1995 Hướng dẫn thực hiện quy chế đặt và hoạt động của văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam.

Điều 1 của Quy chế được hiểu là tổ chức được lập ra nhằm mục đích hoạt động kinh doanh sinh lợi (dưới đây gọi tắt là Công ty) nếu có yêu cầu đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam để thiết lập các mối quan hệ kinh tế, thương mại với các doanh nghiệp Việt Nam và nếu có đủ điều kiện quy định tại

Điều 2 của Quy chế và Thông tư này, đều được xét cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Một Công ty có thể lựa chọn:
Xin phép đặt nhiều Văn phòng đại diện độc lập trực thuộc Công ty, với tên gọi thống nhất là Văn phòng đại diện của Công ty tại tỉnh, thành phố của Việt Nam và mỗi Văn phòng đại diện phải có người phụ trách riêng.
Xin phép đặt một Văn phòng đại diện tại một tỉnh, thành phố và đặt nhiều Chi nhánh của Văn phòng này tại các tỉnh, thành phố khác của Việt Nam.
2. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện:
Bộ Thương mại chịu trách nhiệm xét cấp, gia hạn, bổ sung, thu hồi hoặc huỷ bỏ giấy phép cho các Công ty nước ngoài (trừ các tổ chức tín dụng và ngân hàng) đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm xét cấp, gia hạn, bổ sung, thu hồi hoặc huỷ bỏ giấy phép cho các tổ chức tín dụng và ngân hàng đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
II. ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC XÉT CẤP GIẤY PHÉP ĐẶT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
1. Các điều kiện để Công ty được cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam quy định tại

Điều 2 của Quy chế được hiểu như sau:
Công ty thành lập phù hợp với pháp luật của nước họ (nước thành lập Công ty);
Đã hoạt động ở nước thành lập Công ty không dưới 5 năm;
Có dự án đầu tư, thương mại được phía Việt Nam quan tâm và có khả năng thực hiện nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, thương mại của Việt Nam cụ thể bao gồm:
+ Các dự án đầu tư đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép;
+ Các hợp đồng kinh tế, khoa học kỹ thuật và/hoặc chuyển giao công nghệ mới phù hợp với pháp luật Việt Nam;
+ Các hợp đồng chuyên nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam, nhất là nhập khẩu hàng hoá do Việt Nam khuyến khích xuất khẩu.
Riêng các Công ty xin đặt Văn phòng đại diện để xúc tiến lập các dự án đầu tư hoặc giải quyết thủ tục xin cấp giấy phép đầu tư tại Việt Nam thì cũng được xét cho đặt Văn phòng đại diện với thời hạn phù hợp với thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc nói trên nhưng không quá 3 năm kể từ ngày cấp giấy phép.
2. Các Công ty được giảm nhẹ điều kiện và được ưu tiên xét cấp giấy phép theo quy định tại khoản 2

Điều 2 của Quy chế là:
Công ty tuy mới thành lập và chưa đủ 5 năm hoạt động nhưng có dự án đầu tư được cấp giấy phép với số vốn từ 10 triệu USD trở lên; hoặc hợp đồng nhập khẩu hàng hoá sản xuất chế biến tại Việt Nam thuộc các mặt hàng do Việt Nam khuyến khích xuất khẩu như hàng thủ công mỹ nghệ, thuỷ hải sản, nông sản...;
Các Tập đoàn hoặc Công ty đã thành lập và hoạt động ở nước ngoài không dưới 5 năm, nay thành lập Công ty mới để hợp tác kinh tế thương mại với Việt Nam thì cũng được xét cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
III. THỦ TỤC XÉT CẤP GIẤY PHÉP ĐẶT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
1. Công ty có yêu cầu đặt Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh Văn phòng đại diện tại một tỉnh, thành phố của Việt Nam cần gửi Bộ Thương mại một bộ hồ sơ gồm có:
Đơn xin đặt Văn phòng đại diện gồm 1 bản bằng tiếng Việt Nam, 1 bản bằng tiếng Anh;
Giấy chứng nhận thành lập Công ty (1 bản gốc bằng tiếng Anh hoặc sao chụp có công chứng ở nước thành lập Công ty và 1 bản dịch ra tiếng Việt);
Một bản tự giới thiệu tóm tắt về Công ty (một bản tiếng Anh và một bản tiếng Việt);
Giấy chứng nhận về tình trạng tài chính của Công ty trong năm gần nhất do cơ quan Kiểm toán của nước thành lập Công ty cấp (1 bản gốc tiếng Anh hoặc sao chụp có công chứng ở nước thành lập Công ty và 1 bản dịch ra tiếng Việt);
Giấy phép đầu tư hoặc dự án đầu tư chưa được cấp giấy phép; hợp đồng thương mại hoặc hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật cần chứng minh (bản sao chụp).
Hồ sơ nói trên, Công ty cần gửi trực tiếp tới Bộ Thương mại (tại Hà Nội), Văn phòng Bộ Thương mại sẽ ký nhận vào phiếu gửi hồ sơ của Công ty. Nếu không có điều kiện gửi hồ sơ trực tiếp Công ty có thể uỷ quyền (bằng văn bản) cho một tổ chức kinh doanh dịch vụ được thành lập theo pháp luật Việt Nam thay mặt mình quan hệ với Bộ Thương mại trong việc này.
2. Khi nhận được hồ sơ do Công ty gửi đến:
Bộ Thương mại gửi văn bản trao đổi ý kiến với Bộ quản lý Nhà nước có liên quan về lĩnh vực chuyên ngành và với Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện sẽ đóng trụ sở.
Trong thời hạn 20 (hai mươi) ngày làm việc, kể từ ngày gửi văn bản trao đổi ý kiến, nếu chưa nhận được văn bản trả lời của các cơ quan liên quan, Bộ Thương mại vẫn xem xét, quyết định cấp hay không cấp giấy phép cho Công ty lập Văn phòng đại diện để đảm bảo thời hạn quy định tại

Điều 6 của Quy chế.
3. Giấy phép đặt Văn phòng đại diện được cấp một bản chính cho Công ty và 1 bản sao gửi Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở.
IV. VỀ NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
1. Khi nhận giấy phép (cấp lần đầu, cấp bổ sung nội dung hoạt động, gia hạn), Công ty phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính Việt Nam quy định. Ngoài lệ phí chính thức, Nhà nước Việt Nam không thu thêm khoản phí nào khác.
2. Văn phòng đại diện không được kinh doanh (sản xuất, mua bán hàng hoá và dịch vụ) sinh lợi tại Việt Nam; không được cho thuê lại trụ sở, nhà ở và không được thực hiện chức năng đại diện cho các công ty khác tại Việt Nam.
3. Trưởng Văn phòng đại diện và nhân viên làm việc tại Văn phòng đại diện không có thẩm quyền ký Hợp đồng thương mại với các doanh nghiệp Việt Nam, trừ trường hợp có giấy uỷ quyền hợp pháp của người đứng đầu Công ty.
4. Văn phòng đại diện được thuê trụ sở (tại mỗi tỉnh, thành phố chỉ được thuê một địa điểm để đặt trụ sở), nhà ở và các phương tiện phục vụ hoạt động và sinh hoạt theo quy định của pháp luật Việt Nam.
5. Văn phòng đại diện phải đăng ký với Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở về số người nước ngoài vào Việt Nam làm việc tại Văn phòng đại diện (bao gồm người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài) theo số lượng quy định tại giấy phép; và số người tuyển dụng tại Việt Nam làm việc tại Văn phòng đại diên (bao gồm công dân Việt Nam và người nước ngoài định cư ở Việt Nam) theo Bộ Luật Lao động của Việt Nam và có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho những người làm việc tại Văn phòng đại diện thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân theo luật định.
6. Văn phòng đại diện phải mua các loại bảo hiểm bắt buộc theo quy định tại

Điều 14 của Quy chế và hướng dẫn của Bộ Tài chính Việt Nam.
7. Văn phòng đại diện được mở một tài khoản chuyên chi (bằng ngoại tệ hoặc tiền Việt Nam có gốc ngoại tệ) tại một Ngân hàng được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam để chi tiêu hành chính; không được sử dụng tài khoản này vào mục đích kinh doanh, dịch vụ thu lợi hoặc mang tính chất tài khoản trung chuyển (nhận tiền Việt Nam nhập vào tài khoản để chuyển đổi ngoại tệ chuyển ra nước ngoài hoặc thanh toán tiền hàng tại Việt Nam).
8. Văn phòng đại diện được nhập khẩu vào Việt Nam các vật dụng cần thiết cho nhu cầu công tác và sinh hoạt, nhưng phải nộp thuế theo Luật Thuế xuất khẩu, nhập khẩu hiện hành của Việt Nam và phải làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của Tổng cục Hải quan.
9. Văn phòng đại diện được khắc con dấu riêng ghi rõ đại diện cho công ty nào, đặt trụ sở tại tỉnh, thành phố.....? theo kích thước, khuôn mẫu do Bộ Nội vụ Việt Nam quy định và chỉ được sử dụng con dấu trong giao dịch hành chính tại Việt Nam.
V. VỀ VIỆC ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
1. Trong thời hạn chậm nhất là 90 ngày (giấy phép cấp lần đầu) hoặc 15 ngày (trường hợp gia hạn, bổ sung giấy phép) kể từ ngày được cấp giấy phép, Công ty phải gửi tới Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở, hồ sơ đăng ký hoạt động gồm có:
Giấy đăng ký hoạt động;
Hợp đồng và các văn bản liên quan đến việc thuê nhà tại Việt Nam;
Hợp đồng và các văn bản liên quan đến việc thuê (tuyển) lao động tại Việt Nam;
Văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện của người đứng đầu Công ty;
Sơ yếu lý lịch của Trưởng Văn phòng Đại diện, của những người tuyển dụng từ nước ngoài và tuyển dụng tại Việt Nam vào làm việc trong Văn phòng đại diện.
2. Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở có trách nhiệm chuẩn y đăng ký hoạt động trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký của Công ty.
3. Sau khi chuẩn y đăng ký hoạt động cho Văn phòng đại diện, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố phải gửi 1 bản sao giấy đăng ký cho Bộ Thương mại để theo dõi, kiểm tra thực hiện.
VI. VỀ VIỆC THAY ĐỔI TÊN GỌI, GIA HẠN, BỔ SUNG GIẤY PHÉP VÀ CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
1. Thay đổi tên gọi Văn phòng Đại diện: Văn phòng đại diện chỉ được đổi tên trong trường hợp Công ty đã thay đổi tên gọi phù hợp với pháp luật của nước thành lập Công ty
Các trường hợp sáp nhập, giải thể hoặc góp vốn để thành lập một pháp nhân với tên gọi và chức năng, nhiệm vụ mới, nếu có yêu cầu đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam thì Công ty mới phải làm thủ tục từ đầu theo quy định hiện hành.
2. Gia hạn giấy phép đặt Văn phòng đại diện: Khi giấy phép sắp hết hạn, nếu có yêu cầu gia hạn, Công ty cần gửi đến Bộ Thương mại 30 ngày trước ngày giấy phép hết hạn một bộ hồ sơ gồm có:
Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép của Công ty;
Báo cáo tóm tắt hoạt động của Văn phòng đại diện trong thời gian giấy phép có hiệu lực;
Ý kiến của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở về việc gia hạn này.
3. Bổ sung giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện:
a) Sửa đổi, bổ sung nội dung hoạt động: Văn phòng đại diện chỉ được đề nghị sửa đổi, bổ sung nội dung hoạt động trong trường hợp các sửa đổi, bổ sung này phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Công ty hoặc chức năng, nhiệm vụ của Công ty có thay đổi theo pháp luật của nước thành lập Công ty và phù hợp với pháp luật Việt Nam;
b) Bổ sung thêm số người làm việc tại Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện chỉ được bổ sung thêm số người tuyển từ nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam khi có văn bản chấp thuận của Bộ Thương mại. Về số người tuyển dụng tại Việt Nam, Văn phòng đại diện chỉ cần làm thủ tục đăng ký với Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố và không bị hạn chế về số lượng.
4. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện:
a) Trong các trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm 2, điểm 3

Điều 10 của Quy chế, Bộ Thương mại có văn bản thông báo cho Công ty và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở biết 30 ngày trước khi chấm dứt hoạt động.
Riêng trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo điểm 2

Điều 10 của Quy chế, Công ty phải gửi văn bản đề nghị đến Bộ Thương mại trước 60 ngày dự định chấm dứt hoạt động khi có văn bản chấp thuận của Bộ Thương mại.
b) Văn phòng đại diện có thể bị thu hồi giấy phép trong trường hợp vi phạm pháp luật Việt Nam tới mức bị phạt tiền từ 20.000 USD trở lên (không kể tái phạm).
c) Trong các trường hợp Văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở là cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ của Văn phòng đại diện theo quy định tại

Điều 11 của Quy chế.
VII. VỀ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, KIỂM TRA VÀ BÁO CÁO ĐỊNH KỲ
1. Trách nhiệm quản lý, kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước Việt Nam:
a) Bộ Thương mại có trách nhiệm:
Thống nhất quản lý hành chính Nhà nước đối với mọi hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Làm đầu mối phối hợp với các cơ quan và địa phương có liên quan tổ chức kiểm tra về mọi hoạt động của Văn phòng đại diện trong những trường hợp xét thấy cần thiết và/hoặc theo đề nghị của các Bộ, ngành và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố có liên quan.
b) Các Bộ, ngành liên quan có trách nhiệm:
Quản lý Nhà nước về lĩnh vực chuyên ngành theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ, ngành mình và kịp thời trao đổi ý kiến với Bộ Thương mại và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở về các vấn đề phát sinh có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện để phối hợp chỉ đạo;
Tham gia với Bộ thương mại và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở trong việc kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện và kiến nghị với Bộ Thương mại và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố ra quyết định xử lý các vi phạm theo thẩm quyền.
c) Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở có trách nhiệm:
Quản lý hành chính đối với các Văn phòng đại diện trên địa bàn lãnh thổ, bao gồm việc quản lý và các thủ tục hành chính như việc cho thuê nhà, tuyển dụng (thuê) lao động, đăng ký theo quy định và mọi hoạt động của Văn phòng đại diện tại địa phương;
Định kỳ (hàng năm) hoặc đột xuất chủ trì phối hợp các cơ quan có liên quan tổ chức kiểm tra tại địa phương về mọi hoạt động của Văn phòng đại diện theo quyết định bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố.
Trong những trường hợp xét thấy cần thiết, đề nghị Bộ Thương mại chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện tại địa phương theo văn bản quyết định của Bộ Thương mại.
2. Về báo cáo định kỳ:
6 tháng 1 lần, Văn phòng đại diện gửi báo cáo bằng văn bản (tiếng Việt và tiếng Anh - nếu cần) đến Bộ Thương mại và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở về các hoạt động của mình (báo cáo 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 15 tháng 7, báo cáo cả năm gửi trước ngày 20 tháng 1 năm tiếp theo).
Trong các trường hợp cần thiết, Bộ Thương mại và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đóng trụ sở có thể yêu cầu Văn phòng đại diện báo cáo đột xuất ngoài báo cáo định kỳ nói trên.
VIII. THỜI HẠN HIỆU LỰC
Thông tư này thay thế Thông tư số 4-TN/PC ngày 6-5-1991 của Bộ Thương nghiệp và có hiệu lực thi hành từ ngày ký.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh những vấn đề mới, đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố phản ánh kịp thời cho Bộ Thương mại biết để giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.